Come eseguire un conteggio delle scorte di Shopify

Il tuo amministratore Shopify dice che sono disponibili quarantadue unità di uno SKU. Lo scaffale ne ha trentuno. Nessuno ricorda esattamente quando si è aperto quel divario, solo che è stato lì abbastanza a lungo che anche il punto di riordino costruito sopra di esso ora è sbagliato. Il conteggio delle azioni è il modo in cui colmi questo divario: non indovinando di più, ma contando e riconciliando effettivamente ciò che trovi.

Quello che segue è come eseguire effettivamente tale conteggio, dall'inizio alla fine, con gli strumenti nativi di Shopify o un'app sovrapposta ad essi. Se non hai ancora deciso se eseguire i conteggi ciclici o un conteggio fisico completo, leggiconteggio ciclico rispetto all'inventario fisicoprimo: i passaggi qui funzionano allo stesso modo in entrambi i casi.

Prima di contare

Un conteggio non preparato si trasforma in un pomeriggio caotico di scaffali contati due volte e di numeri di cui nessuno si fida. Alcune decisioni prese in anticipo risolvono questo problema.

Conteggio Shopify nativo

Non esiste un pulsante dedicato "avvia un conteggio delle scorte" nel pannello di amministrazione web di Shopify. Ciò che ottieni invece è di uso generale: modifiche manuali delle quantità e importazione/esportazione CSV, che Shopify stesso definisce come strumenti per la riconciliazionedopoun conteggio in negozio piuttosto che un flusso di lavoro di conteggio guidato. Tre modi per usarli:

1. Regola manualmente ogni elemento.Prodotti → Inventario → fai clic sulla quantità disponibile per una posizione → inserisci il numero conteggiato utilizzando "Imposta su" e scegliContedal menu a discesa del motivo della rettifica anziché lasciarlo sull'impostazione predefinita "Correzione". Funziona bene per un breve elenco ma non supera alcune dozzine di SKU.
2. Utilizza il CSV dell'inventario con rilevamento della posizione.Prodotti → Inventario → Esporta fornisce un file con colonne che includono Gestire, SKU, Posizione e Disponibile (corrente). Inserisci i numeri conteggiati nella colonna "Disponibile (nuovo)" e reimporta: questo è il modo pratico per riconciliare un conteggio tra dozzine o centinaia di SKU contemporaneamente. Non confonderlo con il CSV di importazione prodotto separato utilizzato per la creazione di prodotti, che utilizza una colonna diversa (Variant Inventory Qty) e si applica solo ai negozi con una sola sede.
3. Se vendi di persona su Shopify POS, utilizza Quick Count.Quick Count viene fornito con un abbonamento POS Pro ed è la cosa più vicina che Shopify offre a una schermata di conteggio guidato. Attivalo prima in Impostazioni (o Canali di vendita) → Punto vendita → App/editor POS → attiva "Avvia conteggio rapido". Sul dispositivo, apri un prodotto, tocca "Avvia conteggio rapido", scansiona un codice a barre o cerca per nome e inserisci la quantità disponibile: supporta fino a 1.000 varianti per sessione e più dispositivi che contano la stessa posizione contemporaneamente. Il flusso consigliato da Shopify prevede che il personale conteggi in negozio con Quick Count mentre qualcuno nella sede centrale esamina e riconcilia le modifiche risultanti nell'amministratore.

Conteggi ciechi assistiti dall'app

Nessuno dei percorsi nativi sopra indicati è cieco per impostazione predefinita. Chiunque modifichi manualmente una quantità può vedere il numero attualmente disponibile proprio accanto al campo in cui sta digitando, il che invita a contare su ciò che è già sullo schermo anziché su ciò che è effettivamente sullo scaffale. Un flusso di lavoro di conteggio cieco nasconde quel numero dal contatore fino a quando non hanno inviato la propria cifra, quindi il confronto avviene in seguito, non mentre si stanno ripensando nel corridoio.

Le app di inventario di terze parti sono il luogo in cui solitamente risiede questo flusso di lavoro su Shopify: una schermata di ingresso cieco, una scansione di codici a barre o una fase di ricerca e un report sugli scostamenti generato automaticamente una volta chiuso il conteggio, invece di un foglio di calcolo creato e riconciliato manualmente ad ogni ciclo.

Riconciliazione delle varianze

Una volta contati i numeri, la riconciliazione è la fase di confronto: la quantità conteggiata rispetto alla disponibilità registrata nel sistema per ogni SKU nell'ambito. Tutto ciò che corrisponde, chiudi e vai avanti. Tutto ciò che non lo è è una varianza, e non tutte le varianze meritano una cancellazione immediata: riconta gli SKU con un ampio divario o un costo unitario elevato prima di toccare Shopify, poiché un singolo conteggio errato o una cifra trasposta può mascherarsi da vera discrepanza.

Quando sei sicuro del numero contato, applicalo come aggiustamento e scegliContecome motivo, non la "Correzione" predefinita. Questa distinzione conta in seguito: la cronologia degli aggiustamenti di Shopify mostra il motivo di ogni modifica e un negozio in cui ogni voce dice "Correzione" non ti dice nulla sul motivo per cui i numeri si sono spostati quando stai cercando di tracciare uno schema. La tabella della cronologia per prodotto copre gli ultimi 180 giorni (raddoppiati rispetto ai 90 di novembre 2024); per informazioni più vecchie o per una visualizzazione a livello di negozio filtrabile per motivo e posizione, utilizza invece il report Modifiche di aggiustamento dell'inventario.

Dopo il conteggio

Chiudere non significa semplicemente applicare i numeri. Sta decidendo cosa significano le varianze. Una manciata di piccole variazioni sparse tra SKU altrimenti sane rappresentano il normale restringimento e il rumore del conteggio sugli scaffali. Vale la pena indagare su un modello, come lo stesso SKU che va alla deriva a ogni ciclo o ogni varianza che si inclina in una direzione, anziché limitarsi a correggerlo di nuovo la volta successiva. La nostra guida complementare suprevenire le discrepanze nell'inventario di Shopifyesamina le cause più comuni, dalla ricezione di errori agli ordini preliminari non prenotati.

L'ultimo passo è programmare quello successivo. Se questo conteggio ti dice che la tua cadenza attuale non rileva la deriva abbastanza presto, si tratta di un problema di cadenza, non di conteggio. Rivedi il modo in cui dividi i conteggi del ciclo rispetto al conteggio fisico completo utilizzando la guida inconteggio ciclico rispetto all'inventario fisico. E se conteggi in più di una sede, ogni sede necessita del proprio conteggio con ambito e della propria revisione della varianza anziché di un numero combinato. Vedigestire l'inventario in più sedi Shopifyper la configurazione che lo rende pratico.

Per i concetti su cui si trova il conteggio delle scorte (disponibile, impegnato, disponibile), ilnozioni di base sulla gestione delle scortela guida è il giusto punto di partenza.

Fare tutto quanto sopra a mano (costruire un foglio cieco, inseguire i contatori per i loro numeri, quindi riscrivere tutto in Shopify) è un lavoro reale e ricorrente in ogni singolo ciclo. È il divario specificoStockCueè costruito per chiudersi. Su Starter e versioni successive, i conteggi delle scorte sono in modalità cieca e con ambito di posizione, con ricerca di codici a barre incorporata e nulla viene scritto su Shopify finché non hai esaminato la varianza sia in unità che in dollari e l'hai applicata deliberatamente.

Domande frequenti

Shopify dispone di una funzione di conteggio delle scorte integrata?

Non nell'amministrazione web. Prodotti → Inventario ti offre modifiche manuali della quantità ed esportazione/importazione CSV, che sono strumenti di riconciliazione piuttosto che un flusso di lavoro di conteggio guidato. In Shopify POS esiste una schermata di conteggio guidato: Quick Count viene fornito con un abbonamento POS Pro e consente al personale di scansionare o cercare prodotti su un dispositivo e inserire ciò che trova fisicamente.

Che cos'è un conteggio cieco e perché è importante?

Un conteggio cieco è quello in cui la persona che conta non vede la quantità registrata dal sistema mentre conta: vede solo il prodotto e inserisce ciò che è fisicamente lì. È importante perché vedere prima il numero atteso fa sì che le persone inconsciamente contino per raggiungerlo, soprattutto quando sono stanche o di fretta, il che cancella silenziosamente gli errori che un conteggio dovrebbe rilevare.

Come riconciliare una varianza dopo il conteggio delle scorte?

Confronta ciascuna quantità conteggiata con la cifra disponibile nel sistema, riconta qualsiasi cosa con uno scarto ampio o di valore elevato prima di toccare Shopify, quindi applica il numero confermato come rettifica utilizzando il codice motivo "Conteggio" in modo che la traccia di controllo mostri il motivo per cui è cambiato anziché passare a "Correzione" per impostazione predefinita.

Quanto tempo richiede il conteggio delle scorte dell'inventario Shopify?

Dipende da quanti SKU e posizioni stai contando e se stai eseguendo un conteggio ciclico di un sottoinsieme o un conteggio fisico completo di tutto in una volta. Un conteggio ciclico di alcune dozzine di SKU è un'attività che puoi completare tra un turno e l'altro; un conteggio fisico completo in un ampio catalogo multi-ubicazione è un progetto che pianifichi e che di solito pianifichi in una giornata di vendite lente.