Dasar-dasar Manajemen Inventaris

Sebagian besar pedagang Shopify tidak memulai dengan sistem inventaris. Mereka memulainya dengan daftar produk, gambaran kasar tentang apa yang dijual, dan kebiasaan memeriksa admin ketika ada sesuatu yang dirasa kurang.

Itu berfungsi untuk selusin SKU pertama. Ini berhenti bekerja antara 20 dan 40 — dua pemasok menjalankan waktu tunggu yang berbeda, satu produk terjual tiga kali lebih cepat daripada yang lain, dan "memeriksa kapan rasanya hampir habis" berubah menjadi pelanggan yang memberi tahu Anda bahwa Anda kehabisan stok sebelum dasbor Anda kehabisan stok.

Berikut ini adalah disiplin yang menggantikan kebiasaan: kosa kata dan konsep yang Anda perlukan sebelum alat khusus Shopify dapat dipahami, dan peta tempat masing-masing bagian berada di sisa seri ini. Untuk mengetahui cita rasa Shopify tentang ide-ide ini — istilah persis yang digunakan Shopify: SKU, varian, lokasi — lihatapa arti spesifik manajemen inventaris Shopify.

Apa Itu Manajemen Inventaris?

Manajemen inventaris adalah disiplin untuk mengetahui stok apa yang Anda miliki, apa yang sudah dipesan, dan apa yang perlu Anda pesan selanjutnya, sehingga Anda memiliki cukup uang untuk dijual tanpa harus mengikat uang tunai pada stok yang ada. Ia berada di antara dua biaya yang berlawanan arah. Jika berjalan terlalu ramping maka Anda akan kehabisan stok — Anda akan kehilangan penjualan dan, sering kali, juga kehilangan pelanggan. Jalankan terlalu banyak dan uang tunai akan tersimpan di rak yang bisa mendanai pembelanjaan iklan bulan depan atau lini produk Anda berikutnya.

Kontrol inventaris, tugas yang lebih sempit dalam melacak jumlah dan lokasi secara akurat, merupakan salah satu bagian dari manajemen inventaris, bukan penggantinya. Sebuah toko dapat memiliki penghitungan yang sangat akurat namun tetap membuat keputusan pemesanan yang buruk. Manajemen adalah keseluruhan lingkaran: memperkirakan permintaan, memesan jumlah yang tepat pada waktu yang tepat, melacaknya secara akurat saat permintaan bergerak, dan menggunakan apa yang Anda pelajari untuk memperkirakan dengan lebih baik di waktu berikutnya.

Mengapa Itu Penting

Kedua mode kegagalan ini dikenakan biaya yang berbeda. Kehabisan stok terlihat — halaman produk bertuliskan "terjual habis", pelanggan bertanya kapan produk tersebut kembali, dan jika Anda menjalankan iklan untuk produk tersebut, Anda membayar untuk mengirimkan lalu lintas ke halaman yang tidak dapat berkonversi. Terlalu banyak menimbun lebih tenang. Tidak ada seorang pun yang mengeluh bahwa Anda memiliki terlalu banyak sesuatu; biayanya muncul kemudian, karena uang tunai terikat, penyimpanan bertambah, dan penurunan harga beberapa bulan dari sekarang ketika SKU berhenti menjual dengan harga penuh.

Mode kegagalan tidak ada yang benar-benar berkaitan dengan stok itu sendiri. Ini tentang keputusan yang membawa Anda ke sana — tidak ada cara formal untuk mengetahui kapan harus memesan ulang, atau keputusan pemesanan ulang dibuat berdasarkan firasat, bukan berdasarkan tingkat penjualan aktual Anda. Sisa dari panduan ini adalah tentang mengganti firasat tersebut.

Konsep Inti

Sebelum Anda dapat mengelola inventaris dengan baik, Anda memerlukan kosakata umum tentang apa sebenarnya yang diwakili oleh nomor stok. Sebagian besar sistem, termasuk Shopify, melacak versi ide berikut:

• Di tangan— unit fisik yang sebenarnya Anda miliki, yang tersimpan di gudang atau di rak, baik saat ini dapat dijual atau tidak.
• Tersedia— bagian dari stok yang ada yang sebenarnya dapat Anda jual sekarang, setelah semua yang sudah dibicarakan disisihkan.
• Berkomitmen atau dialokasikan— unit milik Anda tetapi sudah terikat dengan pesanan, reservasi, atau transfer, sehingga tidak tersedia untuk dijual ke pelanggan berikutnya.
• Masuk— stok yang sedang dalam perjalanan dari pemasok atau lokasi lain tetapi belum sampai, sehingga tidak dapat dijual sampai tiba.

Keadaan ini berinteraksi terus-menerus: pesanan memindahkan stok dari tersedia ke berkomitmen, pengiriman memindahkan stok dari masuk ke tersedia. Pemicu pastinya spesifik untuk platform tempat Anda berada. Untuk versi Shopify yang sebenarnya, lihatbagaimana sebenarnya sistem pelacakan Shopify bekerja.

Dua konsep lagi yang perlu diketahui: lead time (hari antara pemesanan dan ketersediaan stok yang dapat digunakan) dan titik pemesanan ulang (tingkat di mana Anda perlu memesan ulang agar stok baru tiba sebelum kehabisan). Kami membahas rumus lengkapnya, dengan contoh yang dikerjakan, dirumus titik pemesanan kembali.

Metode Pengendalian

Bagaimana Anda memutuskan kapan dan berapa banyak yang akan dipesan adalah sebuah pilihan, bukan sebuah default. Beberapa pendekatan standar, dengan urutan peningkatan penghematan upaya manual:

• Tinjauan berkala— memeriksa stok sesuai jadwal dan memesan ke tingkat target. Sederhana, tetapi kesenjangan antar pemeriksaan adalah titik buta.
• Pelacakan abadi— tingkat stok diperbarui setiap kali penjualan, sehingga Anda selalu mengetahui nomor terkini. Apa yang dilakukan sebagian besar platform e-niaga, termasuk Shopify, secara default setelah pelacakan aktif.
• Klasifikasi ABC— menilai produk berdasarkan kontribusi pendapatan (A, B, C) dan memberikan lebih banyak perhatian — titik pemesanan ulang yang lebih ketat, peninjauan yang lebih sering — pada tingkat A.
• Pemesanan tepat waktu— pesan mendekati saat Anda membutuhkan stok daripada menyimpan dalam jumlah besar, memperdagangkan biaya penyimpanan yang lebih rendah untuk lebih banyak eksposur terhadap keterlambatan pengiriman.

Sebagian besar toko kecil akhirnya menjalankan pelacakan terus-menerus dengan pembagian ABC informal, tanpa pernah menyebutkan salah satu pun. Memberi nama itu hanya memberi tahu Anda di mana harus memberikan lebih banyak perhatian.

Metrik yang Perlu Diketahui

Sejumlah angka mengubah "persediaan terasa baik-baik saja" menjadi sesuatu yang benar-benar dapat Anda periksa. Hal pertama yang dicapai sebagian besar toko adalah omset — berapa kali Anda menjual melalui rata-rata inventaris Anda dalam periode tertentu:

Perputaran Persediaan = Harga Pokok Penjualan Rata-Rata Nilai Persediaan

Angka yang lebih tinggi umumnya berarti modal bergerak lebih cepat; angka yang lebih rendah berarti stok disimpan lebih lama dari yang seharusnya. Apa yang dianggap sebagai "sehat" sangat bervariasi berdasarkan kategori (barang kebutuhan sehari-hari dan perabot tidak memiliki kesamaan dalam metrik ini), jadi perlakukan tolok ukur spesifik apa pun yang Anda baca di tempat lain dengan sedikit skeptis kecuali itu sesuai dengan kategori Anda.

Perputaran adalah salah satu dari beberapa hal yang patut dilacak di sampingnya: tingkat penjualan, jumlah hari persediaan, tingkat kehabisan stok. Kami memberikan rumusnya masing-masing dan kisaran yang masuk akalmetrik yang layak dilacak, dan bahas di mana sebenarnya menarik nomor-nomor yang mendasarinya dari dalam Shopifydi mana menemukan nomor-nomor itu di Shopify.

Kesalahan Umum

Sebagian besar masalah inventaris bukanlah kegagalan sistem — melainkan serangkaian kebiasaan yang sama yang berulang di berbagai toko:

Ke Mana Tujuan Selanjutnya

Segala sesuatu di atas adalah disiplin umum. Seri selanjutnya adalah versi spesifik Shopify — di mana setiap konsep benar-benar ada di admin, dan cara menjalankannya sehari-hari:

• Apa arti spesifik dari manajemen inventaris Shopify— Kosakata Shopify sendiri.
• Bagaimana sebenarnya sistem pelacakan Shopify bekerja— mesin negara di balik empat angka.
• Mengaktifkan pelacakan di toko Anda— pengaturan langkah demi langkah.
• Menjalankan lebih dari satu lokasi— lokasi, transfer, prioritas pemenuhan.
• Menyesuaikan level stok dengan benar— kode alasan asli, dilakukan dengan benar.
• Metriknya layak untuk dilacak— perputaran, penjualan habis, hari persediaan, tingkat kehabisan stok.
• Di mana menemukan nomor-nomor itu di Shopify— laporan asli, layar demi layar.
• Menjalankan penghitungan stok— persiapan melalui rekonsiliasi.
• Penghitungan siklus vs. penghitungan fisik penuh— metode mana yang sesuai dengan toko Anda.
• Mencegah perbedaan sebelum terjadi— akar permasalahan, bukan hanya perbaikan.
• Daftar periksa praktik untuk mengaudit diri Anda sendiri— setelah Anda membaca sisanya.

Membaca semua itu dengan tangan – sampai jumlah SKU dan jumlah pemasok melebihi apa yang dapat diingat oleh seseorang. Di situlah perangkat lunak sepertiIsyarat Sahammendapatkan keuntungannya: poin pemesanan ulang dihitung dari kecepatan penjualan aktual Anda, ditandai sebelum kehabisan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa perbedaan antara manajemen inventaris dan pengendalian inventaris?

Manajemen inventaris adalah disiplin penuh — memperkirakan permintaan, memutuskan apa dan kapan memesan, dan melacak stok saat pergerakannya. Kontrol inventaris adalah tugas yang lebih sempit untuk menjaga keakuratan jumlah dan lokasi. Pengendalian adalah salah satu bagian dari manajemen, bukan penggantinya: sebuah toko dapat menghitung dengan sempurna namun masih membuat keputusan pemesanan yang buruk.

Apa saja jenis utama metode pengendalian inventaris?

Yang paling umum adalah peninjauan berkala (memeriksa stok sesuai jadwal dan memesan sesuai target), pelacakan terus-menerus (penghitungan diperbarui secara otomatis pada setiap penjualan), klasifikasi ABC (menilai produk berdasarkan kontribusi pendapatan dan memprioritaskan perhatian yang sesuai), dan pemesanan tepat waktu (stok tiba mendekati saat dibutuhkan, bukan hanya disimpan sebagai penyangga).

Apa yang dimaksud dengan titik pemesanan ulang, dalam satu kalimat?

Titik pemesanan ulang adalah tingkat stok di mana Anda perlu melakukan pemesanan baru sehingga stok pengganti tiba sebelum kehabisan, dihitung dari tingkat penjualan rata-rata, waktu tunggu pemasok Anda, dan penyangga keamanan.

Apakah toko Shopify kecil memerlukan perangkat lunak manajemen inventaris formal?

Tidak segera — spreadsheet dan kebiasaan peninjauan yang konsisten mencakup sebagian besar toko dengan sekitar 30 SKU. Selain itu, setelah Anda melacak lusinan SKU di seluruh pemasok dengan waktu tunggu berbeda, perangkat lunak yang menghitung titik pemesanan ulang dan menandai stok rendah secara otomatis cenderung menghemat lebih banyak waktu daripada biayanya.