Een Shopify-voorraadtelling uitvoeren

Je Shopify-beheerder zegt dat er tweeënveertig eenheden van een SKU bij de hand zijn. Er staan ​​er eenendertig op de plank. Niemand herinnert zich precies wanneer dat gat ontstond, alleen dat het er lang genoeg is geweest dat het daarbovenop gebouwde herschikkingspunt nu ook verkeerd is. Met een voorraadtelling dicht je dat gat: niet door harder te raden, maar door daadwerkelijk te tellen en te combineren wat je vindt.

Wat volgt is hoe je die telling daadwerkelijk kunt uitvoeren, van begin tot eind, met de eigen tools van Shopify of een app erbovenop. Als u nog niet hebt besloten of u voortschrijdende cyclustellingen of één volledige fysieke telling wilt uitvoeren, lees dan dit artikelcyclustelling versus fysieke inventaristen eerste: de stappen hier werken hoe dan ook hetzelfde.

Voordat je gaat tellen

Een telling die niet is voorbereid, verandert in een chaotische middag met dubbelgetelde planken en cijfers die niemand vertrouwt. Een paar beslissingen die van tevoren zijn genomen, lossen dat op.

Native Shopify-telling

Er is geen speciale knop 'start een voorraadtelling' in de Shopify-webbeheerder. Wat u in plaats daarvan krijgt, is voor algemene doeleinden: handmatige hoeveelheidsbewerkingen en CSV-import/export, die Shopify zelf omlijst als hulpmiddelen voor afstemmingnaeen telling in de winkel in plaats van een begeleide telworkflow. Drie manieren om ze te gebruiken:

1. Pas elk item handmatig aan.Producten → Voorraad → klik op de beschikbare hoeveelheid voor een locatie → voer het getelde aantal in met 'Instellen op' en kiesTeluit de vervolgkeuzelijst voor de aanpassingsreden in plaats van deze op de standaardwaarde 'Correctie' te laten staan. Dit werkt prima voor een korte lijst, maar schaalt niet verder dan enkele tientallen SKU's.
2. Gebruik de locatiebewuste voorraad-CSV.Producten → Voorraad → Exporteren geeft u een bestand met kolommen, waaronder Handle, SKU, Locatie en Voorhanden (huidig). Vul uw getelde aantallen in de kolom 'Voorhanden (nieuw)' in en importeer opnieuw. Dit is de praktische manier om een ​​telling van tientallen of honderden SKU's tegelijk af te stemmen. Verwar dit niet met de afzonderlijke productimport-CSV die wordt gebruikt voor het maken van producten, die een andere kolom gebruikt (Variantvoorraadaantal) en alleen van toepassing is op winkels met één locatie.
3. Als je persoonlijk verkoopt op Shopify POS, gebruik dan Quick Count.Quick Count wordt geleverd met een POS Pro-abonnement en komt het dichtst in de buurt van Shopify bij een begeleid telscherm. Schakel het eerst in Instellingen (of Verkoopkanalen) → Kassa → POS-apps/editor → schakel 'Start snel tellen' in. Open een product op het apparaat, tik op 'Snel tellen starten', scan een streepjescode of zoek op naam en voer het voorhanden aantal in. Het ondersteunt maximaal 1.000 varianten per sessie en meerdere apparaten tellen dezelfde locatie tegelijk. Shopify's eigen aanbevolen stroom is dat het personeel in de winkel kan tellen met Quick Count, terwijl iemand op het hoofdkantoor de daaruit voortvloeiende aanpassingen in de administratie beoordeelt en afstemt.

App-ondersteunde blinde tellingen

Geen van de bovenstaande native paden is standaard blind. Iedereen die een hoeveelheid handmatig bewerkt, kan het huidige beschikbare nummer direct naast het veld zien waarin ze typen, wat uitnodigt om te tellen voor wat er al op het scherm staat in plaats van voor wat er daadwerkelijk op de plank staat. Een blinde telling-workflow verbergt dat getal voor de toonbank totdat ze hun eigen cijfer hebben ingediend, zodat de vergelijking achteraf plaatsvindt, en niet terwijl ze zichzelf in het gangpad aan het twijfelen zijn.

Inventaris-apps van derden zijn waar deze workflow meestal op Shopify leeft: een blind invoerscherm, een barcodescan of opzoekstap, en een variantierapport dat automatisch wordt gegenereerd zodra de telling wordt gesloten, in plaats van een spreadsheet die u elke cyclus met de hand bouwt en afstemt.

Afstemming van afwijkingen

Nadat u de aantallen hebt geteld, is afstemming de vergelijkingsstap: de getelde hoeveelheid wordt afgezet tegen de door het systeem geregistreerde voorraad voor elke SKU binnen het bereik. Alles wat overeenkomt, sluit af en ga verder. Alles wat dat niet is, is een variantie, en niet elke variantie verdient een onmiddellijke afschrijving. Tel SKU's met een groot gat of hoge kosten per eenheid opnieuw voordat u Shopify aanraakt, aangezien een enkele mistelling of een getransponeerd cijfer zich kan voordoen als een echte discrepantie.

Als u zeker bent van het getelde getal, past u het toe als aanpassing en kiest u hetTelals reden, niet als standaardcorrectie. Dat onderscheid is later van belang: de aanpassingsgeschiedenis van Shopify toont de reden voor elke wijziging, en een winkel waar bij elke invoer 'Correctie' staat, vertelt je niets over waarom getallen zijn verplaatst als je een patroon probeert te traceren. Die geschiedenistabel per product bestrijkt de afgelopen 180 dagen (verdubbeld ten opzichte van 90 in november 2024); voor iets ouder, of voor een winkelbrede weergave die kan worden gefilterd op reden en locatie, gebruikt u in plaats daarvan het rapport Voorraadaanpassingswijzigingen.

Na de telling

Afsluiten is niet alleen maar cijfers toepassen. Het bepaalt wat de afwijkingen betekenen. Een handjevol kleine, verspreide verschillen tussen verder gezonde SKU's is een normaal geluid van krimp en schaptelling. Een patroon, zoals dezelfde SKU die elke cyclus afdrijft of elke variantie die in één richting verschuift, is de moeite waard om te onderzoeken in plaats van de volgende keer alleen maar opnieuw te corrigeren. Onze begeleidende gids ophet voorkomen van Shopify-voorraadverschillendoorloopt de gebruikelijke oorzaken, van het ontvangen van fouten tot onvoorwaardelijke conceptbestellingen.

De laatste stap is het plannen van de volgende. Als deze telling u vertelt dat uw huidige cadans niet vroeg genoeg op drift raakt, is dat een cadansprobleem en geen telprobleem. Bekijk opnieuw hoe u cyclustellingen opsplitst in een volledige fysieke telling met behulp van de begeleiding incyclustelling versus fysieke inventaris. En als u voor meer dan één locatie telt, heeft elke locatie een eigen telling en een eigen variantiebeoordeling nodig, in plaats van één gemengd getal. Ziehet beheren van de voorraad op meerdere Shopify-locatiesvoor de opstelling die dat praktisch maakt.

Voor de concepten vindt een voorraadtelling plaats bovenop (voorhanden, vastgelegd, beschikbaar), deBasisprincipes van voorraadbeheergids is het juiste startpunt.

Al het bovenstaande met de hand doen (een blind blad opbouwen, tellers op zoek gaan naar hun cijfers en vervolgens alles opnieuw in Shopify typen) is echt, elke cyclus terugkerende arbeid. Het is de specifieke kloofStockCueis gebouwd om te sluiten. Op Starter en hoger zijn de voorraadtellingen in de blinde modus en locatiegericht, met ingebouwde barcodezoekfunctie, en er wordt niets naar Shopify geschreven totdat je de variantie in zowel eenheden als dollars hebt bekeken en deze opzettelijk hebt toegepast.

Veelgestelde vragen

Heeft Shopify een ingebouwde functie voor voorraadtelling?

Niet in de webbeheerder. Producten → Voorraad biedt u handmatige hoeveelheidsbewerkingen en CSV-export/-import, wat afstemmingshulpmiddelen zijn in plaats van een begeleide telworkflow. Er bestaat een geleid telscherm in Shopify POS – Quick Count wordt geleverd met een POS Pro-abonnement waarmee medewerkers producten op een apparaat kunnen scannen of zoeken en kunnen invoeren wat ze fysiek vinden.

Wat is een blinde telling en waarom is het belangrijk?

Bij een blinde telling ziet de persoon die telt tijdens het tellen niet de door het systeem geregistreerde hoeveelheid; hij ziet alleen het product en voert in wat er fysiek aanwezig is. Het is belangrijk omdat het zien van het verwachte getal er als eerste voor zorgt dat mensen er onbewust mee tellen, vooral als ze moe of gehaast zijn, waardoor stilletjes de fouten worden uitgewist die een telling zou moeten opvangen.

Hoe kan ik een afwijking afstemmen na een voorraadtelling?

Vergelijk elke getelde hoeveelheid met het beschikbare cijfer van het systeem, tel alles met een grote of hoge waarde voordat u Shopify aanraakt en pas vervolgens het bevestigde aantal toe als een aanpassing met behulp van de redencode 'Aantal', zodat het audittraject laat zien waarom het is gewijzigd in plaats van standaard op 'Correctie' te staan.

Hoe lang duurt een voorraadtelling van Shopify-voorraad?

Het hangt ervan af hoeveel SKU's en locaties u telt en of u een cyclustelling van een subset uitvoert of een volledige fysieke telling van alles in één keer. Een cyclustelling van enkele tientallen SKU's is een taak die u tussen de diensten door kunt voltooien; een volledige fysieke telling van een grote catalogus met meerdere locaties is een project dat u plant en meestal plant rond een langzame verkoopdag.