Fundamentos de gestión de inventario

La mayoría de los comerciantes de Shopify no comienzan con un sistema de inventario. Comienzan con una lista de productos, una idea aproximada de lo que se está vendiendo y el hábito de consultar al administrador cuando algo se siente bajo.

Eso funciona para la primera docena de SKU. Deja de funcionar entre 20 y 40: dos proveedores con plazos de entrega diferentes, un producto que se vende tres veces más rápido que el resto y "verificando cuando se siente bajo" se convierte en un cliente que le dice que no hay existencias antes de que lo haga su panel.

Lo que sigue es la disciplina que reemplaza el hábito: el vocabulario y los conceptos que necesitas antes de que cualquiera de las herramientas específicas de Shopify tenga sentido, y un mapa de dónde vive cada pieza en el resto de esta serie. Para conocer la versión propia de Shopify de estas ideas (los términos exactos que utiliza Shopify: SKU, variantes, ubicaciones), consulteQué significa específicamente la gestión de inventario de Shopify.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario es la disciplina de saber qué existencias tiene, qué ya se ha hablado y qué necesita pedir a continuación, de modo que tenga suficiente para vender sin inmovilizar efectivo en existencias que simplemente se quedan. Vive entre dos costos que tiran en direcciones opuestas. Si se ejecuta demasiado eficientemente, se agotarán las existencias: se pierde la venta y, a menudo, el cliente junto con ella. Si se ejecuta demasiado, el efectivo quedará en un estante y podría haber financiado la inversión publicitaria del próximo mes o su próxima línea de productos.

El control de inventario, el trabajo más específico de rastrear conteos y ubicaciones con precisión, es una parte de la gestión de inventario, no un sustituto de ella. Una tienda puede tener recuentos perfectamente precisos y aun así tomar malas decisiones en los pedidos. La gestión es todo el ciclo: pronosticar la demanda, pedir la cantidad correcta en el momento adecuado, realizar un seguimiento preciso mientras se mueve y utilizar lo que aprenda para pronosticar mejor la próxima vez.

Por qué es importante

Los dos modos de falla le cuestan de manera diferente. Los desabastecimientos son visibles: la página de un producto dice "agotado", un cliente pregunta cuándo está de vuelta y, si está publicando anuncios para ese producto, está pagando para enviar tráfico a una página que no puede realizar conversiones. El exceso de existencias es más silencioso. Nadie se queja de que tienes demasiado de algo; el costo aparece más tarde, como efectivo invertido, almacenamiento que se acumula y una rebaja dentro de unos meses cuando el SKU deje de venderse a su precio completo.

Ninguno de los modos de falla tiene que ver realmente con las acciones en sí. Se trata de la decisión que lo llevó allí: no hay una forma formal de saber cuándo reordenar, o una decisión de reorden tomada a partir de una corazonada en lugar de su tasa de ventas real. El resto de esta guía trata sobre cómo reemplazar la corazonada.

Conceptos básicos

Antes de poder gestionar bien el inventario, necesita un vocabulario compartido sobre lo que realmente representa un número de stock. La mayoría de los sistemas, incluido Shopify, rastrean una versión de estas ideas:

• En mano– las unidades físicas que realmente tienes, en un almacén o en un estante, ya sea que se puedan vender o no actualmente.
• Disponible– el subconjunto de existencias disponibles que realmente puedes vender ahora mismo, una vez que se deja de lado todo lo que ya se ha hablado.
• Comprometidos o asignados— unidades que son suyas pero que ya están vinculadas a un pedido, una reserva o una transferencia, por lo que no están disponibles para venderlas al siguiente cliente.
• entrante— existencias que están en camino desde un proveedor u otra ubicación pero que aún no han llegado, por lo que no se pueden vender hasta que llegue.

Estos estados interactúan constantemente: un pedido mueve el stock de disponible al comprometido, un envío mueve el stock de entrante a disponible. Los desencadenantes exactos son específicos de la plataforma en la que te encuentras. Para conocer la versión precisa de Shopify, consultecómo funciona realmente el sistema de seguimiento de Shopify.

Dos conceptos más que vale la pena conocer: tiempo de entrega (días entre realizar un pedido y tener stock utilizable) y punto de reorden (el nivel en el que necesitas reordenar para que llegue nuevo stock antes de que se acabe). Cubrimos la fórmula completa, con un ejemplo trabajado, enla fórmula del punto de reorden.

Métodos de control

Cómo decidir cuándo y cuánto pedir es una elección, no una opción predeterminada. Algunos enfoques estándar, en orden aproximadamente creciente de esfuerzo manual ahorrado:

• Revisión periódica— comprobar el stock según un cronograma y realizar el pedido hasta un nivel objetivo. Simple, pero la brecha entre los controles es un punto ciego.
• Seguimiento perpetuo— Los niveles de existencias se actualizan con cada venta, para que siempre sepas el número actual. Lo que la mayoría de las plataformas de comercio electrónico, incluido Shopify, hacen de forma predeterminada una vez que el seguimiento está activado.
• clasificación ABC— clasificar los productos según su contribución a los ingresos (A, B, C) y prestar más atención (puntos de reorden más ajustados, revisiones más frecuentes) en el nivel A.
• Pedidos justo a tiempo— ordene cerca del momento en que necesita existencias en lugar de mantener una gran reserva, negociando costos de tenencia más bajos para una mayor exposición a un envío tardío.

La mayoría de las tiendas pequeñas terminan realizando un seguimiento perpetuo con una división ABC informal, sin nombrar a ninguna de ellas. Nombrarlo simplemente le indica dónde prestar más atención.

Métricas que vale la pena conocer

Un puñado de números convierten "el inventario se siente bien" en algo que realmente puedes verificar. Lo que la mayoría de las tiendas alcanzan primero es la facturación: cuántas veces vendes a través de tu inventario promedio en un período determinado:

Rotación de inventario = Costo de bienes vendidos ÷ Valor promedio del inventario

Un número más alto generalmente significa que el capital se mueve más rápido; un número más bajo significa que las acciones están inactivas más tiempo del necesario. Lo que se considera "saludable" varía enormemente según la categoría (un artículo comestible y un mueble no tienen nada en común en esta métrica), así que trate cualquier punto de referencia específico que lea en otro lugar con cierto escepticismo, a menos que sea para su categoría exacta.

La rotación es una de las varias que vale la pena seguir: tasa de ventas, días de inventario, tasa de desabastecimiento. Le damos a cada uno su propia fórmula y cómo se ve un rango razonable enlas métricas que vale la pena seguiry cubra dónde extraer los números subyacentes desde dentro de Shopify endónde encontrar esos números en Shopify.

Errores comunes

La mayoría de los problemas de inventario no son fallas del sistema: son los mismos hábitos que se repiten en diferentes tiendas:

Adónde ir a continuación

Todo lo anterior es la disciplina general. El resto de esta serie es la versión específica de Shopify, donde cada concepto realmente reside en el administrador y cómo ejecutarlo día a día:

• Qué significa específicamente la gestión de inventario de Shopify— Vocabulario propio de Shopify.
• Cómo funciona realmente el sistema de seguimiento de Shopify— la máquina de estados detrás de los cuatro números.
• Activar el seguimiento en tu tienda— la configuración paso a paso.
• Ejecutando más de una ubicación— ubicaciones, transferencias, prioridad de cumplimiento.
• Ajustar los niveles de stock correctamente— códigos de motivo nativos, bien hechos.
• Las métricas que vale la pena seguir— rotación, ventas directas, días de inventario, tasa de desabastecimiento.
• Dónde encontrar esos números en Shopify— los informes nativos, pantalla por pantalla.
• Realizar un recuento de existencias– preparación a través de la reconciliación.
• Conteo cíclico versus conteo físico completo— qué método se adapta a tu tienda.
• Prevenir discrepancias antes de que comiencen.– causas fundamentales, no solo soluciones.
• Una lista de verificación de prácticas para auditarse a sí mismo- una vez que hayas leído el resto.

Leer todo eso a mano funciona, hasta que el recuento de SKU y el recuento de proveedores superan lo que una persona puede tener en la cabeza. Ahí es donde software comoStockCuese gana el sustento: puntos de reorden calculados a partir de su velocidad de ventas real, marcados antes de que se agoten.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre gestión de inventario y control de inventario?

La gestión de inventario es una disciplina completa: pronosticar la demanda, decidir qué y cuándo pedir y realizar un seguimiento del stock a medida que se mueve. El control de inventario es el trabajo más específico de mantener precisos los recuentos y las ubicaciones. El control es una parte de la gestión, no un sustituto de ella: una tienda puede tener recuentos perfectos y aun así tomar malas decisiones en los pedidos.

¿Cuáles son los principales tipos de métodos de control de inventarios?

Los más comunes son la revisión periódica (verificar el stock según un cronograma y realizar pedidos según un objetivo), el seguimiento perpetuo (los recuentos se actualizan automáticamente con cada venta), la clasificación ABC (clasificar los productos según la contribución a los ingresos y priorizar la atención en consecuencia) y los pedidos justo a tiempo (el stock llega cerca de cuando se necesita en lugar de quedarse como un amortiguador).

¿Qué es un punto de reorden, en una oración?

Un punto de reorden es el nivel de stock en el que necesita realizar un nuevo pedido para que llegue stock de reemplazo antes de que se agote, calculado a partir de su tasa de ventas promedio, el tiempo de entrega de su proveedor y un margen de seguridad.

¿Las pequeñas tiendas Shopify necesitan un software formal de gestión de inventario?

No de inmediato: una hoja de cálculo y un hábito de revisión constante cubren la mayoría de las tiendas con aproximadamente 30 SKU. Más allá de eso, una vez que realiza un seguimiento de docenas de SKU de proveedores con diferentes plazos de entrega, el software que calcula los puntos de reorden y señala automáticamente las existencias bajas tiende a ahorrar más tiempo del que cuesta.