Hoe u voorraadverschillen kunt voorkomen

Je Shopify-beheerder zegt dat je 42 eenheden van een SKU hebt. Er staan ​​er 37 op de plank. Niemand heeft van de ene op de andere dag vijf kaarsen gestolen. Iets in uw proces heeft ertoe geleid dat de cijfers uiteendrijven, en als u eenmaal weet waar u moet zoeken, is een discrepantie niet langer een mysterie, maar een korte lijst met gebruikelijke verdachten.

Dit bericht gaat over deze oorzaken en de procesoplossingen die ervoor zorgen dat deze niet meer voorkomen. Het helpt u niet bij het uitvoeren van een telling of het loggen van een enkele aanpassing (die hebben hun eigen handleidingen, hieronder gelinkt); deze gaat over waarom het nummer verkeerd was voordat je ooit het telscherm opende.

Waarom er discrepanties ontstaan

Shopify houdt drie cijfers bij per product per locatie: Beschikbaar, Toegezegd en Niet beschikbaar. Bij de hand is slechts de som van de drie. Een discrepantie betekent dat een van die drie van de werkelijkheid is afgedwaald zonder dat iemand het op dat moment heeft opgemerkt: een bestelling waarvoor voorraad had moeten worden gereserveerd, deed dat niet, een retourzending die niet had moeten worden aangevuld, deed dat wel, of een zending die arriveerde, werd nooit geregistreerd. Elke onderstaande oorzaak is een specifieke manier waarop dit gebeurt.

Oververkoop en synchronisatievertraging

Conceptbestellingen zijn de meest voorkomende blinde vlek. Shopify verplaatst de items van een conceptbestelling niet naar Vastgelegd, tenzij iemand expliciet op 'Voorraad reserveren' klikt. Totdat dat gebeurt, blijven de eenheden volledig beschikbaar en verkoopbaar via uw winkel, terwijl u ze tegelijkertijd prijsgeeft aan een telefonische klant. Als uw team telefoon- of groothandelsbestellingen als concepten opbouwt zonder reservering, verkoopt u uiteindelijk dezelfde eenheid twee keer.

De andere synchronisatiegerelateerde oorzaak is structureel en is geen fout die iemand maakt: een enkele Shopify-locatie bevat één hoeveelheid per product, en als meer dan één kanaal of app naar dat nummer schrijft, kan het schrijven van het ene kanaal achterblijven of overlappen met het schrijven van een ander. Dit is geen gedocumenteerde Shopify-waarschuwing. Het is een gevolg van de manier waarop het voorraadmodel werkt.

Als u bundels of kits verkoopt, voeg dan nog een regel toe aan uw verdachtenlijst: of het verkopen van een bundel daadwerkelijk de voorraad van elk onderdeel verlaagt, is het echt de moeite waard om in uw eigen winkel te bevestigen. Secundaire bronnen zijn het niet eens over het standaardgedrag, en we gaan er hier niet naar raden. Controleer het rechtstreeks in plaats van aan te nemen dat het een van beide kanten opgaat.

Fouten ontvangen

"Ontvangen" is een van Shopify's eigen ingebouwde aanpassingsredenen, die je vertelt dat Shopify verwacht dat het ontvangen van fouten vaak genoeg voorkomt om expliciet te benoemen. De gebruikelijke versie: een doos van 24 wordt tijdens een haast als 20 geteld, of een zending bedoeld voor uw magazijnlocatie wordt in plaats daarvan geregistreerd op uw winkellocatie. Geen van beide blijkt fout te zijn tot de volgende telling.

Een stillere versie gebeurt in bulktools. Shopify heeft twee verschillende voorraadgerelateerde CSV's die gemakkelijk te verwarren zijn: de kolom 'Variantvoorraadaantal' van de productexport-CSV en de kolom 'Voorhanden (nieuw)' van de speciale voorraad-CSV. Ze zijn niet uitwisselbaar. Als u ze tijdens een ontvangende update door elkaar haalt, kunt u stilletjes goede nummers overschrijven met verouderde nummers.

De rendementen worden omgekeerd ontvangen en brengen hetzelfde risico met zich mee. Het selectievakje 'Voorraad opnieuw bevoorraden' bij het annuleren van een bestelling en het selectievakje 'Artikelen opnieuw bevoorraden' bij restituties zijn beide standaard ingeschakeld, dus een medewerker die een restitutie verwerkt voor een beschadigd of onverkoopbaar artikel, zonder na te denken het vinkje uit te zetten, voegt onverkoopbare voorraad meteen weer toe aan Beschikbaar. Dat is een discrepantie die er in het systeem prima uitziet en verkeerd is op het moment dat iemand het probeert te verkopen.

Fouten bij handmatige aanpassing

De redenen voor voorraadaanpassing van Shopify zijn Correctie, Aantal, Ontvangen, Aanvulling retour, Beschadigd, Diefstal of verlies, en Promotie of donatie, en Correctie is de standaardselectie. Een winkel waar het personeel de reden altijd op de standaardwaarde laat staan, heeft een volledig audittraject van veranderende cijfers, maar geen registratie van waarom, wat het veroorzaken van een terugkerende discrepantie zes weken later veel moeilijker maakt. Het kiezen van de werkelijke reden duurt vijf extra seconden en bespaart u giswerk.

Retentie is ook belangrijk. De aanpassingsgeschiedenis van elk product bestrijkt de afgelopen 180 dagen op de productpagina (Shopify heeft dit verdubbeld ten opzichte van 90 dagen in november 2024). Voor iets ouder of een winkelbrede weergave gaat het rapport Voorraadaanpassingswijzigingen verder terug en kan worden gefilterd op SKU, locatie, medewerker, app en reden.

Voor de werking van het correct uitvoeren van een enkele aanpassing (welk UI-pad, welke reden om te kiezen, hoe de audit trail dit registreert) zie onzegids voor het aanpassen van de voorraad in Shopify. Dit bericht gaat over waarom de verkeerde aanpassing überhaupt gebeurt, niet over hoe je een correcte aanpassing maakt.

Diefstal en krimp

Diefstal of verlies is wederom een van de door Shopify zelf genoemde aanpassingsredenen: bewijs dat krimp wordt behandeld als een verwachte, opneembare gebeurtenis, en niet als een randgeval. Preventie is hier meestal operationeel, niet een Shopify-instelling: stem de krimp af op een specifieke telling in plaats van op een lopende schatting, en log deze onder de werkelijke reden, zodat een patroon later verschijnt in plaats van te verdwijnen in 'Correctie'.

Preventiechecklist

Niets hiervan heeft nieuwe software nodig om dit op te lossen. Er zijn een aantal gewoonten nodig die consequent worden toegepast:

Handmatige afstemming werkt totdat u dit patroon handmatig over tientallen SKU's per maand volgt. Dat is meestal het punt waarop winkels naar een speciale inventaris-app kijken in plaats van naar een spreadsheet en een opgeslagen filterweergave.StockCueis van ons - de onderstaande auditlog-export is het deel dat van belang is voor dit specifieke probleem.

Veelgestelde vragen

Waarom komt mijn Shopify-voorraadtelling nooit overeen met wat er op de plank ligt?

Omdat het Voorhanden-nummer van Shopify alleen weergeeft wat er volgens het systeem is gebeurd, en niet wat fysiek waar is. Discrepanties komen voort uit een korte lijst met gebruikelijke verdachten: niet-gereserveerde conceptbestellingen, restituties waarmee beschadigde goederen stilletjes worden aangevuld, ontvangsttellingen die op de verkeerde plaats zijn ingevoerd, of krimp die niemand heeft geregistreerd. Een regelmatige voorraadtelling is wat de kloof tussen de twee opvangt.

Kan oververkoop voorraadverschillen veroorzaken in Shopify?

Ja. Conceptbestellingen verminderen de beschikbare voorraad niet, tenzij u deze expliciet reserveert, zodat dezelfde eenheden opnieuw via uw online winkel kunnen worden verkocht voordat het concept is voltooid. Meerdere verkoopkanalen of apps die naar hetzelfde voorraadrecord schrijven, kunnen ook vertraging oplopen of conflicteren, waardoor een oververkoop ontstaat die later handmatig moet worden gecorrigeerd.

Hoe zorgen ontvangstfouten ervoor dat de voorraad afwijkt?

Een verkeerd geteld vakje, een zending die op de verkeerde locatie is geregistreerd of een hoeveelheid die in de verkeerde CSV-kolom is getypt, duwen allemaal een nummer naar Shopify dat niet overeenkomt met wat er daadwerkelijk is aangekomen. Shopify heeft twee afzonderlijke voorraadgerelateerde CSV's met verschillende kolomnamen, en het door elkaar halen ervan tijdens een bulkupdate is een veelvoorkomende, vermijdbare bron van drift.

Wat is de snelste manier om erachter te komen waar een discrepantie vandaan komt?

Begin met Shopify's rapport Voorraadaanpassingswijzigingen, dat u kunt filteren op SKU, locatie, medewerker, app en reden van aanpassing. De eigen aanpassingsgeschiedenis van elk product toont ook de afgelopen 180 dagen rechtstreeks op de productpagina, wat meestal voldoende is om te zien op welke dag er iets mis is gegaan.

Voor de basisprincipes waarop dit bericht voortbouwt, begint u met onzeBasisprincipes van voorraadbeheergids.