Come funziona il monitoraggio dell'inventario di Shopify

Un cliente invia un messaggio per chiedere perché la pagina del prodotto dice ancora "Aggiungi al carrello" quando ha appena visto l'ultimo vendere a qualcun altro. Tiri su il prodotto: tre unità in mostra. Controlli la pagina Inventario: A portata di mano dice tre, Disponibile dice tre. Tranne che due di questi tre sono già seduti nell'ordine inevaso di qualcuno, riservato e non libero di vendere, e il numero che il tuo cliente sta fissando non glielo dice.

Shopify non tiene traccia di un numero di stock per prodotto. Ne traccia quattro e rispondono a domande diverse. Confonderli è il punto in cui iniziano effettivamente la maggior parte dei ticket di supporto "perché il mio inventario è sbagliato".

Se termini come SKU e variante sono ancora un territorio nuovo, inizia concosa significa effettivamente la gestione dell'inventario di Shopifyprimo: questo post riprende quando conosci già il vocabolario e vuoi i meccanismi sottostanti.

Tracciato e non tracciato

Ogni variante di prodotto in Shopify ha un'impostazione che ne indica se viene tracciata, controllata dall'interruttore di tracciamento dell'inventario nella sezione Inventario della variante. Accendilo e Shopify inizia a mantenere i quattro numeri di cui tratta questo articolo (Disponibile, Impegnato, Disponibile e In arrivo) separatamente per ogni posizione in cui è immagazzinata la variante.

Disattivalo e non esiste nulla di tutto ciò per quella variante. Non c'è disponibilità, impegno, limite al numero di prodotti che possono essere acquistati: niente ferma una vendita oltre ciò che hai effettivamente sullo scaffale, perché Shopify non mantiene un numero con cui verificarlo. Questa è una scelta ragionevole per articoli o servizi su ordinazione. È un modo silenzioso per sopravvalutare qualsiasi cosa di cui effettivamente immagazzini una quantità limitata.

Se non hai ancora attivato il monitoraggio,la guida all'installazionecopre esattamente dove fare clic e tutti i metodi di massa per farlo in un catalogo completo. Questo post presuppone che il monitoraggio sia già attivo e spiega cosa succede una volta attivato.

I quattro stati dell'inventario

Le definizioni di Shopify e l'aritmetica che le lega insieme:

Disponibile = impegnato + non disponibile + disponibile

• A portata di mano- ogni unità che hai fisicamente in un luogo, punto.
• Disponibile- la porzione di A disposizione che puoi effettivamente vendere in questo momento. Non impegnato, non accantonato come non disponibile, non ancora in arrivo.
• Impegnato— unità accantonate e fuori dal mercato: un ordine inevaso, una bozza di ordine esplicitamente riservata dal commerciante o un trasferimento contrassegnato come pronto per la spedizione.
• Non disponibile— fisicamente sullo scaffale ma trattenuto per un motivo: danneggiato, in controllo di qualità, conservato come scorta di sicurezza o per un altro motivo assegnato da un'app o da un membro dello staff.
• In arrivo— in viaggio verso la posizione tramite un trasferimento o un'app e non è vendibile finché non viene ricevuto e il suo stato non cambia in Disponibile.

La posta in arrivo è completamente fuori dall'equazione: non viene conteggiata in Disponibile finché non arriva e viene effettivamente ricevuta. Una spedizione parcheggiata su un camion per due settimane non gonfia il numero delle tue scorte solo perché sai che sta arrivando.

Cosa aggiorna ogni numero

L'impegno esiste specificamente per descrivere le unità vincolate da un ordine non evaso: questa è la definizione di Shopify, non un'inferenza. In pratica: mentre un ordine rimane aperto e inevaso, quelle unità smettono di essere visualizzate come Disponibili senza lasciare fisicamente lo scaffale. Disponibile trattiene la prenotazione; le unità sono ancora lì, semplicemente non vendibili al prossimo cliente.

Annulla o evadi quell'ordine e la storia diverge. Soddisfalo e quelle unità avranno fisicamente lasciato il tuo scaffale. A portata di mano si riduce a riflettere che in realtà se ne sono andati, non semplicemente riservati. Annullalo o rimborsalo, e Shopify per impostazione predefinita restituisce le unità: la casella di controllo "Rifornisci inventario" in caso di annullamento e la casella di controllo "Rifornisci articoli" in caso di rimborso sono entrambe selezionate per impostazione predefinita, restituendo gli articoli annullati o rimborsati a stock vendibili a meno che qualcuno non deseleziona deliberatamente la casella.

Le bozze di ordini sono l'unico posto in cui la gente fa inciampare. La creazione di un ordine preliminare (una vendita telefonica, un preventivo all'ingrosso) non tocca Disponibile o Impegnato per impostazione predefinita. Le unità rimangono completamente vendibili online mentre la bozza è aperta, il che significa che lo stesso stock può essere venduto due volte a meno che non si faccia clic su Prenota inventario nella bozza. E quando lo prenoti, quelle unità si spostano inImpegnato, non Non disponibile: una distinzione che vale la pena fare bene, poiché molte guide lo fanno al contrario.

Niente di tutto questo copre la correzione di un numero che è semplicemente sbagliato: un conteggio errato, un danno che devi registrare, una scorta che stai spostando allo stato di scorta di sicurezza. Si tratta di un'azione manuale, non di un cambiamento di stato automatico, ed è trattata da solacome modificare l'inventario in Shopify.

Vendere troppo e continuare a vendere

Con il monitoraggio attivo, ciò che accade a Zero Disponibile dipende da un'impostazione: "Continua a vendere quando esaurito". Lascialo spento e una variante con zero Disponibile semplicemente non può essere acquistata: il pulsante Acquista di fatto si spegne da solo. Accendilo e i clienti potranno continuare ad acquistare a zero o a Disponibile negativo, che è esattamente il comportamento desiderato da una strategia di preordine o ordine arretrato ed esattamente il comportamento che un conteggio errato accidentale non richiede.

È un'impostazione per variante, non a livello di negozio, ed è selezionabile solo una volta attivato il monitoraggio per quella variante: non puoi configurare il comportamento di vendita eccessiva per qualcosa che Shopify non conta in primo luogo.

Sincronizzazione multicanale

Ogni canale di vendita e ogni app che legge o scrive le tue scorte punta allo stesso record sottostante per posizione: un articolo di inventario, una quantità per stato, per luogo in cui lo immagazzini. Questo è il modello esposto dall'API di Shopify, ed è anche il motivo per cui si verificano problemi di sincronizzazione: quando il tuo negozio online, il tuo POS e un'app di marketplace possono scrivere tutti sullo stesso numero, le vendite quasi simultanee da due canali possono competere tra loro. Uno di loro vince l'ultima unità; l'altro lo scopre dopo il fatto.

Questa è una proprietà strutturale di gestire più di una superficie di vendita rispetto a un numero di stock, non un bug specifico di un singolo canale o app. Le app che leggono dagli stessi dati in tempo reale, compresi i nostri, ereditano lo stesso numero reale nel momento in cui lo leggono, il che vale la pena sapere se stai risolvendo un problema di mancata corrispondenza tra due sistemi che entrambi affermano di essere corretti.

Se gestisci più di una sede fisica oltre a questa, gli stessi quattro stati esistono separatamente per sede: vale la pena leggerli da soli income funziona l'inventario multisedepiuttosto che dare per scontato che si comporti come un negozio con un'unica sede diviso a metà.

Comprendere questo modello è importante anche se non tocchi mai un foglio di calcolo: sono gli stessi dati che qualsiasi app di inventario, inclusa StockCue, legge per calcolare un punto di riordino.StockCueorologi Disponibili contro la tua velocità di vendita, quindi non sei tu a riconciliare quattro numeri a mano ogni mattina.

I quattro stati in questo post sono uno strato di una disciplina più ampia. Vedinozioni di base sulla gestione delle scorteper un quadro più ampio: fatturato, metodi di controllo e dove i meccanismi di monitoraggio si inseriscono nel resto della gestione di un negozio.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra "a portata di mano" e "disponibile" in Shopify?

A portata di mano c'è ogni unità che hai fisicamente in un luogo. Disponibile è la porzione di disponibilità che puoi effettivamente vendere in questo momento: la disponibilità meno tutto ciò che è impegnato negli ordini esistenti e tutto ciò che è accantonato come non disponibile.

Che cosa significa inventario "impegnato"?

L'inventario impegnato è lo stock che viene messo da parte e non può essere venduto: unità in un ordine che non è stato ancora evaso, unità in un ordine preliminare che un commerciante ha esplicitamente prenotato o unità in un trasferimento contrassegnato come pronto per la spedizione. È ancora fisicamente sullo scaffale: se ne parla e basta.

Shopify aggiorna l'inventario in tempo reale?

Shopify mantiene le informazioni disponibili, impegnate, disponibili e in entrata aggiornate man mano che si verificano ordini, evasioni, trasferimenti e aggiustamenti, anziché tramite un aggiornamento manuale: dal punto di vista del commerciante, ciò avviene in tempo reale. Shopify non pubblica l'esatta tempistica interna di ogni singolo trigger, quindi considera il "tempo reale" come una cifra direzionalmente precisa piuttosto che una cifra istantanea garantita.

Cosa succede all'inventario quando un ordine viene rimborsato o restituito?

La schermata di rimborso include una casella di controllo "Rifornisci articoli" selezionata per impostazione predefinita, che riporta le unità rimborsate a Disponibili. Un commerciante può deselezionarlo, ad esempio per un reso danneggiato o invendibile, lasciando l'inventario così com'è invece di aggiungere nuovamente le unità alle scorte vendibili.