كيفية منع التناقضات في المخزون
لماذا تنحرف أرقام المخزون في Shopify عن الواقع - البيع الزائد، وتأخر المزامنة، وتلقي الأخطاء، والانكماش - وإصلاحات العملية التي تمنع تكرارها.
يقول مشرف Shopify أن لديك 42 وحدة من SKU. الرف به 37. لم يسرق أحد خمس شموع بين عشية وضحاها. هناك شيء ما في عمليتك يجعل الأرقام تنجرف بعيدًا، وبمجرد أن تعرف أين تبحث، يتوقف التناقض عن كونه لغزًا ويبدأ في أن يكون قائمة قصيرة من المشتبه بهم المعتادين.
تتناول هذه المشاركة هذه الأسباب وإصلاحات العملية التي تمنع تكرارها. لن يرشدك خلال إجراء عملية العد أو تسجيل تعديل واحد (تحتوي هذه التعديلات على أدلة خاصة بها، مرتبطة أدناه)؛ يدور هذا السؤال حول سبب وجود خطأ في الرقم قبل أن تفتح شاشة العد.
لماذا تحدث التناقضات
يتتبع Shopify ثلاثة أرقام لكل منتج لكل موقع: متاح، وملتزم، وغير متاح. في متناول اليد هو مجرد مجموع الثلاثة. ويعني التناقض أن واحدًا من هؤلاء الثلاثة قد انجرف من الواقع دون أن يتمكن أي شخص من اللحاق به في ذلك الوقت - فالأمر الذي كان ينبغي أن يلتزم بالمخزون لم يحدث، أو الإرجاع الذي لا ينبغي إعادة تخزينه، أو الشحنة التي وصلت لم يتم تسجيلها مطلقًا. كل سبب أدناه هو طريقة محددة لحدوث ذلك.
التناقض ليس لغزا. إنه حدث محدد أدى إلى تغيير رقم دون أن يؤكده أحد على الرف.
الإفراط في البيع وتأخر المزامنة
تعتبر مسودة الأوامر هي النقطة العمياء الأكثر شيوعًا. Shopify لا ينقل عناصر مسودة الطلب إلى "ملتزم" ما لم ينقر شخص ما صراحةً على "حجز المخزون". وإلى أن يحدث ذلك، تظل الوحدات متاحة بالكامل وقابلة للبيع من خلال واجهة متجرك في نفس الوقت الذي تقوم فيه بتسعيرها لعميل الهاتف. إذا قام فريقك ببناء طلبات الهاتف أو الجملة كمسودات دون تحفظ، فسوف تبيع في النهاية نفس الوحدة مرتين.
السبب الآخر المتعلق بالمزامنة هو سبب هيكلي، وليس خطأ يرتكبه أي شخص: يحتوي موقع Shopify واحد على كمية واحدة لكل منتج، وإذا كتب أكثر من قناة أو تطبيق إلى هذا الرقم، فإن الكتابة من إحداها يمكن أن تتأخر أو تتداخل مع كتابة من أخرى. هذا ليس تحذيرًا موثقًا من Shopify. إنها نتيجة لكيفية عمل نموذج المخزون.
إذا كنت تبيع حزمًا أو مجموعات، أضف سطرًا آخر إلى قائمة المشتبه بهم: ما إذا كان بيع حزمة يقلل فعليًا من مخزون كل مكون أم لا، فهذا أمر يستحق التأكيد في متجرك الخاص. تختلف المصادر الثانوية حول السلوك الافتراضي، ولن نخمنه هنا. التحقق من ذلك مباشرة بدلا من افتراض أي من الاتجاهين.
تلقي الأخطاء
"تم الاستلام" هو أحد أسباب التعديل المضمنة في Shopify، والتي تخبرك أن Shopify تتوقع أن تكون أخطاء الاستلام شائعة بما يكفي لتسمية ذلك صراحة. الإصدار المعتاد: يتم احتساب صندوق مكون من 24 قطعة على أنه 20 أثناء الذروة، أو يتم تسجيل الشحنة المخصصة لموقع المستودع الخاص بك في موقع البيع بالتجزئة الخاص بك بدلاً من ذلك. لا يظهر أي منهما على أنه خطأ حتى العد التالي.
يحدث الإصدار الأكثر هدوءًا في الأدوات المجمعة. يحتوي Shopify على ملفي CSV مختلفين متعلقين بالمخزون يسهل الخلط بينهما: عمود "Variant Inventory Qty" الخاص بتصدير المنتج، وعمود "On hand (new)" الخاص بالمخزون المخصص CSV. أنها ليست قابلة للتبديل. يمكن أن يؤدي خلطها أثناء تلقي التحديث إلى استبدال الأرقام الجيدة بالأرقام القديمة بصمت.
يتم تلقي العائدات في الاتجاه المعاكس، وأنها تحمل نفس المخاطر. يتم تحديد خانة الاختيار "إعادة تخزين المخزون" عند إلغاء الطلب وخانة الاختيار "إعادة تخزين العناصر" عند المبالغ المستردة بشكل افتراضي، لذلك يقوم الموظف الذي يقوم بمعالجة استرداد أموال لعنصر تالف أو غير قابل للبيع، دون التفكير في إلغاء تحديده، بإضافة المخزون غير القابل للبيع مباشرة إلى المخزون المتاح. وهذا التناقض يبدو جيدًا في النظام ولكنه خاطئ في اللحظة التي يحاول فيها شخص ما بيعه.
أخطاء التعديل اليدوي
أسباب تعديل المخزون في Shopify هي التصحيح، والعد، والاستلام، وإعادة المخزون، والتالف، والسرقة أو الخسارة، والترويج أو التبرع، والتصحيح هو التحديد الافتراضي. المتجر الذي يترك فيه الموظفون دائمًا السبب على الوضع الافتراضي لديه سجل تدقيق كامل للأرقام المتغيرة، ولكن لا يوجد سجل للسبب، مما يجعل السبب الجذري للتناقض المتكرر أكثر صعوبة بعد ستة أسابيع. يستغرق اختيار السبب الفعلي خمس ثوانٍ إضافية ويوفر عليك التخمين.
الاحتفاظ مهم أيضا. يغطي سجل تعديل كل منتج آخر 180 يومًا على صفحة المنتج (قام Shopify بمضاعفة هذا من 90 يومًا في نوفمبر 2024). بالنسبة لأي شيء أقدم، أو العرض على مستوى المتجر، يعود تقرير تغييرات تعديل المخزون إلى وقت أبعد ويمكن تصفيته حسب SKU والموقع والموظف والتطبيق والسبب.
للتعرف على آليات إجراء تعديل واحد بشكل صحيح (ما هو مسار واجهة المستخدم، وما سبب الاختيار، وكيف يسجله مسار التدقيق) راجع موقعنادليل لضبط المخزون في Shopify. تتناول هذه المقالة سبب حدوث التعديل الخاطئ في المقام الأول، وليس كيفية إجراء التعديل الصحيح.
السرقة والانكماش
السرقة أو الخسارة هي، مرة أخرى، أحد أسباب التعديل الخاصة بـ Shopify: دليل على أن الانكماش يتم التعامل معه كحدث متوقع وقابل للتسجيل، وليس كحالة هامشية. الوقاية هنا عملية في الغالب، وليست إعداد Shopify: قم بتسوية الانكماش مقابل عدد محدد بدلاً من التخمين الجاري، وقم بتسجيله تحت السبب الفعلي لذلك يظهر النمط لاحقًا بدلاً من الاختفاء في "التصحيح".
قائمة مرجعية للوقاية
لا يحتاج أي من هذا إلى برامج جديدة لإصلاحه. ويحتاج إلى بعض العادات المطبقة باستمرار:
- قم بحجز مسودات الطلبات في اللحظة التي تعد فيها بمخزون العميل، وليس بعد ذلك. لا تزال المسودة غير المحجوزة قابلة للبيع بالكامل لأي شخص آخر.
- قم بإلغاء تحديد "إعادة المخزون" عند أي استرداد أو إلغاء يتعلق ببضائع تالفة أو غير قابلة للبيع.
- اختر سبب التعديل الحقيقي في كل مرة، وليس سبب التصحيح الافتراضي، بحيث يشرح مسار التدقيق ما حدث فعليًا.
- قم بتوحيد ملف CSV الذي يستخدمه فريقك لتلقي التحديثات، ولا تدع ملف CSV لتصدير المنتج وملف CSV للمخزون يختلطان.
- قم بالتصالح مع العدد الحقيقي في الجدول الزمني وليس فقط عندما يبدو أن هناك خطأ ما. انظر لدينادليل عد الأسهملخطوات التنفيذ والعد الدوري مقابل العد المادي الكامللاختيار عدد المرات.
- إذا كنت جديدًا على كيفية تحرك الأرقام المتوفرة والملتزمة والمتاحة في Shopify، فلدينادليل ميكانيكا التتبعيغطي آلة الحالة، يفترض هذا المنشور بأكمله أنك تفهمه.
تعمل التسوية اليدوية حتى تقوم بمطاردة هذا النمط عبر العشرات من وحدات SKU شهريًا يدويًا. عادة ما تكون هذه هي النقطة التي تنظر فيها المتاجر إلى تطبيق المخزون المخصص بدلاً من جدول البيانات وعرض الفلتر المحفوظ.StockCueملكنا - إن تصدير سجل التدقيق أدناه هو الجزء المهم لهذه المشكلة تحديدًا.
ستوككو
إن تتبع التناقض إلى من قام بتعديل ماذا ومتى، يصبح بطيئًا بمجرد تجاوز عدد قليل من وحدات SKU. تقوم خطة نمو StockCue بتصدير سجل تدقيق كامل للمخزون حتى تتمكن من التصفية حسب SKU أو الموقع أو السبب في جدول بيانات بدلاً من النقر خلال 180 يومًا من التاريخ متغير واحد في كل مرة.
قم بتثبيت StockCue على Shopify →الأسئلة المتداولة
لماذا لا يتطابق عدد مخزوني في Shopify أبدًا مع ما هو موجود على الرف؟
لأن رقم Shopify الموجود يعكس فقط ما تم إخبار النظام بحدوثه، وليس ما هو حقيقي فعليًا. تأتي التناقضات من قائمة قصيرة من المشتبه بهم المعتادين - أوامر الشراء غير المحفوظة، أو المبالغ المستردة التي تعيد تخزين البضائع التالفة بصمت، أو تلقي التهم التي تم إدخالها في المكان الخطأ، أو الانكماش الذي لم يسجله أحد. إن العد المنتظم للأسهم هو ما يسد الفجوة بين الاثنين.
هل يمكن أن يؤدي البيع الزائد إلى حدوث تناقضات في المخزون في Shopify؟
نعم. لا تؤدي أوامر المسودات إلى تقليل المخزون المتاح إلا إذا قمت بحجزها بشكل صريح، بحيث يمكن بيع نفس الوحدات مرة أخرى من خلال متجرك عبر الإنترنت قبل اكتمال المسودة. يمكن أيضًا أن تتأخر أو تتعارض قنوات المبيعات أو التطبيقات المتعددة التي تكتب إلى سجل المخزون نفسه، مما ينتج عنه بيع زائد يحتاج لاحقًا إلى تصحيح يدوي.
كيف يؤدي تلقي الأخطاء إلى انحراف المخزون؟
صندوق تم عده بشكل خاطئ، أو شحنة مسجلة في موقع خاطئ، أو كمية مكتوبة في عمود CSV خاطئ، كل ذلك يدفع رقمًا إلى Shopify لا يتطابق مع ما وصل بالفعل. يحتوي Shopify على ملفي CSV منفصلين متعلقين بالمخزون بأسماء أعمدة مختلفة، ويعد مزجهما أثناء التحديث المجمع مصدرًا شائعًا يمكن تجنبه للانجراف.
ما هي أسرع طريقة لمعرفة مصدر التناقض؟
ابدأ بتقرير تغييرات تعديل مخزون Shopify، والذي يمكنك تصفيته حسب SKU والموقع والموظف والتطبيق وسبب التعديل. يعرض أيضًا سجل التعديل الخاص بكل منتج آخر 180 يومًا مباشرةً على صفحة المنتج، وهو ما يكفي عادةً لتحديد اليوم الذي حدث فيه خطأ ما.
بالنسبة للأساسيات التي يعتمد عليها هذا المنشور، ابدأ بـأساسيات إدارة المخزوندليل.
ديفميركس
Devmerx هي وكالة تطوير Shopify وWordPress التي تساعد العلامات التجارية DTC على بناء متاجر أسرع وعمليات ترحيل أنظف وتجارب تحويل أعلى. مقرها في لندن، المملكة المتحدة، وتخدم العملاء في جميع أنحاء العالم.
انظر عملنا