Come prevenire discrepanze di inventario

Il tuo amministratore Shopify dice che hai 42 unità di uno SKU. Lo scaffale ne ha 37. Nessuno ha rubato cinque candele durante la notte. Qualcosa nel tuo processo fa sì che i numeri si allontanino e, una volta che sai dove cercare, una discrepanza smette di essere un mistero e inizia a essere un breve elenco di soliti sospetti.

Questo post riguarda le cause e le soluzioni del processo che ne impediscono il ripetersi. Non ti guiderà attraverso l'esecuzione di un conteggio o la registrazione di un singolo aggiustamento (quelli hanno le loro guide, collegate di seguito); questo riguarda il motivo per cui il numero era sbagliato prima che tu aprissi la schermata di conteggio.

Perché si verificano discrepanze

Shopify tiene traccia di tre numeri per prodotto per posizione: Disponibile, Impegnato e Non disponibile. A portata di mano c'è solo la somma dei tre. Una discrepanza significa che uno di questi tre si è allontanato dalla realtà senza che nessuno se ne accorgesse in quel momento: un ordine che avrebbe dovuto impegnare le scorte non lo ha fatto, un reso che non avrebbe dovuto essere rifornito lo ha fatto o una spedizione arrivata non è mai stata registrata. Ogni causa riportata di seguito rappresenta un modo specifico in cui si verifica.

Vendite eccessive e ritardo di sincronizzazione

Gli ordini provvisori sono il punto cieco più comune. Shopify non sposta gli articoli di un ordine preliminare in Impegnati a meno che qualcuno non faccia esplicitamente clic su "Prenota inventario". Fino a quando ciò non accade, le unità rimangono completamente disponibili e vendibili tramite il tuo negozio nello stesso momento in cui le offri a un cliente telefonico. Se il tuo team effettua ordini telefonici o all'ingrosso come bozze senza prenotazione, alla fine venderai la stessa unità due volte.

L'altra causa correlata alla sincronizzazione è strutturale, non è un errore commesso da nessuno: una singola posizione Shopify contiene una quantità per prodotto e se più di un canale o app scrivono su quel numero, la scrittura di uno può ritardare o sovrapporsi a quella di un altro. Questo non è un avviso Shopify documentato. È una conseguenza del funzionamento del modello di inventario.

Se vendi pacchetti o kit, aggiungi un'altra riga alla tua lista di sospetti: vale davvero la pena verificare nel tuo negozio se la vendita di un pacchetto diminuisce effettivamente le scorte di ciascun componente. Le fonti secondarie non sono d'accordo sul comportamento predefinito e non lo indovineremo qui. Controllalo direttamente piuttosto che dare per scontato in entrambi i casi.

Errori di ricezione

"Ricevuto" è uno dei motivi di aggiustamento integrati di Shopify, che ti dice che Shopify si aspetta che gli errori di ricezione siano abbastanza comuni da poter essere nominati esplicitamente. La solita versione: una scatola da 24 viene conteggiata come 20 durante una corsa, oppure una spedizione destinata al tuo magazzino viene invece registrata rispetto al tuo punto vendita. Nessuno dei due risulta sbagliato fino al conteggio successivo.

Una versione più silenziosa si verifica negli strumenti sfusi. Shopify ha due diversi CSV relativi all'inventario che sono facili da confondere: la colonna "Variant Inventory Qty" del CSV per l'esportazione del prodotto e la colonna "Disponibile (nuovo)" del CSV dell'inventario dedicato. Non sono intercambiabili. Mescolarli durante la ricezione di un aggiornamento può sovrascrivere silenziosamente i numeri validi con quelli obsoleti.

I rendimenti vengono ricevuti al contrario e comportano lo stesso rischio. La casella di controllo "Rifornisci inventario" sull'annullamento dell'ordine e la casella di controllo "Rifornisci articoli" sui rimborsi sono entrambe selezionate per impostazione predefinita, quindi un membro dello staff che elabora un rimborso per un articolo danneggiato o invendibile, senza pensare di deselezionarlo, aggiunge direttamente lo stock invendibile a Disponibile. Questa è una discrepanza che sembra giusta nel sistema e sbagliata nel momento in cui qualcuno cerca di venderlo.

Errori di regolazione manuale

I motivi di rettifica dell'inventario di Shopify sono Correzione, Conteggio, Ricevuto, Riassortimento, Danneggiato, Furto o smarrimento e Promozione o donazione e Correzione è la selezione predefinita. Un negozio in cui il personale lascia sempre il motivo per impostazione predefinita ha una traccia di controllo completa dei numeri che cambiano, ma nessuna registrazione del perché, il che rende molto più difficile individuare la causa di una discrepanza ricorrente sei settimane dopo. Scegliere il motivo effettivo richiede cinque secondi in più e ti evita di fare congetture.

Anche la conservazione è importante. La cronologia degli aggiustamenti di ciascun prodotto copre gli ultimi 180 giorni sulla pagina del prodotto (Shopify ha raddoppiato questo valore rispetto ai 90 giorni di novembre 2024). Per i prodotti più vecchi o per una visualizzazione a livello di negozio, il report sulle modifiche dell'aggiustamento dell'inventario va più indietro e può essere filtrato per SKU, posizione, membro dello staff, app e motivo.

Per i meccanismi di esecuzione corretta di una singola modifica (quale percorso dell'interfaccia utente, quale motivo scegliere, come la registra la traccia di controllo) consultare la nostraguida alla regolazione dell'inventario in Shopify. Questo post spiega innanzitutto il motivo per cui si verifica l'aggiustamento sbagliato, non come effettuarne uno corretto.

Furto e ritiro

Il furto o lo smarrimento è, ancora una volta, uno dei motivi di aggiustamento nominati da Shopify: la prova che il restringimento è trattato come un evento previsto e registrabile, non un caso limite. La prevenzione qui è per lo più operativa, non un'impostazione di Shopify: riconcilia le differenze inventariali con un conteggio specifico piuttosto che con un'ipotesi corrente e registrala sotto il motivo effettivo in modo che un modello venga visualizzato in seguito invece di scomparire in "Correzione".

Lista di controllo per la prevenzione

Niente di tutto questo necessita di un nuovo software per essere risolto. Ha bisogno di alcune abitudini applicate con coerenza:

La riconciliazione manuale funziona finché non si segue manualmente questo modello su dozzine di SKU al mese. Di solito è questo il punto in cui i negozi guardano un'app di inventario dedicata anziché un foglio di calcolo e una visualizzazione filtrata salvata.StockCueè nostro: l'esportazione del registro di controllo riportata di seguito è la parte importante per questo particolare problema.

Domande frequenti

Perché il conteggio del mio inventario Shopify non corrisponde mai a ciò che c'è sullo scaffale?

Perché il numero Disponibile di Shopify riflette solo ciò che è stato detto al sistema che è accaduto, non ciò che è fisicamente vero. Le discrepanze derivano da un breve elenco di soliti sospetti: ordini provvisori senza riserve, rimborsi che riforniscono silenziosamente merci danneggiate, conteggi di ricezione inseriti nel posto sbagliato o differenze inventariali che nessuno ha registrato. Un conteggio regolare delle scorte è ciò che colma il divario tra i due.

Le vendite eccessive possono causare discrepanze nell'inventario su Shopify?

SÌ. Gli ordini preliminari non riducono l'inventario disponibile a meno che non li prenoti esplicitamente, in modo che le stesse unità possano essere nuovamente vendute tramite il tuo negozio online prima che la bozza venga completata. Anche più canali di vendita o app che scrivono sullo stesso record di inventario possono ritardare o entrare in conflitto, producendo una vendita eccessiva che successivamente necessita di una correzione manuale.

In che modo gli errori di ricezione causano una deriva dell'inventario?

Una scatola conteggiata erroneamente, una spedizione registrata nella posizione sbagliata o una quantità digitata nella colonna CSV sbagliata inseriscono in Shopify un numero che non corrisponde a ciò che è effettivamente arrivato. Shopify ha due CSV separati relativi all'inventario con nomi di colonna diversi e mescolarli durante un aggiornamento collettivo è una fonte di deriva comune ed evitabile.

Qual è il modo più veloce per scoprire l'origine di una discrepanza?

Inizia con il report sulle modifiche dell'aggiustamento dell'inventario di Shopify, che puoi filtrare per SKU, posizione, membro dello staff, app e motivo dell'aggiustamento. La cronologia delle modifiche di ciascun prodotto mostra anche gli ultimi 180 giorni direttamente sulla pagina del prodotto, il che di solito è sufficiente per individuare il giorno in cui qualcosa è andato storto.

Per i fondamenti su cui si basa questo post, inizia con il nostronozioni di base sulla gestione delle scorteguida.