Cara Mencegah Perbedaan Persediaan

Admin Shopify Anda mengatakan Anda memiliki 42 unit SKU. Raknya punya 37. Tidak ada yang mencuri lima lilin dalam semalam. Sesuatu dalam proses Anda membiarkan angka-angkanya menjauh, dan begitu Anda tahu di mana mencarinya, ketidaksesuaian tidak lagi menjadi misteri dan mulai menjadi daftar tersangka yang biasa.

Posting ini membahas tentang penyebab tersebut dan proses perbaikan yang menghentikannya terulang kembali. Ini tidak akan memandu Anda dalam menjalankan penghitungan atau mencatat satu penyesuaian (yang memiliki panduannya sendiri, ditautkan di bawah); ini tentang mengapa angkanya salah sebelum Anda membuka layar penghitungan.

Mengapa perbedaan bisa terjadi

Shopify melacak tiga nomor per produk per lokasi: Tersedia, Berkomitmen, dan Tidak Tersedia. Yang ada hanyalah jumlah dari ketiganya. Ketidaksesuaian berarti salah satu dari ketiganya menyimpang dari kenyataan tanpa ada yang mengetahuinya pada saat itu — pesanan yang seharusnya memiliki stok tidak namun, pengembalian yang seharusnya tidak diisi ulang, atau kiriman yang tiba tidak pernah dicatat. Setiap penyebab di bawah ini adalah salah satu cara spesifik terjadinya.

Keterlambatan penjualan & sinkronisasi yang berlebihan

Draf pesanan adalah titik buta yang paling umum. Shopify tidak memindahkan item rancangan pesanan ke Berkomitmen kecuali seseorang secara eksplisit mengklik "Pesan inventaris". Sampai hal itu terjadi, unit tetap tersedia sepenuhnya dan dapat dijual melalui etalase Anda pada saat yang sama Anda mengutipnya ke pelanggan telepon. Jika tim Anda membuat pesanan melalui telepon atau grosir sebagai draft tanpa pemesanan, pada akhirnya Anda akan menjual unit yang sama dua kali.

Penyebab terkait sinkronisasi lainnya bersifat struktural, bukan kesalahan yang dilakukan siapa pun: satu lokasi Shopify menampung satu kuantitas per produk, dan jika lebih dari satu saluran atau aplikasi menulis ke nomor tersebut, penulisan dari satu lokasi dapat tertinggal atau tumpang tindih dengan penulisan dari yang lain. Ini bukan peringatan Shopify yang terdokumentasi. Ini adalah konsekuensi dari cara kerja model inventaris.

Jika Anda menjual bundel atau kit, tambahkan satu baris lagi ke daftar tersangka Anda: apakah menjual bundel benar-benar mengurangi stok setiap komponen perlu dikonfirmasikan di toko Anda sendiri. Sumber sekunder tidak setuju dengan perilaku default, dan kami tidak akan menebaknya di sini. Periksa secara langsung daripada berasumsi apa pun.

Menerima kesalahan

"Diterima" adalah salah satu alasan penyesuaian bawaan Shopify, yang memberi tahu Anda bahwa Shopify mengharapkan kesalahan penerimaan cukup umum untuk disebutkan secara eksplisit. Versi yang biasa: sekotak 24 buah akan dihitung sebagai 20 saat terburu-buru, atau pengiriman yang dimaksudkan untuk lokasi gudang Anda akan dicatat berdasarkan lokasi ritel Anda. Tidak ada yang tampak salah hingga hitungan berikutnya.

Versi yang lebih tenang terjadi pada alat massal. Shopify memiliki dua CSV terkait inventaris berbeda yang mudah membingungkan: kolom "Varian Inventory Qty" CSV ekspor produk, dan kolom "On hand (new)" pada CSV inventaris khusus. Mereka tidak bisa dipertukarkan. Mencampurnya selama penerimaan pembaruan dapat secara diam-diam menimpa nomor-nomor bagus dengan nomor-nomor yang sudah basi.

Pengembalian diterima secara terbalik, dan memiliki risiko yang sama. Kotak centang "Stok ulang inventaris" pada pembatalan pesanan dan kotak centang "Stok ulang item" pada pengembalian dana keduanya dipilih secara default, sehingga anggota staf yang memproses pengembalian dana untuk item yang rusak atau tidak dapat dijual, tanpa berpikir untuk menghapus centangnya, langsung menambahkan stok yang tidak dapat dijual kembali ke Tersedia. Itu adalah perbedaan yang terlihat baik-baik saja di sistem dan salah saat seseorang mencoba menjualnya.

Kesalahan penyesuaian manual

Alasan penyesuaian inventaris Shopify adalah Koreksi, Hitungan, Diterima, Pengembalian restock, Rusak, Pencurian atau kehilangan, dan Promosi atau donasi, dan Koreksi adalah pilihan default. Sebuah toko di mana stafnya selalu membiarkan alasan pada default memiliki jejak audit penuh mengenai perubahan angka, namun tidak ada catatan tentang alasannya, yang membuat akar penyebab perbedaan yang berulang menjadi jauh lebih sulit enam minggu kemudian. Memilih alasan sebenarnya membutuhkan lima detik ekstra dan membuat Anda tidak perlu menebak-nebak.

Retensi juga penting. Riwayat penyesuaian setiap produk mencakup 180 hari terakhir di halaman produk (Shopify menggandakannya dua kali lipat dari 90 hari pada November 2024). Untuk tampilan yang lebih lama, atau tampilan seluruh toko, laporan perubahan penyesuaian Inventaris berjalan lebih jauh ke belakang dan dapat difilter berdasarkan SKU, lokasi, anggota staf, aplikasi, dan alasan.

Untuk mengetahui mekanisme dalam membuat satu penyesuaian dengan benar (jalur UI mana, alasan mana yang dipilih, bagaimana jejak audit mencatatnya) lihat kamipanduan untuk menyesuaikan inventaris di Shopify. Postingan ini membahas tentang mengapa penyesuaian yang salah terjadi, bukan bagaimana melakukan penyesuaian yang benar.

Pencurian & penyusutan

Pencurian atau kehilangan, sekali lagi, adalah salah satu alasan penyesuaian Shopify: bukti bahwa penyusutan diperlakukan sebagai peristiwa yang diharapkan dan dapat dicatat, bukan kasus tepian. Pencegahan di sini sebagian besar bersifat operasional, bukan pengaturan Shopify: merekonsiliasi penyusutan dengan penghitungan tertentu, bukan perkiraan yang berjalan, dan mencatatnya berdasarkan alasan sebenarnya sehingga sebuah pola muncul kemudian alih-alih menghilang ke dalam "Koreksi".

Daftar periksa pencegahan

Semua ini tidak memerlukan perangkat lunak baru untuk memperbaikinya. Perlu beberapa kebiasaan yang diterapkan secara konsisten:

Rekonsiliasi manual berfungsi sampai Anda mengejar pola ini di lusinan SKU dalam sebulan secara manual. Biasanya pada saat itulah toko melihat aplikasi inventaris khusus, bukan spreadsheet dan tampilan filter tersimpan.Isyarat Sahamadalah milik kami — ekspor log audit di bawah ini adalah bagian yang penting untuk masalah khusus ini.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Mengapa jumlah inventaris Shopify saya tidak pernah sesuai dengan yang ada di rak?

Karena nomor Shopify's On hand hanya mencerminkan apa yang diberitahukan kepada sistem, bukan apa yang sebenarnya secara fisik. Perbedaan berasal dari daftar pendek tersangka yang umum — pesanan draf yang tidak direservasi, pengembalian uang yang secara diam-diam menyetok kembali barang yang rusak, penghitungan penerimaan dimasukkan ke tempat yang salah, atau penyusutan yang tidak dicatat oleh siapa pun. Penghitungan stok secara teratur adalah cara untuk mengetahui kesenjangan antara keduanya.

Bisakah penjualan berlebihan menyebabkan perbedaan inventaris di Shopify?

Ya. Draf pesanan tidak mengurangi inventaris yang tersedia kecuali Anda secara eksplisit memesannya, sehingga unit yang sama dapat dijual kembali melalui toko online Anda sebelum draf selesai. Beberapa saluran penjualan atau aplikasi yang menulis ke catatan inventaris yang sama juga dapat mengalami kelambatan atau konflik, sehingga menghasilkan penjualan berlebih yang kemudian memerlukan koreksi manual.

Bagaimana kesalahan penerimaan menyebabkan persediaan hilang?

Kotak yang salah hitung, kiriman yang dicatat di lokasi yang salah, atau jumlah yang diketik di kolom CSV yang salah, semuanya memasukkan nomor ke Shopify yang tidak sesuai dengan yang sebenarnya diterima. Shopify memiliki dua CSV terkait inventaris terpisah dengan nama kolom berbeda, dan mencampurkannya selama pembaruan massal adalah sumber penyimpangan yang umum dan dapat dihindari.

Apa cara tercepat untuk mengetahui asal muasal perbedaan?

Mulailah dengan laporan perubahan penyesuaian Inventaris Shopify, yang dapat Anda filter berdasarkan SKU, lokasi, anggota staf, aplikasi, dan alasan penyesuaian. Each product's own adjustment history also shows the last 180 days directly on the product page, which is usually enough to spot the day something went wrong.

Untuk dasar-dasar postingan ini, mulailah dengan kamidasar-dasar manajemen inventarispanduan.