Fundamentos de gerenciamento de estoque

A maioria dos comerciantes do Shopify não começa com um sistema de estoque. Eles começam com uma lista de produtos, uma noção aproximada do que está vendendo e o hábito de verificar o administrador quando algo parece baixo.

Isso funciona para os primeiros doze SKUs. Ele para de funcionar entre 20 e 40 - dois fornecedores executando prazos de entrega diferentes, um produto vendendo três vezes mais rápido que o resto e "verificando quando parece baixo" transformando-se em um cliente informando que você está sem estoque antes do seu painel.

O que se segue é a disciplina que substitui o hábito: o vocabulário e os conceitos necessários antes que qualquer ferramenta específica do Shopify faça sentido e um mapa de onde cada peça fica no restante desta série. Para conhecer essas ideias do Shopify - os termos exatos que o Shopify usa: SKUs, variantes, locais - consulteo que significa especificamente gerenciamento de estoque do Shopify.

O que é gerenciamento de estoque?

O gerenciamento de estoque é a disciplina de saber qual estoque você tem, o que já está negociado e o que você precisa pedir em seguida, para que você tenha o suficiente para vender sem gastar dinheiro em estoque que está parado. Vive entre dois custos que seguem direções opostas. Se você for muito enxuto, acabará com o estoque – você perde a venda e, muitas vezes, o cliente junto com ela. O custo é muito pesado e o dinheiro fica em uma prateleira que poderia ter financiado os gastos com publicidade do próximo mês ou sua próxima linha de produtos.

O controle de estoque, a tarefa mais restrita de rastrear contagens e locais com precisão, é uma parte do gerenciamento de estoque, e não um substituto para ele. Uma loja pode ter contagens perfeitamente precisas e ainda assim tomar decisões erradas sobre pedidos. A gestão é o ciclo completo: prever a demanda, solicitar a quantidade certa no momento certo, acompanhar com precisão enquanto ela se move e usar o que você aprendeu para prever melhor na próxima vez.

Por que é importante

Os dois modos de falha têm custos diferentes. As rupturas de estoque são visíveis - a página de um produto diz “esgotado”, um cliente pergunta quando ele está de volta e, se você estiver veiculando anúncios para esse produto, estará pagando para enviar tráfego para uma página que não pode ser convertida. Overstock é mais silencioso. Ninguém reclama que você tem alguma coisa demais; o custo aparece mais tarde, como dinheiro empatado, armazenamento que aumenta e uma redução daqui a alguns meses, quando o SKU parar de ser vendido pelo preço total.

Nenhum dos modos de falha tem realmente a ver com o estoque em si. É sobre a decisão que o levou até lá – nenhuma maneira formal de saber quando fazer um novo pedido ou uma decisão de novo pedido tomada a partir de um palpite, em vez de sua taxa real de vendas. O restante deste guia é sobre como substituir o palpite.

Conceitos Básicos

Antes de poder gerenciar bem o estoque, você precisa de um vocabulário compartilhado sobre o que um número de estoque realmente representa. A maioria dos sistemas, incluindo o Shopify, rastreia uma versão dessas ideias:

• Disponível- as unidades físicas que você realmente possui, guardadas em um depósito ou em uma prateleira, sejam ou não vendáveis.
• Disponível- o subconjunto de estoque disponível que você pode realmente vender agora, uma vez que tudo o que já foi anunciado for reservado.
• Comprometido ou alocado— unidades que são suas, mas já vinculadas a um pedido, reserva ou transferência, portanto não estão disponíveis para venda ao próximo cliente.
• Entrada— estoque que está vindo de um fornecedor ou de outro local, mas ainda não chegou, portanto não pode ser vendido até que chegue.

Esses estados interagem constantemente: um pedido move o estoque de disponível para comprometido, uma remessa move o estoque de entrada para disponível. Os gatilhos exatos são específicos da plataforma em que você está. Para a versão precisa do Shopify, consultecomo o sistema de rastreamento do Shopify realmente funciona.

Mais dois conceitos que vale a pena conhecer: lead time (dias entre fazer um pedido e ter estoque utilizável) e ponto de reabastecimento (o nível em que você precisa fazer um novo pedido para que o novo estoque chegue antes que acabe). Cobrimos a fórmula completa, com um exemplo prático, ema fórmula do ponto de novo pedido.

Métodos de controle

Como você decide quando e quanto pedir é uma escolha, não um padrão. Algumas abordagens padrão, em ordem crescente de esforço manual economizado:

• Revisão periódica— verificar o estoque de acordo com uma programação e fazer o pedido até um nível-alvo. Simples, mas a lacuna entre as verificações é um ponto cego.
• Rastreamento perpétuo— os níveis de estoque são atualizados a cada venda, para que você sempre saiba o número atual. O que a maioria das plataformas de comércio eletrônico, incluindo o Shopify, fazem por padrão quando o rastreamento está ativado.
• Classificação ABC— classificar os produtos por contribuição de receita (A, B, C) e dedicar mais atenção — pontos de pedido mais restritos, revisão mais frequente — ao nível A.
• Pedidos just in time— faça o pedido próximo ao momento em que você precisa de estoque, em vez de manter um grande buffer, negociando custos de manutenção mais baixos por mais exposição a uma remessa atrasada.

A maioria das pequenas lojas acaba executando um rastreamento perpétuo com uma divisão ABC informal, sem nunca nomear nenhuma delas. Nomeá-lo apenas indica onde você deve dedicar mais atenção.

Métricas que vale a pena conhecer

Alguns números transformam “o estoque parece bom” em algo que você pode realmente verificar. O que a maioria das lojas alcança primeiro é a rotatividade – quantas vezes você vende através de seu estoque médio em um determinado período:

Rotatividade de estoque = Custo dos produtos vendidos ÷ Valor médio do estoque

Um número mais elevado significa geralmente que o capital está a mover-se mais rapidamente; um número mais baixo significa que o estoque está parado por mais tempo do que o necessário. O que é considerado “saudável” varia enormemente por categoria (um item de mercearia e uma peça de mobiliário não têm nada em comum nesta métrica), por isso trate qualquer referência específica que você leia em outro lugar com algum ceticismo, a menos que seja para a sua categoria exata.

O faturamento é um dos vários que vale a pena acompanhar: taxa de vendas, dias de estoque, taxa de ruptura de estoque. Damos a cada um sua própria fórmula e como é um intervalo razoável emas métricas que vale a pena acompanhare abordaremos onde realmente extrair os números subjacentes de dentro do Shopify emonde encontrar esses números no Shopify.

Erros Comuns

A maioria dos problemas de estoque não são falhas de sistema – são os mesmos hábitos que se repetem em diferentes lojas:

Para onde ir em seguida

Tudo acima é a disciplina geral. O resto desta série é a versão específica do Shopify - onde cada conceito realmente reside no administrador e como executá-lo no dia a dia:

• O que significa especificamente gerenciamento de estoque do Shopify— Vocabulário próprio do Shopify.
• Como o sistema de rastreamento do Shopify realmente funciona– a máquina de estado por trás dos quatro números.
• Ativando o rastreamento em sua loja- a configuração passo a passo.
• Executando mais de um local— locais, transferências, prioridade de cumprimento.
• Ajustando os níveis de estoque corretamente— códigos de razão nativos, bem feitos.
• As métricas que vale a pena acompanhar— giro, sell-through, dias de estoque, taxa de ruptura.
• Onde encontrar esses números no Shopify— os relatórios nativos, tela por tela.
• Executando uma contagem de estoque- preparação por meio da reconciliação.
• Contagem cíclica versus contagem física completa- qual método se adapta à sua loja.
• Prevenindo discrepâncias antes que elas comecem– causas raízes, não apenas soluções.
• Uma lista de verificação de práticas para se auditar- depois de ler o resto.

Ler tudo isso manualmente funciona - até que a contagem de SKU e a contagem de fornecedores superem o que uma pessoa pode ter em mente. É aí que softwares comoStockCueganha seu sustento: pontos de reabastecimento calculados a partir de sua velocidade real de vendas, sinalizados antes de acabar.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre gerenciamento de estoque e controle de estoque?

O gerenciamento de estoque é a disciplina completa – prever a demanda, decidir o que e quando pedir e acompanhar o estoque à medida que ele se movimenta. O controle de estoque é a tarefa mais restrita de manter contagens e locais precisos. O controle é uma parte do gerenciamento, não um substituto: uma loja pode ter contagens perfeitas e ainda assim tomar decisões erradas sobre pedidos.

Quais são os principais tipos de métodos de controle de estoque?

Os mais comuns são a revisão periódica (verificar o estoque de acordo com um cronograma e fazer o pedido de acordo com uma meta), rastreamento perpétuo (as contagens são atualizadas automaticamente a cada venda), classificação ABC (classificar os produtos por contribuição de receita e priorizar a atenção de acordo) e pedidos just-in-time (o estoque chega perto de quando é necessário, em vez de servir como um buffer).

O que é um ponto de novo pedido, em uma frase?

Um ponto de reabastecimento é o nível de estoque no qual você precisa fazer um novo pedido para que o estoque de reposição chegue antes que você acabe, calculado a partir de sua taxa média de vendas, do prazo de entrega do seu fornecedor e de um buffer de segurança.

As pequenas lojas do Shopify precisam de um software formal de gerenciamento de estoque?

Não imediatamente – uma planilha e um hábito de revisão consistente cobrem a maioria das lojas com cerca de 30 SKUs. Além disso, quando você rastreia dezenas de SKUs de fornecedores com diferentes prazos de entrega, o software que calcula os pontos de reabastecimento e sinaliza o estoque baixo automaticamente tende a economizar mais tempo do que custa.