Fondamentaux de la gestion des stocks

La plupart des marchands Shopify ne démarrent pas avec un système d'inventaire. Ils commencent par une liste de produits, une idée approximative de ce qui se vend et l'habitude de vérifier auprès de l'administrateur lorsque quelque chose semble faible.

Cela fonctionne pour la première douzaine de SKU. Il cesse de fonctionner entre 20 et 40 : deux fournisseurs avec des délais de livraison différents, un produit se vendant trois fois plus vite que les autres et "vérifiant quand il semble bas" se transformant en un client vous informant que vous êtes en rupture de stock avant votre tableau de bord.

Ce qui suit est la discipline qui remplace l'habitude : le vocabulaire et les concepts dont vous avez besoin avant que l'un des outils spécifiques de Shopify ait un sens, et une carte de l'endroit où se trouve chaque élément dans le reste de cette série. Pour connaître la propre saveur de ces idées de Shopify - les termes exacts que Shopify utilise : SKU, variantes, emplacements - voirce que signifie spécifiquement la gestion des stocks Shopify.

Qu’est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks est la discipline qui consiste à savoir quel stock vous avez, ce qui est déjà demandé et ce que vous devez commander ensuite, afin que vous ayez suffisamment à vendre sans immobiliser de liquidités dans un stock qui reste. Il vit entre deux coûts qui tirent dans des directions opposées. Si vous optez pour une gestion trop maigre, vous êtes en rupture de stock : vous perdez la vente et, souvent, le client avec elle. Si vous en faites trop, l'argent reste sur une étagère, ce qui aurait pu financer les dépenses publicitaires du mois prochain ou votre prochaine gamme de produits.

Le contrôle des stocks, la tâche plus restreinte consistant à suivre avec précision les décomptes et les emplacements, n'est qu'un élément de la gestion des stocks et non un substitut. Un magasin peut avoir des décomptes parfaitement précis et néanmoins prendre de mauvaises décisions en matière de commandes. La gestion constitue toute la boucle : prévoyez la demande, commandez la bonne quantité au bon moment, suivez-la avec précision pendant son évolution et utilisez ce que vous avez appris pour mieux prévoir la prochaine fois.

Pourquoi c'est important

Les deux modes de défaillance vous coûtent différemment. Les ruptures de stock sont visibles : une page de produit indique « épuisé », un client demande quand il est de retour, et si vous diffusez des publicités pour ce produit, vous payez pour envoyer du trafic vers une page qui ne peut pas être convertie. Le surstock est plus silencieux. Personne ne se plaint que vous ayez trop de quelque chose ; le coût apparaît plus tard, sous forme de liquidités immobilisées, de stockage qui s'additionne et d'une démarque dans des mois lorsque le SKU cesse de se vendre au prix fort.

Aucun des deux modes de défaillance ne concerne réellement le stock lui-même. Il s'agit de la décision qui vous a amené là – aucun moyen formel de savoir quand réorganiser, ou une décision de réapprovisionnement prise à partir d'une intuition plutôt que de votre taux de vente réel. Le reste de ce guide concerne le remplacement de l’intuition.

Concepts de base

Avant de pouvoir bien gérer les stocks, vous avez besoin d’un vocabulaire partagé sur ce que représente réellement un numéro de stock. La plupart des systèmes, y compris Shopify, suivent une version de ces idées :

• À portée de main- les unités physiques que vous possédez réellement, dans un entrepôt ou sur une étagère, qu'elles soient actuellement vendables ou non.
• Disponible– le sous-ensemble du stock disponible que vous pouvez réellement vendre dès maintenant, une fois que tout ce qui a déjà été annoncé est mis de côté.
• Engagé ou alloué— des unités qui vous appartiennent mais qui sont déjà liées à une commande, une réservation ou un transfert, elles ne peuvent donc pas être vendues au prochain client.
• Entrant- un stock en provenance d'un fournisseur ou d'un autre endroit mais qui n'est pas encore arrivé, il ne peut donc pas être vendu avant son arrivée.

Ces états interagissent constamment : une commande fait passer le stock de disponible à engagé, une expédition fait passer le stock de entrant à disponible. Les déclencheurs exacts sont spécifiques à la plateforme sur laquelle vous vous trouvez. Pour la version précise de Shopify, voircomment fonctionne réellement le système de suivi de Shopify.

Deux autres concepts méritent d'être connus : le délai de livraison (jours entre la passation d'une commande et l'obtention d'un stock utilisable) et le point de commande (le niveau auquel vous devez commander à nouveau pour que le nouveau stock arrive avant d'en manquer). Nous couvrons la formule complète, avec un exemple concret, dansla formule du point de commande.

Méthodes de contrôle

La façon dont vous décidez quand et combien commander est un choix et non un choix par défaut. Quelques approches standards, par ordre grossièrement croissant d'effort manuel économisé :

• Examen périodique— vérifier le stock selon un calendrier et commander jusqu'à un niveau cible. C’est simple, mais l’écart entre les contrôles constitue un angle mort.
• Suivi perpétuel— les niveaux de stock sont mis à jour à chaque vente, afin que vous connaissiez toujours le numéro actuel. Ce que la plupart des plateformes de commerce électronique, y compris Shopify, font par défaut une fois le suivi activé.
• Classement ABC— classez les produits en fonction de leur contribution aux revenus (A, B, C) et accordez plus d'attention — points de réapprovisionnement plus serrés, examens plus fréquents — au niveau A.
• Commande juste à temps- commandez à proximité du moment où vous avez besoin de stock plutôt que de conserver une réserve importante, en échangeant des coûts de détention inférieurs contre une plus grande exposition à une expédition tardive.

La plupart des petits magasins finissent par effectuer un suivi perpétuel avec une répartition ABC informelle, sans jamais nommer l'un ou l'autre. Le nommer vous indique simplement où accorder plus d’attention.

Des mesures à connaître

Une poignée de chiffres transforment « l'inventaire se sent bien » en quelque chose que vous pouvez réellement vérifier. Ce que la plupart des magasins recherchent en premier est le chiffre d'affaires : combien de fois vous vendez grâce à votre inventaire moyen au cours d'une période donnée :

Rotation des stocks = Coût des marchandises vendues ÷ Valeur moyenne des stocks

Un chiffre plus élevé signifie généralement que le capital évolue plus rapidement ; un nombre inférieur signifie que le stock reste plus longtemps que nécessaire. Ce qui est considéré comme « sain » varie énormément selon la catégorie (un article d'épicerie et un meuble n'ont rien en commun sur cette métrique), alors traitez tout point de référence spécifique que vous lisez ailleurs avec un certain scepticisme, à moins qu'il ne s'agisse de votre catégorie exacte.

Le chiffre d’affaires est l’un des nombreux qui méritent d’être suivis : taux de vente, jours d’inventaire, taux de rupture de stock. Nous donnons à chacun sa propre formule et à quoi ressemble une fourchette raisonnable dansles mesures qui méritent d'être suivies, et explique où extraire réellement les chiffres sous-jacents de Shopify dansoù trouver ces numéros dans Shopify.

Erreurs courantes

La plupart des problèmes d'inventaire ne sont pas des pannes du système : il s'agit d'une même poignée d'habitudes qui se répètent dans différents magasins :

Où aller ensuite

Tout ce qui précède est la discipline générale. Le reste de cette série est la version spécifique de Shopify – où chaque concept réside réellement dans l'administrateur et comment l'exécuter au quotidien :

• Ce que signifie spécifiquement la gestion des stocks Shopify— Le vocabulaire propre à Shopify.
• Comment fonctionne réellement le système de suivi de Shopify— la machine d'état derrière les quatre nombres.
• Activer le suivi dans votre boutique— la configuration étape par étape.
• Gérer plusieurs emplacements— emplacements, transferts, priorité d'exécution.
• Ajuster correctement les niveaux de stock- des codes de raison natifs, bien faits.
• Les métriques à suivre— chiffre d'affaires, sell-through, jours de stock, taux de rupture de stock.
• Où trouver ces numéros dans Shopify— les rapports natifs, écran par écran.
• Effectuer un inventaire- se préparer à la réconciliation.
• Inventaire cyclique par rapport à un inventaire physique complet— quelle méthode convient à votre magasin.
• Prévenir les écarts avant qu’ils ne surviennent– les causes profondes, pas seulement les correctifs.
• Une liste de contrôle des pratiques pour vous auditer- une fois que vous aurez lu le reste.

Lire tout cela à la main fonctionne – jusqu'à ce que le nombre de SKU et de fournisseurs dépasse ce qu'une personne peut avoir en tête. C'est là que des logiciels commeStockCuegagne sa vie : réapprovisionnement en points calculés à partir de votre vitesse de vente réelle, signalés avant d'être épuisés.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre la gestion des stocks et le contrôle des stocks ?

La gestion des stocks constitue une discipline à part entière : prévoir la demande, décider quoi et quand commander et suivre les stocks à mesure de leur évolution. Le contrôle des stocks est la tâche la plus restreinte consistant à maintenir l’exactitude des décomptes et des emplacements. Le contrôle est une partie de la gestion, et non un substitut : un magasin peut avoir des comptes parfaits et néanmoins prendre de mauvaises décisions en matière de commandes.

Quels sont les principaux types de méthodes de contrôle des stocks ?

Les plus courants sont l'examen périodique (vérification des stocks selon un calendrier et commande en fonction d'un objectif), le suivi perpétuel (les comptes sont mis à jour automatiquement à chaque vente), la classification ABC (classement des produits en fonction de la contribution aux revenus et priorisation en conséquence) et la commande juste à temps (le stock arrive presque au moment où il est nécessaire plutôt que de servir de tampon).

Qu'est-ce qu'un point de commande, en une phrase ?

Un point de commande est le niveau de stock auquel vous devez passer une nouvelle commande afin que le stock de remplacement arrive avant que vous ne soyez épuisé, calculé à partir de votre taux de vente moyen, du délai de livraison de votre fournisseur et d'un tampon de sécurité.

Les petits magasins Shopify ont-ils besoin d'un logiciel formel de gestion des stocks ?

Pas immédiatement : une feuille de calcul et une habitude d'évaluation cohérente couvrent la plupart des magasins sous environ 30 SKU. Au-delà de cela, une fois que vous suivez des dizaines de SKU chez des fournisseurs avec des délais de livraison différents, un logiciel qui calcule les points de commande et signale automatiquement les stocks faibles a tendance à gagner plus de temps qu'il n'en coûte.