Основы управления запасами

Большинство продавцов Shopify не начинают с системы инвентаризации. Они начинают со списка продуктов, приблизительного представления о том, что продается, и привычки проверять администратора, когда что-то кажется некачественным.

Это работает для первой дюжины SKU. Он перестает работать где-то между 20 и 40 годами — два поставщика работают с разными сроками выполнения заказов, один продукт продается в три раза быстрее, чем остальные, и «проверка, когда он чувствует себя низким», превращается в клиента, сообщающего вам, что у вас нет в наличии, прежде чем это сделает ваша панель управления.

Далее следует дисциплина, которая заменяет привычку: словарный запас и понятия, которые вам нужны, прежде чем какой-либо из конкретных инструментов Shopify обретет смысл, а также карта того, где находится каждый фрагмент в остальной части этой серии. Чтобы узнать об этих идеях в Shopify — точные термины, которые использует Shopify: артикулы, варианты, местоположения — см.что конкретно означает управление запасами Shopify.

Что такое управление запасами?

Управление запасами — это дисциплина, позволяющая узнать, какие запасы у вас есть, о чем уже говорилось и что вам нужно заказать дальше, чтобы у вас было достаточно денег для продажи, не связывая наличные деньги в запасах, которые просто лежат. Он живет между двумя издержками, которые тянутся в противоположных направлениях. Если вы станете слишком бережливым, у вас закончатся запасы — вы потеряете продажи, а зачастую и клиента вместе с ними. Если вы работаете слишком тяжело, на полке лежат деньги, которые могли бы профинансировать расходы на рекламу в следующем месяце или вашу следующую линейку продуктов.

Управление запасами, более узкая задача по точному отслеживанию количества и местоположения, является частью управления запасами, а не его заменой. Магазин может иметь совершенно точные подсчеты и при этом принимать неправильные решения о заказе. Управление — это целый цикл: прогнозируйте спрос, заказывайте нужное количество в нужное время, точно отслеживайте его движение и используйте полученные знания для более точного прогнозирования в следующий раз.

Почему это важно

Два режима отказа обходятся вам по-разному. Запасы видны — на странице продукта написано «распродано», клиент спрашивает, когда он вернется, и если вы размещаете рекламу этого продукта, вы платите за отправку трафика на страницу, которая не может конвертироваться. Оверсток тише. Никто не жалуется, что у вас чего-то слишком много; стоимость проявится позже, когда будут связаны денежные средства, объем хранилища и скидка через несколько месяцев, когда SKU перестанет продаваться по полной цене.

Ни один из режимов отказа на самом деле не касается самой акции. Речь идет о решении, которое привело вас к этому — отсутствие формального способа узнать, когда делать повторный заказ, или решение о повторном заказе, принятое на основе догадки, а не вашего фактического уровня продаж. Остальная часть этого руководства посвящена замене догадок.

Основные понятия

Прежде чем вы сможете эффективно управлять запасами, вам понадобится общий словарь того, что на самом деле представляет номер запаса. Большинство систем, включая Shopify, отслеживают версии этих идей:

• Под рукой— физические единицы, которые у вас действительно есть, лежат на складе или на полке, независимо от того, продаются они в данный момент или нет.
• Доступно— часть имеющихся в наличии запасов, которую вы действительно можете продать прямо сейчас, как только все, о чем уже говорилось, будет отложено.
• Зафиксировано или выделено— единицы, которые принадлежат вам, но уже привязаны к заказу, резервированию или переносу, поэтому их нельзя продать следующему покупателю.
• Входящий— товар, который находится в пути от поставщика или из другого места, но еще не прибыл, поэтому его нельзя продать до тех пор, пока он не прибудет.

Эти состояния постоянно взаимодействуют: заказ перемещает запасы из доступного в зафиксированный, отгрузка перемещает запас из входящего в имеющийся. Точные триггеры зависят от платформы, на которой вы находитесь. Точную версию Shopify см.как на самом деле работает система отслеживания Shopify.

Еще две концепции, которые стоит знать: время выполнения заказа (дни между размещением заказа и наличием пригодных к использованию запасов) и точка повторного заказа (уровень, на котором вам необходимо выполнить повторный заказ, чтобы новые запасы поступили до того, как они закончатся). Мы рассмотрим полную формулу на рабочем примере вформула точки повторного заказа.

Методы управления

То, как вы решаете, когда и сколько заказывать, — это ваш выбор, а не значение по умолчанию. Несколько стандартных подходов, примерно в порядке возрастания экономии ручных усилий:

• Периодический обзор— проверяйте запасы по графику и заказывайте до целевого уровня. Все просто, но разрыв между проверками — это слепое пятно.
• Постоянное отслеживание— уровень запасов обновляется при каждой продаже, поэтому вы всегда знаете текущий номер. То, что большинство платформ электронной коммерции, включая Shopify, делают по умолчанию, когда отслеживание включено.
• Классификация ABC— Оценивайте продукты по вкладу в доход (A, B, C) и уделяйте больше внимания — более строгие точки повторного заказа, более частые проверки — уровню A.
• Заказ точно в срок— делайте заказ ближе к тому моменту, когда вам нужны запасы, вместо того, чтобы держать большой резерв, обменивая более низкие затраты на хранение на больший риск поздней поставки.

Большинство небольших магазинов в конечном итоге ведут постоянное отслеживание с неофициальным разделением ABC, даже не называя ни одного из них. Название просто подскажет вам, на что следует обратить больше внимания.

Метрики, которые стоит знать

Несколько цифр превращают «инвентарь в порядке» в то, что вы действительно можете проверить. Большинство магазинов в первую очередь стремятся к обороту — сколько раз вы продаете через свой средний запас за определенный период:

Оборачиваемость запасов = Стоимость проданных товаров ÷ Средняя стоимость запасов

Более высокое число обычно означает, что капитал движется быстрее; меньшее число означает, что акции хранятся дольше, чем необходимо. То, что считается «здоровым», сильно различается в зависимости от категории (продукт из продуктового магазина и предмет мебели не имеют ничего общего по этому показателю), поэтому относитесь к любому конкретному показателю, который вы читаете в другом месте, с некоторым скептицизмом, если только он не относится к вашей конкретной категории.

Оборот — один из нескольких показателей, которые стоит отслеживать рядом с ним: уровень сквозных продаж, дни запасов, уровень дефицита. Мы даем каждому свою формулу и то, как выглядит разумный диапазон впоказатели, которые стоит отслеживатьи расскажем, где на самом деле получить базовые цифры изнутри Shopify вгде найти эти номера в Shopify.

Распространенные ошибки

Большинство проблем с запасами не являются системными сбоями — это одни и те же привычки, повторяющиеся в разных магазинах:

Куда идти дальше

Все вышеперечисленное является общей дисциплиной. Остальная часть этой серии представляет собой конкретную версию Shopify — где каждая концепция на самом деле находится в администраторе и как запускать ее изо дня в день:

• Что конкретно означает управление запасами Shopify— Собственный словарь Shopify.
• Как на самом деле работает система отслеживания Shopify— государственная машина, стоящая за четырьмя цифрами.
• Включение отслеживания в вашем магазине— Пошаговая настройка.
• Запуск более чем одного местоположения— локации, трансферы, приоритет выполнения.
• Правильная регулировка уровня запасов— родные коды причин, сделано правильно.
• Метрики, которые стоит отслеживать— оборот, сквозные продажи, дни запасов, уровень дефицита.
• Где найти эти номера в Shopify— родные отчеты, экран за экраном.
• Проведение подсчета запасов— подготовка через примирение.
• Циклический подсчет против полного физического подсчета— какой метод подходит вашему магазину.
• Предотвращение расхождений до их возникновения— коренные причины, а не просто исправления.
• Контрольный список практик для проверки себя— как только вы прочтете остальное.

Чтение всего этого вручную работает — до тех пор, пока количество SKU и количество поставщиков не перерастут то, что один человек может держать в голове. Вот где такое программное обеспечение, какStockCueзарабатывает на жизнь: баллы повторного заказа рассчитываются на основе вашей фактической скорости продаж и отмечаются до того, как они закончатся.

Часто задаваемые вопросы

В чем разница между управлением запасами и контролем запасов?

Управление запасами — это полная дисциплина: прогнозирование спроса, принятие решения о том, что и когда заказывать, а также отслеживание движения запасов. Управление запасами — это более узкая задача по обеспечению точности подсчета и местоположения. Контроль — это часть управления, а не его замена: магазин может вести идеальный учет, но при этом принимать неправильные решения о заказе.

Каковы основные методы управления запасами?

Наиболее распространенными являются периодический обзор (проверка запасов по графику и заказ в соответствии с намеченным сроком), постоянное отслеживание (счет автоматически обновляется при каждой продаже), классификация ABC (классификация продуктов по вкладу в доход и соответственное определение приоритетов внимания) и заказ «точно в срок» (запасы поступают близко к тому моменту, когда они необходимы, а не хранятся в качестве буфера).

Что такое точка повторного заказа в одном предложении?

Точка повторного заказа — это уровень запасов, при котором вам необходимо разместить новый заказ, чтобы запасы на замену поступали до того, как они закончатся, рассчитывается на основе вашего среднего уровня продаж, времени выполнения заказа вашим поставщиком и резерва безопасности.

Нужно ли небольшим магазинам Shopify официальное программное обеспечение для управления запасами?

Не сразу — электронная таблица и систематические обзоры охватывают большинство магазинов примерно с 30 SKU. Помимо этого, когда вы отслеживаете десятки SKU у поставщиков с разными сроками выполнения заказов, программное обеспечение, которое рассчитывает точки повторного заказа и автоматически отмечает низкий уровень запасов, имеет тенденцию экономить больше времени, чем затраты.