Cómo realizar un recuento de existencias de Shopify

Tu administrador de Shopify dice que tienes cuarenta y dos unidades de un SKU disponibles. El estante tiene treinta y uno. Nadie recuerda exactamente cuándo se abrió esa brecha, sólo que ha estado allí el tiempo suficiente como para que el punto de reorden construido sobre ella ahora también sea incorrecto. Un recuento de acciones es la forma de cerrar esa brecha: no adivinando más, sino contando y conciliando lo que encuentra.

Lo que sigue es cómo ejecutar ese recuento, de principio a fin, con las herramientas nativas de Shopify o una aplicación superpuesta a ellas. Si aún no ha decidido si ejecutar conteos cíclicos continuos o un conteo físico completo, leaconteo cíclico versus inventario físicoPrimero: los pasos aquí funcionan de la misma manera.

antes de contar

Un conteo que no está preparado se convierte en una tarde caótica de estantes contados dos veces y números en los que nadie confía. Unas cuantas decisiones tomadas con antelación solucionan este problema.

Recuento nativo de Shopify

No hay un botón dedicado a "iniciar un recuento de existencias" en el administrador web de Shopify. En cambio, lo que obtienes es de uso general: ediciones manuales de cantidades e importación/exportación CSV, que el propio Shopify enmarca como herramientas para conciliardespuésun recuento en la tienda en lugar de un flujo de trabajo de recuento guiado. Tres formas de utilizarlos:

1. Ajuste cada elemento manualmente.Productos → Inventario → haga clic en la cantidad disponible para una ubicación → ingrese el número contado usando "Establecer en" y elijacontardesde el menú desplegable de motivos de ajuste en lugar de dejarlo en la "Corrección" predeterminada. Esto funciona bien para una lista corta, pero no supera unas pocas docenas de SKU.
2. Utilice el CSV de inventario con reconocimiento de ubicación.Productos → Inventario → Exportar le proporciona un archivo con columnas que incluyen Identificador, SKU, Ubicación y Disponible (actual). Complete los números contados en la columna "Disponible (nuevo)" y vuelva a importarlos; esta es la forma práctica de conciliar un recuento de docenas o cientos de SKU a la vez. No confunda esto con el CSV de importación de productos independiente que se utiliza para crear productos, que utiliza una columna diferente (Cantidad de inventario variante) y solo se aplica a tiendas de una sola ubicación.
3. Si vendes en persona en Shopify POS, usa Quick Count.Quick Count viene con una suscripción POS Pro y es lo más parecido que ofrece Shopify a una pantalla de conteo guiado. Actívelo primero en Configuración (o Canales de ventas) → Punto de venta → Aplicaciones/editor de POS → habilite "Iniciar conteo rápido". En el dispositivo, abra un producto, toque "Iniciar recuento rápido", escanee un código de barras o busque por nombre e ingrese la cantidad disponible; admite hasta 1000 variantes por sesión y varios dispositivos cuentan la misma ubicación a la vez. El flujo recomendado por Shopify es que el personal cuente en la tienda con Quick Count mientras alguien en la oficina central revisa y concilia los ajustes resultantes en el administrador.

Recuentos ciegos asistidos por aplicaciones

Ninguna de las rutas nativas anteriores es ciega de forma predeterminada. Cualquiera que edite una cantidad manualmente puede ver el número disponible actualmente justo al lado del campo en el que está escribiendo, lo que invita a contar lo que ya está en la pantalla en lugar de lo que realmente está en el estante. Un flujo de trabajo de conteo ciego oculta ese número del contador hasta que hayan enviado su propia cifra, por lo que la comparación se realiza después, no mientras están dudando en el pasillo.

Las aplicaciones de inventario de terceros son donde este flujo de trabajo suele vivir en Shopify: una pantalla de entrada ciega, un escaneo de código de barras o un paso de búsqueda, y un informe de variación generado automáticamente una vez que se cierra el conteo, en lugar de una hoja de cálculo que usted crea y concilia a mano en cada ciclo.

Conciliar variaciones

Una vez que haya contado los números, la conciliación es el paso de comparación: la cantidad contada contra la cantidad disponible registrada en el sistema para cada SKU dentro del alcance. Todo lo que coincida, ciérralo y sigue adelante. Todo lo que no es una variación, y no todas las variaciones merecen una cancelación inmediata: vuelva a contar los SKU con una gran brecha o un alto costo por unidad antes de tocar Shopify, ya que un solo error de conteo o un dígito transpuesto puede hacerse pasar por una discrepancia real.

Cuando esté seguro del número contado, aplíquelo como ajuste y seleccionecontarcomo motivo, no la "Corrección" predeterminada. Esa distinción importa más adelante: el historial de ajustes de Shopify muestra el motivo de cada cambio, y una tienda donde cada entrada dice "Corrección" no te dice nada sobre por qué se movieron los números cuando intentas rastrear un patrón. Esa tabla de historial por producto cubre los últimos 180 días (el doble que los 90 de noviembre de 2024); para cualquier cosa anterior, o para una vista de toda la tienda que se pueda filtrar por motivo y ubicación, utilice el informe de cambios de ajuste de inventario.

despues del conteo

Cerrar no es sólo aplicar números. Se trata de decidir qué significan las variaciones. Un puñado de variaciones pequeñas y dispersas entre SKU que de otro modo estarían en buen estado son ruidos normales de contracción y recuento de estantes. Vale la pena investigar un patrón, como el mismo SKU que se desplaza en cada ciclo o cada variación que se inclina en una dirección, en lugar de simplemente corregirlo nuevamente la próxima vez. Nuestra guía complementaria sobreprevenir discrepancias en el inventario de Shopifyanaliza las causas habituales, desde errores de recepción hasta pedidos en borrador sin reservas.

El último paso es programar el siguiente. Si este conteo le indicó que su cadencia actual no se está desviando lo suficientemente temprano, eso es un problema de cadencia, no un problema de conteo. Revise cómo está dividiendo los recuentos de ciclos en comparación con un recuento físico completo utilizando la guía enconteo cíclico versus inventario físico. Y si está contando en más de una ubicación, cada ubicación necesita su propio recuento de alcance y su propia revisión de variación en lugar de un número combinado. Veradministrar el inventario en múltiples ubicaciones de Shopifypor la configuración que lo hace práctico.

Para los conceptos sobre los que se encuentra un recuento de existencias (disponibles, comprometidos, disponibles), elfundamentos de la gestion de inventariosLa guía es el punto de partida correcto.

Hacer todo lo anterior a mano (construir una hoja ciega, buscar los números de los contadores y luego volver a escribir todo en Shopify) es un trabajo real y recurrente en cada ciclo. Es la brecha específicaStockCueEstá construido para cerrar. En Starter y versiones posteriores, sus recuentos de existencias son en modo ciego y con alcance de ubicación, con búsqueda de códigos de barras incorporada, y no se escribe nada en Shopify hasta que haya revisado la variación tanto en unidades como en dólares y la haya aplicado deliberadamente.

Preguntas frecuentes

¿Shopify tiene una función de recuento de existencias incorporada?

No en el administrador web. Productos → Inventario le ofrece ediciones manuales de cantidades y exportación/importación CSV, que son herramientas de conciliación en lugar de un flujo de trabajo de conteo guiado. Existe una pantalla de recuento guiado en Shopify POS: Quick Count viene con una suscripción a POS Pro y permite al personal escanear o buscar productos en un dispositivo e ingresar lo que encuentran físicamente.

¿Qué es un conteo ciego y por qué es importante?

Un conteo ciego es aquel en el que la persona que cuenta no ve la cantidad registrada por el sistema mientras cuenta; solo ve el producto e ingresa lo que está físicamente allí. Es importante porque ver primero el número esperado hace que las personas cuenten inconscientemente, especialmente cuando están cansadas o apuradas, lo que borra silenciosamente los errores que se supone que debe detectar un conteo.

¿Cómo concilio una variación después de un recuento de existencias?

Compare cada cantidad contada con la cifra disponible del sistema, cuente cualquier cosa con una brecha grande o de alto valor antes de tocar Shopify, luego aplique el número confirmado como un ajuste usando el código de motivo "Contar" para que el registro de auditoría muestre por qué cambió en lugar de usar "Corrección" de manera predeterminada.

¿Cuánto tiempo lleva un recuento de existencias del inventario de Shopify?

Depende de cuántos SKU y ubicaciones esté contando y de si está realizando un recuento cíclico de un subconjunto o un recuento físico completo de todo a la vez. Un recuento cíclico de unas pocas docenas de SKU es una tarea que puede finalizar entre turnos; un recuento físico completo en un catálogo grande con múltiples ubicaciones es un proyecto que usted planifica y generalmente programa en un día de bajas ventas.