Grundlagen der Bestandsverwaltung

Die meisten Shopify-Händler beginnen nicht mit einem Inventarsystem. Sie beginnen mit einer Produktliste, einer groben Vorstellung davon, was verkauft wird, und der Angewohnheit, den Administrator zu überprüfen, wenn sich etwas schlecht anfühlt.

Das funktioniert für das erste Dutzend SKUs. Irgendwann zwischen 20 und 40 funktioniert es nicht mehr – zwei Lieferanten haben unterschiedliche Lieferzeiten, ein Produkt verkauft sich dreimal schneller als die anderen und „prüft, wann es sich niedrig anfühlt“ und wird zu einem Kunden, der Ihnen sagt, dass Sie nicht mehr vorrätig sind, bevor Ihr Dashboard dies tut.

Was folgt, ist die Disziplin, die die Gewohnheit ersetzt: das Vokabular und die Konzepte, die Sie benötigen, bevor eines der spezifischen Tools von Shopify einen Sinn ergibt, und eine Karte, wo sich jedes Teil im Rest dieser Serie befindet. Für Shopifys eigene Variante dieser Ideen – die genauen Begriffe, die Shopify verwendet: SKUs, Varianten, Standorte – siehewas Shopify-Bestandsverwaltung konkret bedeutet.

Was ist Bestandsverwaltung?

Bei der Bestandsverwaltung geht es darum, zu wissen, welche Lagerbestände Sie haben, wofür bereits gesprochen wurde und was Sie als Nächstes bestellen müssen, damit Sie genug zum Verkaufen haben, ohne Bargeld in Lagerbeständen zu binden, die einfach liegen bleiben. Es lebt zwischen zwei Kosten, die in entgegengesetzte Richtungen ziehen. Wenn Sie zu schlank arbeiten, kommt es zu Lagerbeständen – Sie verlieren den Verkauf und oft auch den Kunden. Wenn Sie zu viel Geld ausgeben, bleibt das Geld im Regal liegen, das die Werbeausgaben des nächsten Monats oder Ihre nächste Produktlinie hätte finanzieren können.

Die Bestandskontrolle, die engere Aufgabe der genauen Verfolgung von Zählungen und Standorten, ist ein Teil der Bestandsverwaltung und kein Ersatz dafür. Ein Geschäft kann vollkommen genaue Zählungen haben und dennoch schlechte Bestellentscheidungen treffen. Beim Management geht es um den gesamten Kreislauf: Nachfrage prognostizieren, die richtige Menge zur richtigen Zeit bestellen, sie genau verfolgen, während sie sich bewegt, und das Gelernte nutzen, um beim nächsten Mal bessere Prognosen zu erstellen.

Warum es wichtig ist

Die beiden Fehlermodi verursachen unterschiedliche Kosten. Lagerbestände sind sichtbar – auf einer Produktseite steht „Ausverkauft“, ein Kunde fragt, wann das Produkt wieder verfügbar ist, und wenn Sie Anzeigen für dieses Produkt schalten, zahlen Sie dafür, Traffic auf eine Seite zu leiten, die nicht konvertiert werden kann. Überbestände sind leiser. Niemand beschwert sich darüber, dass man zu viel von etwas hat; Die Kosten werden erst später sichtbar, da Bargeld gebunden ist, sich Speicher summiert und ein Preisnachlass entsteht, wenn die SKU in einigen Monaten nicht mehr zum vollen Preis verkauft wird.

Bei keinem der Fehlermodi geht es wirklich um die Aktie selbst. Es geht um die Entscheidung, die Sie dorthin gebracht hat – es gibt keine formelle Möglichkeit, zu wissen, wann Sie nachbestellen müssen, oder eine Nachbestellungsentscheidung, die aufgrund einer Ahnung und nicht aufgrund Ihrer tatsächlichen Verkaufsrate getroffen wurde. Im Rest dieses Leitfadens geht es darum, die Vermutung zu ersetzen.

Kernkonzepte

Bevor Sie den Lagerbestand gut verwalten können, benötigen Sie ein gemeinsames Vokabular darüber, was eine Lagernummer eigentlich darstellt. Die meisten Systeme, Shopify eingeschlossen, verfolgen eine Version dieser Ideen:

• Zur Hand– die physischen Einheiten, die Sie tatsächlich haben und die in einem Lager oder in einem Regal stehen, unabhängig davon, ob sie derzeit verkaufbar sind oder nicht.
• Verfügbar– die Teilmenge des verfügbaren Lagerbestands, die Sie tatsächlich sofort verkaufen können, sobald alles, was bereits vereinbart wurde, beiseite gelegt wird.
• Festgeschrieben oder zugewiesen– Einheiten, die Ihnen gehören, aber bereits an eine Bestellung, eine Reservierung oder einen Transfer gebunden sind, sodass sie nicht für den Verkauf an den nächsten Kunden verfügbar sind.
• Eingehend– Lagerbestände, die von einem Lieferanten oder einem anderen Standort auf dem Weg sind, aber noch nicht eingetroffen sind und daher erst dann verkauft werden können, wenn sie eintreffen.

Diese Zustände interagieren ständig: Eine Bestellung verschiebt den Bestand von „Verfügbar“ in „Bestätigt“, eine Lieferung verschiebt den Bestand von „Eingehend“ in „Vorrätig“. Die genauen Auslöser hängen von der Plattform ab, auf der Sie sich befinden. Die genaue Version von Shopify finden Sie unterwie das Tracking-System von Shopify tatsächlich funktioniert.

Zwei weitere Konzepte, die Sie kennen sollten: Vorlaufzeit (Tage zwischen der Bestellung und dem Vorhandensein nutzbarer Lagerbestände) und Nachbestellpunkt (der Wert, bei dem Sie nachbestellen müssen, damit neue Lagerbestände eintreffen, bevor sie aufgebraucht sind). Wir behandeln die vollständige Formel mit einem ausgearbeiteten Beispiel indie Bestellpunktformel.

Kontrollmethoden

Wie Sie entscheiden, wann und wie viel Sie bestellen, ist eine freie Wahl und keine Vorgabe. Einige Standardansätze, in ungefähr aufsteigender Reihenfolge des eingesparten manuellen Aufwands:

• Regelmäßige Überprüfung— Überprüfen Sie den Lagerbestand nach einem Zeitplan und bestellen Sie ihn auf ein Zielniveau. Einfach, aber die Lücke zwischen den Schecks ist ein blinder Fleck.
• Ständige Verfolgung— Die Lagerbestände werden bei jedem Verkauf aktualisiert, sodass Sie immer den aktuellen Bestand kennen. Was die meisten E-Commerce-Plattformen, einschließlich Shopify, standardmäßig tun, sobald das Tracking aktiviert ist.
• ABC-Klassifizierung– Bewerten Sie Produkte nach ihrem Umsatzbeitrag (A, B, C) und widmen Sie der A-Stufe mehr Aufmerksamkeit – geringere Nachbestellpunkte, häufigere Überprüfung.
• Just-in-time-Bestellung— Bestellen Sie rechtzeitig, wenn Sie Lagerbestände benötigen, anstatt einen großen Puffer vorzuhalten, und tauschen Sie niedrigere Lagerkosten gegen ein größeres Risiko einer verspäteten Lieferung ein.

Die meisten kleinen Geschäfte betreiben am Ende eine kontinuierliche Nachverfolgung mit einer informellen ABC-Aufteilung, ohne jemals einen der beiden zu nennen. Durch die Benennung erfahren Sie nur, worauf Sie mehr Aufmerksamkeit richten sollten.

Wissenswerte Kennzahlen

Eine Handvoll Zahlen machen aus „Der Lagerbestand fühlt sich gut an“ etwas, das Sie tatsächlich überprüfen können. Die meisten Geschäfte greifen zuerst auf den Umsatz zurück – wie oft Sie Ihren durchschnittlichen Lagerbestand in einem bestimmten Zeitraum verkaufen:

Lagerumschlag = Kosten der verkauften Waren ÷ durchschnittlicher Lagerwert

Eine höhere Zahl bedeutet im Allgemeinen, dass sich das Kapital schneller bewegt; Eine niedrigere Zahl bedeutet, dass der Vorrat länger als nötig liegt. Was als „gesund“ gilt, ist je nach Kategorie sehr unterschiedlich (ein Lebensmittelartikel und ein Möbelstück haben in dieser Kennzahl nichts gemeinsam). Behandeln Sie daher alle spezifischen Benchmarks, die Sie an anderer Stelle lesen, mit einer gewissen Skepsis, es sei denn, sie beziehen sich genau auf Ihre Kategorie.

Der Umsatz ist einer von mehreren Werten, die es wert sind, daneben verfolgt zu werden: Durchverkaufsrate, Lagerbestandstage, Lagerbestandsrate. Wir geben jedem seine eigene Formel und wie ein vernünftiger Bereich aussiehtdie Kennzahlen, die es wert sind, verfolgt zu werdenund erläutern, wo die zugrunde liegenden Zahlen tatsächlich aus Shopify abgerufen werden könnenWo finde ich diese Nummern in Shopify?.

Häufige Fehler

Bei den meisten Bestandsproblemen handelt es sich nicht um Systemausfälle, sondern um dieselben Gewohnheiten, die sich in verschiedenen Geschäften wiederholen:

Wohin als nächstes gehen?

Alles oben Genannte ist die allgemeine Disziplin. Der Rest dieser Serie ist Shopifys spezifische Version davon – wobei jedes Konzept tatsächlich im Adminbereich lebt und wie man es täglich ausführt:

• Was Shopify-Bestandsverwaltung konkret bedeutet– Shopifys eigener Wortschatz.
• Wie das Tracking-System von Shopify tatsächlich funktioniert– die Zustandsmaschine hinter den vier Zahlen.
• Aktivieren Sie die Nachverfolgung in Ihrem Shop— die Schritt-für-Schritt-Einrichtung.
• Betrieb von mehr als einem Standort— Standorte, Transfers, Erfüllungspriorität.
• Lagerbestände richtig anpassen– native Ursachencodes, richtig gemacht.
• Die Kennzahlen, die es wert sind, verfolgt zu werden— Umsatz, Durchverkauf, Lagerbestandstage, Fehlbestandsquote.
• Wo Sie diese Nummern in Shopify finden– die nativen Berichte, Bildschirm für Bildschirm.
• Führen Sie eine Bestandszählung durch– Vorbereitung durch Versöhnung.
• Zykluszählung im Vergleich zu einer vollständigen physischen Zählung– Welche Methode passt zu Ihrem Geschäft?
• Unstimmigkeiten verhindern, bevor sie entstehen– Ursachen, nicht nur Lösungen.
• Eine Checkliste für Praktiken, anhand derer Sie sich selbst überprüfen können– sobald Sie den Rest gelesen haben.

Das alles von Hand durchzulesen funktioniert – bis die Anzahl der SKUs und Lieferanten das übersteigt, was eine Person im Kopf behalten kann. Das ist, wo Software wieStockCueverdient seinen Lebensunterhalt: Nachbestellungspunkte werden anhand Ihrer tatsächlichen Verkaufsgeschwindigkeit berechnet und markiert, bevor sie aufgebraucht sind.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Bestandsverwaltung und Bestandskontrolle?

Bei der Bestandsverwaltung handelt es sich um die gesamte Disziplin: Bedarfsprognose, Entscheidung, was und wann bestellt werden soll, und Verfolgung des Lagerbestands, während er sich bewegt. Die Bestandskontrolle ist die engere Aufgabe, Zählungen und Standorte genau zu halten. Kontrolle ist ein Teil des Managements und kein Ersatz dafür: Ein Geschäft kann perfekte Zählungen haben und dennoch schlechte Bestellentscheidungen treffen.

Was sind die wichtigsten Arten von Bestandskontrollmethoden?

Zu den gebräuchlichsten gehören die regelmäßige Überprüfung (Prüfung des Lagerbestands nach einem Zeitplan und Bestellung nach einem bestimmten Ziel), die fortlaufende Nachverfolgung (Zähler werden bei jedem Verkauf automatisch aktualisiert), die ABC-Klassifizierung (Einstufung der Produkte nach Umsatzbeitrag und entsprechende Priorisierung der Aufmerksamkeit) und die Just-in-Time-Bestellung (der Lagerbestand kommt genau dann an, wenn er benötigt wird, anstatt als Puffer zu dienen).

Was ist ein Nachbestellpunkt in einem Satz?

Ein Nachbestellpunkt ist der Lagerbestand, bei dem Sie eine neue Bestellung aufgeben müssen, damit der Ersatzbestand eintrifft, bevor er aufgebraucht ist. Er wird aus Ihrer durchschnittlichen Verkaufsrate, der Vorlaufzeit Ihres Lieferanten und einem Sicherheitspuffer berechnet.

Benötigen kleine Shopify-Shops eine formelle Bestandsverwaltungssoftware?

Nicht sofort – eine Tabelle und eine konsistente Bewertungsgewohnheit decken die meisten Geschäfte mit etwa 30 SKUs ab. Wenn Sie darüber hinaus Dutzende SKUs von Lieferanten mit unterschiedlichen Vorlaufzeiten verfolgen, spart eine Software, die Nachbestellpunkte berechnet und niedrige Lagerbestände automatisch meldet, tendenziell mehr Zeit als sie kostet.