Basisprincipes van voorraadbeheer

De meeste Shopify-verkopers beginnen niet met een voorraadsysteem. Ze beginnen met een productlijst, een globaal idee van wat er wordt verkocht en de gewoonte om de administratie te controleren als iets niet goed voelt.

Dat werkt voor de eerste twaalf SKU's. Het werkt ergens tussen de 20 en 40 niet meer: ​​twee leveranciers hanteren verschillende doorlooptijden, één product verkoopt drie keer sneller dan de rest, en 'controleren wanneer het laag voelt' verandert in een klant die je vertelt dat je geen voorraad meer hebt voordat je dashboard dat doet.

Wat volgt is de discipline die de gewoonte vervangt: de woordenschat en concepten die je nodig hebt voordat een van de specifieke tools van Shopify zinvol wordt, en een kaart van waar elk stuk zich in de rest van deze serie bevindt. Voor Shopify's eigen smaak van deze ideeën – de exacte termen die Shopify gebruikt: SKU’s, varianten, locaties – ziewat Shopify-voorraadbeheer specifiek betekent.

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer is de discipline om te weten welke voorraad u heeft, waar al over gesproken is en wat u vervolgens moet bestellen, zodat u genoeg heeft om te verkopen zonder dat u contant geld vastlegt in de voorraad die nog maar net staat. Het leeft tussen twee kosten die in tegengestelde richtingen trekken. Als u te mager bent, raakt uw voorraad op – u verliest de verkoop en vaak ook de klant. Run te zwaar en het geld ligt op een plank die de advertentie-uitgaven van volgende maand of uw volgende productlijn had kunnen financieren.

Voorraadbeheer, de engere taak van het nauwkeurig bijhouden van tellingen en locaties, is een onderdeel van voorraadbeheer en geen vervanging daarvoor. Een winkel kan perfect nauwkeurige tellingen hebben en toch slechte bestelbeslissingen nemen. Management omvat de hele cyclus: vraag voorspellen, de juiste hoeveelheid op het juiste moment bestellen, deze nauwkeurig volgen terwijl deze beweegt, en gebruiken wat u leert om de volgende keer beter te voorspellen.

Waarom het ertoe doet

De twee faalmodi kosten u anders. Stockouts zijn zichtbaar: op een productpagina staat 'uitverkocht', een klant vraagt ​​wanneer het terug is, en als u advertenties voor dat product weergeeft, betaalt u om verkeer naar een pagina te sturen die geen conversies kan genereren. Overstock is stiller. Niemand klaagt dat je ergens te veel van hebt; de kosten verschijnen later, als contant geld, opslag die optelt, en een afwaardering over maanden wanneer de SKU stopt met verkopen voor de volledige prijs.

Geen van beide faalwijzen gaat echt over het aandeel zelf. Het gaat om de beslissing die u daar heeft gebracht - geen formele manier om te weten wanneer u opnieuw moet bestellen, of een beslissing om opnieuw te bestellen die is genomen op basis van een voorgevoel in plaats van uw werkelijke verkooppercentage. De rest van deze gids gaat over het vervangen van het voorgevoel.

Kernconcepten

Voordat je de voorraad goed kunt beheren, heb je een gedeeld vocabulaire nodig voor wat een voorraadnummer eigenlijk betekent. De meeste systemen, inclusief Shopify, houden een versie van deze ideeën bij:

• Bij de hand– de fysieke eenheden die je daadwerkelijk hebt, die zich in een magazijn of op een plank bevinden, ongeacht of ze momenteel verkoopbaar zijn of niet.
• Beschikbaar– de subset van voorhanden aandelen die u nu daadwerkelijk kunt verkopen, zodra alles waarover al is gesproken, opzij is gezet.
• Toegewijd of toegewezen— eenheden die van jou zijn maar al gekoppeld zijn aan een bestelling, reservering of overdracht, zodat ze niet beschikbaar zijn om aan de volgende klant te verkopen.
• Inkomend— voorraad die onderweg is van een leverancier of een andere locatie, maar nog niet is aangekomen, en dus pas verkocht kan worden als het zover is.

Deze toestanden zijn voortdurend met elkaar in wisselwerking: bij een bestelling wordt de voorraad verplaatst van beschikbaar naar vastgelegd, bij een zending wordt de voorraad verplaatst van inkomend naar voorhanden. De exacte triggers zijn specifiek voor het platform waarop u zich bevindt. Voor de precieze versie van Shopify, ziehoe het volgsysteem van Shopify daadwerkelijk werkt.

Nog twee concepten die de moeite waard zijn om te weten: doorlooptijd (dagen tussen het plaatsen van een bestelling en het hebben van bruikbare voorraad) en het bestelpunt (het niveau waarop u opnieuw moet bestellen, zodat er nieuwe voorraad arriveert voordat deze op is). We behandelen de volledige formule, met een uitgewerkt voorbeeld, inde herschikkingspuntformule.

Controlemethoden

Hoe u beslist wanneer en hoeveel u bestelt, is een keuze, geen standaard. Een paar standaardbenaderingen, in grofweg oplopende volgorde van bespaarde handmatige inspanning:

• Periodieke beoordeling— Controleer de voorraad volgens een schema en bestel op een bepaald niveau. Eenvoudig, maar de kloof tussen de controles is een blinde vlek.
• Eeuwigdurende tracking— De voorraadniveaus worden bij elke verkoop bijgewerkt, zodat u altijd het huidige aantal kent. Wat de meeste e-commerceplatforms, inclusief Shopify, standaard doen zodra tracking is ingeschakeld.
• ABC-classificatie– producten beoordelen op inkomstenbijdrage (A, B, C) en meer aandacht besteden – strengere herschikkingspunten, frequentere beoordelingen – op het A-niveau.
• Just-in-time bestellen— bestel dichtbij het moment waarop u voorraad nodig heeft in plaats van een grote buffer aan te houden, waarbij u lagere voorraadkosten inruilt voor meer blootstelling aan een late verzending.

De meeste kleine winkels voeren uiteindelijk een permanente tracking uit met een informele ABC-splitsing, zonder ooit een van beide te noemen. Door het een naam te geven, weet u alleen waar u meer aandacht aan moet besteden.

Statistieken die het waard zijn om te weten

Een handvol cijfers maakt van 'de inventaris voelt goed' aan in iets dat u daadwerkelijk kunt controleren. Hetgene waar de meeste winkels als eerste naar streven, is de omzet: het aantal keren dat u in een bepaalde periode via uw gemiddelde voorraad verkoopt:

Voorraadomzet = kosten van verkochte goederen ÷ gemiddelde voorraadwaarde

Een hoger getal betekent doorgaans dat het kapitaal sneller beweegt; een lager getal betekent dat de aandelen langer staan ​​dan nodig is. Wat als ‘gezond’ geldt, varieert enorm per categorie (een kruideniersartikel en een meubelstuk hebben niets met elkaar gemeen op dit vlak), dus behandel elke specifieke benchmark die je elders leest met enige scepsis, tenzij het voor jouw exacte categorie geldt.

De omzet is een van de vele zaken die de moeite waard zijn om daarnaast te volgen: het doorverkooppercentage, het aantal dagen dat er voorraad is, het voorraadpercentage. We geven elk zijn eigen formule en hoe een redelijk bereik eruit zietde statistieken die het waard zijn om bij te houdenen bespreek waar u de onderliggende cijfers daadwerkelijk uit Shopify kunt halenwaar je die nummers kunt vinden in Shopify.

Veelvoorkomende fouten

De meeste inventarisproblemen zijn geen systeemfouten; het zijn dezelfde handvol gewoonten die zich in verschillende winkels herhalen:

Waar moet ik heen?

Alles daarboven is de algemene discipline. De rest van deze serie is Shopify's specifieke versie ervan – waar elk concept daadwerkelijk in de admin leeft en hoe je het van dag tot dag kunt uitvoeren:

• Wat Shopify-voorraadbeheer specifiek betekent- Shopify's eigen vocabulaire.
• Hoe het volgsysteem van Shopify daadwerkelijk werkt– de staatsmachine achter de vier cijfers.
• Tracking inschakelen in uw winkel— de stapsgewijze installatie.
• Het runnen van meer dan één locatie— locaties, overdrachten, uitvoeringsprioriteit.
• Voorraadniveaus correct aanpassen– inheemse redencodes, goed gedaan.
• De statistieken die het waard zijn om bij te houden— omzet, doorverkoop, aantal dagen voorraad, voorraadpercentage.
• Waar u deze nummers kunt vinden in Shopify— de oorspronkelijke rapporten, scherm voor scherm.
• Het uitvoeren van een voorraadtelling– voorbereiden door verzoening.
• Cyclustelling versus een volledige fysieke telling— welke werkwijze bij jouw winkel past.
• Het voorkomen van discrepanties voordat ze beginnen– grondoorzaken, niet alleen oplossingen.
• Een praktijkchecklist om jezelf aan te toetsen– als je de rest eenmaal hebt gelezen.

Dat alles met de hand doorlezen werkt – totdat het aantal SKU's en leveranciers groter wordt dan wat één persoon in zijn hoofd kan houden. Dat is waar software zoalsStockCueverdient zijn geld: bestelpunten opnieuw berekend op basis van uw werkelijke verkoopsnelheid, gemarkeerd voordat uw voorraad op is.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen voorraadbeheer en voorraadbeheer?

Voorraadbeheer is de volledige discipline: het voorspellen van de vraag, beslissen wat en wanneer er moet worden besteld, en het volgen van de voorraad terwijl deze beweegt. Voorraadbeheer is de beperktere taak van het accuraat houden van tellingen en locaties. Controle is een onderdeel van het management en geen vervanging ervan: een winkel kan perfecte cijfers hebben en toch slechte bestelbeslissingen nemen.

Wat zijn de belangrijkste soorten voorraadbeheermethoden?

De meest voorkomende zijn periodieke beoordeling (controleren van de voorraad volgens een schema en bestellen volgens een bepaald doel), permanente tracking (tellingen worden automatisch bijgewerkt bij elke verkoop), ABC-classificatie (producten beoordelen op basis van omzetbijdrage en dienovereenkomstig prioriteit geven aan de aandacht) en just-in-time bestellen (de voorraad arriveert dichtbij het moment waarop deze nodig is in plaats van als buffer te dienen).

Wat is een herschikkingspunt, in één zin?

Een bestelpunt is het voorraadniveau waarop u een nieuwe bestelling moet plaatsen, zodat de vervangende voorraad arriveert voordat deze op is, berekend op basis van uw gemiddelde verkooppercentage, de doorlooptijd van uw leverancier en een veiligheidsbuffer.

Hebben kleine Shopify-winkels formele voorraadbeheersoftware nodig?

Niet meteen: een spreadsheet en een consistente beoordelingsgewoonte bestrijken de meeste winkels onder ongeveer 30 SKU's. Als u tientallen SKU's van leveranciers met verschillende doorlooptijden bijhoudt, bespaart software die bestelpunten berekent en een lage voorraad signaleert automatisch meer tijd dan het kost.