أساسيات إدارة المخزون

لا يبدأ معظم تجار Shopify بنظام المخزون. إنهم يبدأون بقائمة المنتجات، وإحساس تقريبي بما يتم بيعه، وعادة التحقق من المسؤول عندما يكون هناك شيء منخفض.

هذا يعمل مع العشرات من وحدات SKU الأولى. ويتوقف عن العمل في مكان ما بين 20 و40 — حيث يقوم موردان بفترات زمنية مختلفة، ويبيع منتج واحد أسرع ثلاث مرات من الباقي، ويتحول "التحقق عندما تشعر بالانخفاض" إلى عميل يخبرك بأن المخزون قد نفد قبل لوحة المعلومات الخاصة بك.

ما يلي هو الانضباط الذي يحل محل العادة: المفردات والمفاهيم التي تحتاجها قبل أن تصبح أي من أدوات Shopify المحددة منطقية، وخريطة للمكان الذي تعيش فيه كل قطعة في بقية هذه السلسلة. للتعرف على نكهة Shopify الخاصة بهذه الأفكار - المصطلحات الدقيقة التي يستخدمها Shopify: وحدات SKU والمتغيرات والمواقع - راجعماذا تعني إدارة المخزون في Shopify على وجه التحديد.

ما هي إدارة المخزون؟

إدارة المخزون هي نظام معرفة المخزون الموجود لديك، وما الذي تم التحدث عنه بالفعل، وما تحتاج إلى طلبه بعد ذلك، بحيث يكون لديك ما يكفي للبيع دون تقييد الأموال النقدية الموجودة في المخزون. إنه يعيش بين تكاليفين يسيران في اتجاهين متعاكسين. إذا كنت تتصرف بشكل هزيل للغاية، فسوف تنفد مخزونك - ستخسر عملية البيع، وفي كثير من الأحيان، العميل معها. إن تشغيلها ثقيل جدًا ويوضع النقد على الرف الذي كان من الممكن أن يمول الإنفاق الإعلاني للشهر المقبل أو خط إنتاجك التالي.

مراقبة المخزون، وهي المهمة الأضيق لتتبع الأعداد والمواقع بدقة، هي جزء واحد من إدارة المخزون، وليست بديلاً عنه. يمكن أن يكون لدى المتجر حسابات دقيقة تمامًا ولا يزال يتخذ قرارات سيئة بشأن الطلب. الإدارة هي الحلقة بأكملها: التنبؤ بالطلب، وطلب الكمية المناسبة في الوقت المناسب، وتتبعها بدقة أثناء تحركها، واستخدام ما تعلمته للتنبؤ بشكل أفضل في المرة القادمة.

لماذا يهم؟

وضعا الفشل يكلفانك بشكل مختلف. يكون المخزون مرئيًا - تظهر صفحة المنتج "تم بيعه"، ويسأل العميل عن موعد عودته، وإذا كنت تعرض إعلانات لهذا المنتج، فأنت تدفع مقابل إرسال حركة المرور إلى صفحة لا يمكنها التحويل. التكدس أكثر هدوءًا. لا أحد يشتكي من أن لديك الكثير من الأشياء؛ تظهر التكلفة لاحقًا، حيث يتم تقييد الأموال النقدية، وزيادة مساحة التخزين، وتخفيض الأسعار بعد أشهر من الآن عندما يتوقف SKU عن البيع بالسعر الكامل.

لا يتعلق أي من وضعي الفشل بالسهم نفسه. يتعلق الأمر بالقرار الذي أوصلك إلى هناك - لا توجد طريقة رسمية لمعرفة متى يجب إعادة الطلب، أو أن قرار إعادة الطلب تم اتخاذه بناءً على حدس بدلاً من معدل مبيعاتك الفعلي. يدور باقي هذا الدليل حول استبدال الحدس.

المفاهيم الأساسية

قبل أن تتمكن من إدارة المخزون بشكل جيد، تحتاج إلى مفردات مشتركة لما يمثله رقم المخزون فعليًا. معظم الأنظمة، بما في ذلك Shopify، تتبع نسخة من هذه الأفكار:

• في متناول اليد- الوحدات المادية التي لديك بالفعل، الموجودة في مستودع أو على الرف، سواء كانت قابلة للبيع حاليًا أم لا.
• متاح- المجموعة الفرعية من المخزون المتاح الذي يمكنك بيعه فعليًا الآن، بمجرد وضع أي شيء تم التحدث عنه بالفعل جانبًا.
• ملتزمة أو مخصصة— الوحدات المملوكة لك ولكنها مرتبطة بالفعل بطلب أو حجز أو نقل، لذا فهي غير متاحة للبيع إلى العميل التالي.
• وارد— المخزون في طريقه من مورد أو موقع آخر ولكنه لم يصل بعد، لذلك لا يمكن بيعه حتى يصل.

تتفاعل هذه الحالات باستمرار: يقوم الطلب بنقل المخزون من المتاح إلى الملتزم به، وتقوم الشحنة بنقل المخزون من الوارد إلى المتوفر. المشغلات الدقيقة خاصة بالنظام الأساسي الذي تستخدمه. للحصول على الإصدار الدقيق من Shopify، راجعكيف يعمل نظام التتبع الخاص بـ Shopify بالفعل.

هناك مفهومان آخران يستحقان المعرفة: المهلة الزمنية (الأيام بين تقديم الطلب والحصول على مخزون قابل للاستخدام) ونقطة إعادة الطلب (المستوى الذي تحتاج إلى إعادة الطلب عنده حتى يصل المخزون الجديد قبل نفاده). نحن نغطي الصيغة الكاملة، مع مثال عملي، فيصيغة نقطة إعادة الطلب.

طرق التحكم

إن الطريقة التي تقرر بها متى وكم تطلب هو اختيار وليس افتراضيًا. تم توفير بعض الأساليب القياسية، بترتيب متزايد تقريبًا للجهد اليدوي:

• المراجعة الدورية- التحقق من المخزون وفقًا لجدول زمني والنظام إلى المستوى المستهدف. بسيطة، ولكن الفجوة بين الشيكات هي نقطة عمياء.
• التتبع الدائم- يتم تحديث مستويات المخزون مع كل عملية بيع، حتى تتمكن دائمًا من معرفة الرقم الحالي. ما تفعله معظم منصات التجارة الإلكترونية، بما في ذلك Shopify، افتراضيًا بمجرد تشغيل التتبع.
• تصنيف ABC- تصنيف المنتجات حسب المساهمة في الإيرادات (أ، ب، ج) وإيلاء المزيد من الاهتمام - نقاط إعادة طلب أكثر صرامة، ومراجعة أكثر تكرارًا - على المستوى أ.
• الطلب في الوقت المناسب- اطلب عند وقت قريب من الوقت الذي تحتاج فيه إلى المخزون بدلاً من الاحتفاظ بمخزون مؤقت كبير، وتداول تكاليف الاحتفاظ المنخفضة لمزيد من التعرض للشحنة المتأخرة.

تنتهي معظم المتاجر الصغيرة بتشغيل تتبع دائم من خلال تقسيم ABC غير رسمي، دون تسمية أي منهما. إن تسميتها تخبرك فقط بالمكان الذي يجب أن تنفق فيه المزيد من الاهتمام.

مقاييس تستحق المعرفة

مجموعة من الأرقام تحول عبارة "المخزون جيد" إلى شيء يمكنك التحقق منه بالفعل. أول ما تصل إليه المتاجر أولاً هو معدل الدوران - عدد المرات التي تبيع فيها من خلال متوسط مخزونك في فترة معينة:

معدل دوران المخزون = تكلفة البضائع المباعة ÷ متوسط قيمة المخزون

الرقم الأعلى يعني عمومًا أن رأس المال يتحرك بشكل أسرع؛ الرقم الأقل يعني أن المخزون يبقى لفترة أطول مما يحتاج إليه. ما يعتبر "صحيًا" يختلف بشكل كبير حسب الفئة (لا يوجد شيء مشترك بين عنصر البقالة وقطعة الأثاث في هذا المقياس)، لذا تعامل مع أي معيار محدد قرأته في مكان آخر ببعض الشك ما لم يكن يتعلق بفئتك المحددة.

يعد معدل الدوران واحدًا من العديد من الأشياء التي تستحق التتبع إلى جانبها: معدل البيع، وأيام المخزون، ومعدل نفاد المخزون. نعطي كل منها صيغته الخاصة وكيف يبدو النطاق المعقولالمقاييس التي تستحق التتبع، وقم بتغطية مكان سحب الأرقام الأساسية فعليًا من داخل Shopifyأين يمكن العثور على هذه الأرقام في Shopify.

الأخطاء الشائعة

معظم مشاكل المخزون ليست فشلاً في النظام، بل هي نفس مجموعة العادات المتكررة عبر المتاجر المختلفة:

إلى أين تذهب بعد ذلك

كل ما سبق هو الانضباط العام. بقية هذه السلسلة هي نسخة Shopify المحددة منها - حيث يوجد كل مفهوم فعليًا في المسؤول، وكيفية تشغيله يومًا بعد يوم:

• ماذا تعني إدارة المخزون في Shopify على وجه التحديد— Shopify المفردات الخاصة.
• كيف يعمل نظام التتبع الخاص بـ Shopify بالفعل— آلة الدولة وراء الأرقام الأربعة.
• تفعيل التتبع في متجرك- الإعداد خطوة بخطوة.
• تشغيل أكثر من موقع- المواقع، والتحويلات، وأولوية الوفاء.
• ضبط مستويات المخزون بشكل صحيح- رموز السبب الأصلية، تم تنفيذها بشكل صحيح.
• المقاييس تستحق التتبع— معدل الدوران، البيع، أيام المخزون، معدل نفاد المخزون.
• أين تجد هذه الأرقام في Shopify- التقارير الأصلية، شاشة تلو الأخرى.
• تشغيل عد الأسهم- الإعدادية من خلال المصالحة.
• العد الدوري مقابل العد الفعلي الكامل- الطريقة التي تناسب متجرك.
• منع التناقضات قبل أن تبدأ– الأسباب الجذرية، وليس مجرد الإصلاحات.
• قائمة مرجعية للممارسات لتدقيق نفسك ضدها- بمجرد قراءة الباقي.

إن قراءة كل ذلك يدويًا تعمل - حتى يتجاوز عدد SKU وعدد الموردين ما يمكن أن يحمله شخص واحد في رأسه. هذا هو المكان الذي ترغب فيه البرامجStockCueيكسب الاحتفاظ به: إعادة ترتيب النقاط المحسوبة من سرعة مبيعاتك الفعلية، والتي تم وضع علامة عليها قبل نفادها.

الأسئلة المتداولة

ما الفرق بين إدارة المخزون ومراقبة المخزون؟

إدارة المخزون هي الانضباط الكامل - التنبؤ بالطلب، وتحديد ما يجب الطلب ومتى، وتتبع المخزون أثناء تحركه. مراقبة المخزون هي المهمة الأضيق المتمثلة في الحفاظ على دقة التعداد والمواقع. التحكم هو جزء من الإدارة، وليس بديلاً عنها: يمكن أن يكون لدى المتجر أعداد مثالية ومع ذلك يتخذ قرارات سيئة بشأن الطلب.

ما هي الأنواع الرئيسية لطرق مراقبة المخزون؟

الأكثر شيوعًا هي المراجعة الدورية (التحقق من المخزون وفقًا لجدول زمني وطلب الوصول إلى الهدف)، والتتبع الدائم (تحديث الأعداد تلقائيًا مع كل عملية بيع)، وتصنيف ABC (تصنيف المنتجات حسب مساهمة الإيرادات وتحديد أولويات الاهتمام وفقًا لذلك)، والطلب في الوقت المناسب (يصل المخزون بالقرب من وقت الحاجة إليه بدلاً من الجلوس كمخزن مؤقت).

ما هي نقطة إعادة الطلب، في جملة واحدة؟

نقطة إعادة الطلب هي مستوى المخزون الذي تحتاج إلى تقديم طلب جديد عنده حتى يصل المخزون البديل قبل نفاد الكمية، ويتم حسابه من متوسط ​​معدل مبيعاتك، والمهلة الزمنية للمورد، ومخزن الأمان المؤقت.

هل تحتاج متاجر Shopify الصغيرة إلى برامج رسمية لإدارة المخزون؟

ليس على الفور - يغطي جدول البيانات وعادة المراجعة المتسقة معظم المتاجر التي يقل عددها عن 30 وحدة SKU تقريبًا. علاوة على ذلك، بمجرد قيامك بتتبع العشرات من وحدات SKU عبر الموردين بفترات زمنية مختلفة، تميل البرامج التي تحسب نقاط إعادة الطلب وتضع علامة على المخزون المنخفض تلقائيًا إلى توفير وقت أكثر مما تكلفه.