Shopify-voorraadaanpassing: hoe en wanneer

De retourzending van een klant komt terug met een gebarsten deksel. Een medewerker vertelt op een langzame middag een plank en vindt drie eenheden minder dan het systeem laat zien. Een leverancier verzendt twee extra eenheden als gebaar van goede wil. Geen van deze routes loopt via de normale orderpijplijn van Shopify. Niemand heeft een bestelling geplaatst, er is niets uitgevoerd, dus het voorraadnummer klopt niet totdat iemand Shopify rechtstreeks vertelt. Die directe correctie is een voorraadaanpassing, en Shopify geeft je zeven manieren om te zeggen waarom je er een hebt gemaakt.

Dit behandelt wat een aanpassing daadwerkelijk verandert, de ingebouwde redencodes, hoe u er een kunt maken in de admin, wanneer een aanpassing het juiste hulpmiddel is in plaats van een volledige telling, en wat de audit trail onthoudt. Er wordt van uitgegaan dat u het verschil al kent tussen aanwezig, beschikbaar en toegewijd. Als je dat niet doet,hoe de tracking van Shopify werktdekt dat eerst.

Wat is een aanpassing?

Een aanpassing is een handmatige wijziging van het voorraadnummer van een variant op een specifieke locatie, buiten de normale orderverwerking-retourcyclus. U kunt Voorhanden of Beschikbaar rechtstreeks aanpassen, en Voorhanden verplaatst Beschikbaar met dezelfde hoeveelheid, omdat Vastgelegd en Niet-beschikbaar niet door een handmatige bewerking worden gewijzigd. U kunt voorraad ook verplaatsen naar of uit een substaat Niet beschikbaar (Beschadigd, Kwaliteitscontrole, Veiligheidsvoorraad of Overig) door een herkomst- en een bestemmingsstatus te kiezen, en Shopify registreert de beweging daartussen.

Eén ding kunt u niet doen: direct Composed instellen. Het verandert alleen als neveneffect van bestellingen, gereserveerde concepten en overdrachten.

Redenen voor native aanpassing

Elke aanpassing vraagt om een reden. Shopify's ingebouwde lijst:

Het kiezen van de specifieke reden in plaats van elke keer weer standaard Correction te gebruiken, maakt het audittraject later nuttig. 'Correctie' vertelt u dat de aandelen zijn verplaatst, en niet waarom, waardoor het moeilijker wordt om de oorzaak van een terugkerend probleem te achterhalen.

Hoe aan te passen in de admin

1. Ga naar Producten → Voorraad.Als u meer dan één locatie beheert, selecteert u eerst de locatie die u aanpast.
2. Klik op het aantal dat u wilt wijzigen— Bij de hand of Beschikbaar voor de betreffende variant.
3. Kies Instellen op of Aanpassen op.Ingesteld op vervangt het nummer volledig; Aanpassen door een delta op te tellen of af te trekken — meestal de veiligere keuze als u weet hoeveel eenheden er zijn veranderd.
4. Kies een redenuit de vervolgkeuzelijst hierboven.
5. Redden.De verandering is onmiddellijk en verschijnt meteen in de aanpassingsgeschiedenis van die variant.

Voor meer dan een handvol varianten tegelijk kunt u met de bulkinventariseditor en de voorraad-CSV hoeveelheden op schaal aanpassen in plaats van met één klik tegelijk. Dat is handig na een magazijnverhuizing, hoewel de details van de redencodes op die schaal grover zijn.

Aanpassing versus voorraadtelling

Een aanpassing en een voorraadtelling lossen verschillende problemen op, ook al eindigt een telling meestal in een reeks aanpassingen. Een aanpassing is een gerichte oplossing: bij één variant weet je al wat er is gebeurd (beschadigd, ontvangen, retour teruggekomen). Een voorraadtelling is systematisch: u vergelijkt een deel of de gehele catalogus met wat Shopify heeft geregistreerd, zonder noodzakelijkerwijs van tevoren te weten waar de cijfers het niet eens zullen zijn, en verzoent de verschillen zodra u dat doet.

Als u vermoedt dat slechts één SKU niet actief is, is een aanpassing meestal voldoende. Als u uw cijfers al een tijdje niet heeft geverifieerd, is dat een klusje vooreen correcte voorraadtellingin plaats van je een weg te banen door een gok.

Het audittraject

Elke aanpassing wordt geregistreerd. Van de variant van een product heeft de sectie Voorraad een link 'Aanpassingsgeschiedenis bekijken' met de datum, activiteit, wie of wat de wijziging heeft aangebracht, en de resulterende cijfers voor Niet beschikbaar, Vastgelegd, Beschikbaar, Voorhanden en Binnenkomend voor dat item.

Die periode van 180 dagen is een tabellimiet per product, per variant, en geen harde grens over hoe ver de onderliggende gegevens teruggaan. Shopify verdubbelde deze ten opzichte van 90 dagen in november 2024. Voor een langere terugblik of een winkelbrede weergave in plaats van één variant tegelijk, bestrijkt het rapport Wijzigingen voorraadaanpassing een breder bereik, filterbaar op SKU, locatie, medewerker, app en reden.

Het controleren van dat rapport per product is precies het soort onderhoud dat wordt overgeslagen zodra een catalogus voorbij enkele tientallen SKU's groeit. Het maakt deel uit van de reden waarom we hebben gebouwdStockCueom één spoor bij te houden van bonnen, tellingen en op waarschuwingen gebaseerde wijzigingen.

Aanpassingen die om dezelfde reden terugkomen op dezelfde SKU's zijn een symptoom dat de moeite waard is om te achtervolgen. Ziehet voorkomen van voorraadverschillenvoor gemeenschappelijke grondoorzaken. Voor de concepten onder dit alles, begin metBasisprincipes van voorraadbeheer.

Veelgestelde vragen

Hoe pas ik de voorraad handmatig aan in Shopify?

Ga naar Producten → Voorraad, selecteer de locatie als u er meer dan één heeft en klik op het nummer in de kolom Voorhanden of Beschikbaar voor de variant die u wilt wijzigen. Kies Instellen op voor een absoluut getal of Aanpassen op voor een delta, kies een reden uit de vervolgkeuzelijst en sla op.

Welke redencodes biedt Shopify voor een voorraadaanpassing?

Correctie (de standaardwaarde), Aantal, Ontvangen, Retouraanvulling, Beschadigd, Diefstal of verlies, en Promotie of donatie. Er geldt een afzonderlijke lijst met redenen voor de status Niet beschikbaar (beschadigd, kwaliteitscontrole, veiligheidsvoorraad en dergelijke) als u voorraad naar of uit de status Niet beschikbaar verplaatst, in plaats van de optie Voorhanden rechtstreeks aan te passen.

Wat is het verschil tussen een voorraadaanpassing en een voorraadtelling?

Een aanpassing is een enkele, gerichte bewerking van één variant om één bekende reden: de voorraad is aangekomen, een artikel is beschadigd, er is een retourzending teruggekomen. Een voorraadtelling is een systematische hertelling van veel of al uw SKU's ten opzichte van wat Shopify heeft geregistreerd, die vervolgens wordt afgestemd door middel van een reeks aanpassingen zodra u weet waar de cijfers het niet eens zijn.

Kan ik een geschiedenis zien van wie de voorraad heeft aangepast en wanneer?

Ja. De variant van elk product heeft een scherm Aanpassingsgeschiedenis bekijken met de datum, activiteit, wie of wat de wijziging heeft aangebracht, en de resulterende cijfers voor Niet beschikbaar, Vastgelegd, Beschikbaar, Beschikbaar en Binnenkomend, die 180 dagen teruggaan. Voor iets ouder, of voor een winkelbrede weergave in plaats van één variant tegelijk, bestrijkt het rapport Voorraadaanpassingswijzigingen een groter bereik en kan worden gefilterd op SKU, locatie, medewerker, app en reden.