So verhindern Sie Bestandsdiskrepanzen

Ihr Shopify-Administrator sagt, dass Sie 42 Einheiten einer SKU haben. Das Regal hat 37. Niemand hat über Nacht fünf Kerzen gestohlen. Irgendetwas in Ihrem Prozess hat dazu geführt, dass die Zahlen auseinanderdriften, und sobald Sie wissen, wo Sie suchen müssen, ist eine Diskrepanz kein Rätsel mehr, sondern eine kurze Liste der üblichen Verdächtigen.

In diesem Beitrag geht es um diese Ursachen und die Prozessbehebungen, die verhindern, dass sie erneut auftreten. Es führt Sie nicht durch die Durchführung einer Zählung oder die Protokollierung einer einzelnen Anpassung (diese haben ihre eigenen Anleitungen, die unten verlinkt sind); Hier geht es darum, warum die Zahl falsch war, bevor Sie den Zählbildschirm überhaupt geöffnet haben.

Warum es zu Abweichungen kommt

Shopify verfolgt drei Nummern pro Produkt und Standort: Verfügbar, bestätigt und nicht verfügbar. Zur Hand ist nur die Summe der drei. Eine Diskrepanz bedeutet, dass einer dieser drei Punkte von der Realität abgewichen ist, ohne dass es zu diesem Zeitpunkt jemand bemerkt hat – eine Bestellung, die den Lagerbestand hätte binden sollen, tat dies nicht, eine Retoure, die nicht hätte aufgefüllt werden dürfen, oder eine angekommene Lieferung wurde nie protokolliert. Jede der unten aufgeführten Ursachen ist eine bestimmte Art und Weise, wie sie geschieht.

Überverkäufe und Synchronisierungsverzögerung

Auftragsentwürfe sind der häufigste blinde Fleck. Shopify verschiebt die Artikel eines Bestellentwurfs nicht in den Status „Verpflichtet“, es sei denn, jemand klickt ausdrücklich auf „Lagerbestand reservieren“. Bis dies geschieht, bleiben die Einheiten in Ihrem Store vollständig verfügbar und verkaufbar, während Sie sie gleichzeitig einem Telefonkunden anbieten. Wenn Ihr Team Telefon- oder Großhandelsbestellungen als Entwürfe ohne Reservierung erstellt, werden Sie letztendlich dieselbe Einheit zweimal verkaufen.

Die andere synchronisierungsbedingte Ursache ist struktureller Natur und kein Fehler, den irgendjemand begeht: Ein einzelner Shopify-Standort speichert eine Menge pro Produkt, und wenn mehr als ein Kanal oder eine App auf diese Nummer schreibt, kann ein Schreibvorgang von einem Kanal verzögert oder mit einem Schreibvorgang von einem anderen überlappen. Dies ist keine dokumentierte Shopify-Warnung. Dies ist eine Folge der Funktionsweise des Inventarmodells.

Wenn Sie Pakete oder Bausätze verkaufen, fügen Sie Ihrer Verdächtigenliste eine weitere Zeile hinzu: Ob der Verkauf eines Pakets tatsächlich zu einer Verringerung des Bestands jeder Komponente führt, ist es wirklich wert, in Ihrem eigenen Geschäft überprüft zu werden. Sekundärquellen sind sich über das Standardverhalten nicht einig, und wir werden es hier nicht erraten. Überprüfen Sie es direkt, anstatt es so oder so anzunehmen.

Empfangsfehler

„Empfangen“ ist einer von Shopifys eigenen integrierten Anpassungsgründen, der Ihnen sagt, dass Shopify davon ausgeht, dass Empfangsfehler häufig genug sind, um sie explizit zu benennen. Die übliche Version: Ein Karton mit 24 Stück wird während eines Ansturms als 20 gezählt, oder eine Sendung, die für Ihren Lagerstandort bestimmt ist, wird stattdessen für Ihren Einzelhandelsstandort protokolliert. Keiner von beiden wird bis zur nächsten Zählung als falsch angezeigt.

Eine leisere Version kommt bei Massenwerkzeugen vor. Shopify verfügt über zwei verschiedene bestandsbezogene CSVs, die leicht zu verwechseln sind: die Spalte „Variantenbestandsmenge“ der Produktexport-CSV und die Spalte „Vorrätig (neu)“ der dedizierten Bestands-CSV. Sie sind nicht austauschbar. Wenn Sie sie während eines empfangenen Updates verwechseln, können gute Zahlen stillschweigend durch veraltete überschrieben werden.

Rücksendungen erfolgen im umgekehrten Fall und tragen das gleiche Risiko. Das Kontrollkästchen „Lagerbestand auffüllen“ bei der Stornierung einer Bestellung und das Kontrollkästchen „Artikel auffüllen“ bei Rückerstattungen sind beide standardmäßig aktiviert, sodass ein Mitarbeiter, der eine Rückerstattung für einen beschädigten oder unverkäuflichen Artikel bearbeitet, ohne daran zu denken, das Häkchen zu entfernen, unverkäufliche Bestände direkt wieder zu „Verfügbar“ hinzufügt. Das ist eine Diskrepanz, die im System gut aussieht und in dem Moment, in dem jemand versucht, sie zu verkaufen, falsch erscheint.

Fehler bei der manuellen Einstellung

Die Lagerbestandsanpassungsgründe von Shopify sind Korrektur, Anzahl, Erhalten, Wiederauffüllung zurückgeben, Beschädigt, Diebstahl oder Verlust und Werbeaktion oder Spende, und Korrektur ist die Standardauswahl. In einem Geschäft, in dem die Mitarbeiter den Grund immer auf dem Standardwert belassen, gibt es einen vollständigen Prüfpfad für die Änderung der Zahlen, aber keine Aufzeichnungen über den Grund, was die Ursache einer wiederkehrenden Diskrepanz sechs Wochen später erheblich erschwert. Die Ermittlung des tatsächlichen Grundes dauert fünf zusätzliche Sekunden und erspart Ihnen das Rätselraten.

Auch die Aufbewahrung ist wichtig. Der Anpassungsverlauf jedes Produkts deckt die letzten 180 Tage auf der Produktseite ab (Shopify hat diesen Wert gegenüber 90 Tagen im November 2024 verdoppelt). Für alles Ältere oder eine geschäftsweite Ansicht reicht der Bericht „Änderungen der Bestandsanpassung“ weiter zurück und kann nach SKU, Standort, Mitarbeiter, App und Grund gefiltert werden.

Informationen zu den Mechanismen zur korrekten Durchführung einer einzelnen Anpassung (welcher UI-Pfad, welcher Grund ausgewählt werden soll, wie der Audit-Trail ihn aufzeichnet) finden Sie in unseremAnleitung zum Anpassen des Lagerbestands in Shopify. In diesem Beitrag geht es darum, warum die falsche Anpassung überhaupt erfolgt, und nicht darum, wie man eine korrekte Anpassung vornimmt.

Diebstahl und Schrumpfung

Diebstahl oder Verlust ist wiederum einer der von Shopify selbst benannten Anpassungsgründe: ein Beweis dafür, dass Schwund als erwartetes, aufzeichnungsfähiges Ereignis und nicht als Randfall behandelt wird. Die Prävention ist hier größtenteils operativ und nicht eine Shopify-Einstellung: Vergleichen Sie den Schwund mit einer bestimmten Zahl und nicht mit einer laufenden Vermutung und protokollieren Sie ihn unter seinem tatsächlichen Grund, damit später ein Muster sichtbar wird, anstatt in „Korrektur“ zu verschwinden.

Checkliste zur Prävention

Nichts davon erfordert eine neue Software zur Behebung. Es braucht ein paar Gewohnheiten, die konsequent angewendet werden:

Der manuelle Abgleich funktioniert, bis Sie dieses Muster jeden Monat für Dutzende von SKUs manuell verfolgen. Das ist normalerweise der Punkt, an dem Geschäfte auf eine spezielle Inventar-App statt auf eine Tabellenkalkulation und eine gespeicherte Filteransicht zurückgreifen.StockCuegehört uns – der folgende Audit-Log-Export ist der Teil, der für dieses spezielle Problem wichtig ist.

Häufig gestellte Fragen

Warum stimmt mein Shopify-Inventarbestand nie mit dem im Regal überein?

Denn die Bestandszahl von Shopify spiegelt nur wider, was dem System mitgeteilt wurde, und nicht, was physisch wahr ist. Unstimmigkeiten ergeben sich aus einer kurzen Liste der üblichen Verdächtigen – vorbehaltlose Auftragsentwürfe, Rückerstattungen, die stillschweigend beschädigte Waren wieder auffüllen, an der falschen Stelle eingegebene Empfangszählungen oder Schwund, den niemand protokolliert hat. Eine regelmäßige Bestandszählung ist es, die Lücke zwischen beiden zu schließen.

Kann ein Überverkauf zu Bestandsdiskrepanzen in Shopify führen?

Ja. Entwurfsbestellungen reduzieren den verfügbaren Bestand nicht, es sei denn, Sie reservieren sie ausdrücklich, sodass dieselben Einheiten vor Abschluss des Entwurfs erneut über Ihren Online-Shop verkauft werden können. Mehrere Vertriebskanäle oder Apps, die auf denselben Bestandsdatensatz schreiben, können ebenfalls Verzögerungen oder Konflikte verursachen und zu einem Überverkauf führen, der später manuell korrigiert werden muss.

Wie führen Fehler beim Wareneingang zu Bestandsabweichungen?

Ein falsch gezählter Karton, eine am falschen Standort protokollierte Sendung oder eine in die falsche CSV-Spalte eingegebene Menge – all das führt dazu, dass eine Zahl in Shopify angezeigt wird, die nicht mit der tatsächlich angekommenen Zahl übereinstimmt. Shopify verfügt über zwei separate bestandsbezogene CSVs mit unterschiedlichen Spaltennamen, und deren Verwechslung während einer Massenaktualisierung ist eine häufige, vermeidbare Abweichungsquelle.

Wie kann man am schnellsten herausfinden, woher eine Diskrepanz kommt?

Beginnen Sie mit dem Shopify-Bericht zu Bestandsanpassungsänderungen, den Sie nach SKU, Standort, Mitarbeiter, App und Anpassungsgrund filtern können. Der individuelle Anpassungsverlauf jedes Produkts zeigt auch die letzten 180 Tage direkt auf der Produktseite an, was normalerweise ausreicht, um den Tag zu erkennen, an dem etwas schief gelaufen ist.

Für die Grundlagen, auf denen dieser Beitrag aufbaut, beginnen Sie mit unseremGrundlagen der BestandsverwaltungFührer.