Cómo funciona el seguimiento de inventario de Shopify

Un cliente envía un mensaje para preguntar por qué la página del producto todavía dice "Agregar al carrito" cuando acaba de ver cómo se vendió el último a otra persona. Levantas el producto: se muestran tres unidades. Consulta la página de Inventario: Disponible dice tres, Disponible dice tres. Excepto que dos de esos tres ya están dentro del pedido no cumplido de alguien, reservados y no libres para vender, y el número que su cliente está mirando no les dice eso.

Shopify no rastrea un número de stock por producto. Sigue a cuatro y responden diferentes preguntas. Confundirlos es donde realmente comienzan la mayoría de los tickets de soporte de "por qué mi inventario está mal".

Si términos como SKU y variante aún son territorio nuevo, comience conQué significa realmente la gestión de inventario de ShopifyPrimero: esta publicación continúa una vez que ya conoce el vocabulario y desea conocer la mecánica subyacente.

Con seguimiento versus sin seguimiento

Cada variante de producto en Shopify tiene una configuración para determinar si se realiza un seguimiento, controlada por la palanca de seguimiento de inventario en la sección Inventario de la variante. Actívelo y Shopify comenzará a mantener los cuatro números de los que trata este artículo (Disponible, Comprometido, Disponible y Entrante) por separado para cada ubicación en la que se almacena la variante.

Apáguelo y nada de eso existirá para esa variante. No hay disponibles, no hay compromiso, no hay límite sobre cuántos se pueden comprar; nada detiene una venta más allá de lo que realmente tienes en el estante, porque Shopify no guarda un número para compararlo. Esa es una opción razonable para artículos o servicios hechos a pedido. Es una forma silenciosa de sobrevender cualquier cosa de la que realmente tengas una cantidad finita.

Si aún no has activado el seguimiento,la guía de configuracióncubre exactamente dónde hacer clic y todos los métodos masivos para hacerlo en un catálogo completo. Esta publicación asume que el seguimiento ya está activado y explica lo que sucede una vez que lo está.

Los cuatro estados del inventario.

Las propias definiciones de Shopify y la aritmética que las une:

Disponible = Comprometido + No disponible + Disponible

• En mano– cada unidad que tienes físicamente en una ubicación, punto.
• Disponible— la porción de disponible que realmente puedes vender ahora mismo. No comprometido, no apartado como no disponible, no todavía entrante.
• Comprometido— unidades apartadas y fuera del mercado: un pedido no cumplido, un borrador de pedido que el comerciante ha reservado explícitamente o una transferencia marcada como lista para enviar.
• No disponible— físicamente en el estante, pero retenido por una razón: dañado, en control de calidad, mantenido como stock de seguridad u otro motivo asignado por una aplicación o un miembro del personal.
• entrante— en camino a la ubicación a través de una transferencia o una aplicación, y no se puede vender hasta que se reciba y su estado cambie a Disponible.

Los entrantes quedan completamente fuera de la ecuación: no se cuentan en Disponibles hasta que realmente llegan y se reciben. Un envío que permanece en un camión durante dos semanas no infla el recuento de existencias sólo porque sabes que va a llegar.

Qué actualiza cada número

Comprometido existe específicamente para describir unidades comprometidas por un pedido no cumplido; esa es la definición de Shopify, no una inferencia. En la práctica: mientras un pedido permanece abierto y sin cumplir, esas unidades dejan de mostrarse como Disponibles sin salir físicamente de su estante. Disponible retiene la reserva; Las unidades todavía están allí, pero no se pueden vender al próximo cliente.

Cancele o cumpla ese pedido y la historia diverge. Cúmplelo y esas unidades habrán abandonado físicamente su estante. On hand se reduce a reflejar que en realidad se han ido, no simplemente están reservados. Cancelarlo o reembolsarlo, y Shopify por defecto devuelve las unidades: la casilla de verificación "Reabastecer inventario" en una cancelación y la casilla de verificación "Reabastecer artículos" en un reembolso están seleccionadas de forma predeterminada, devolviendo los artículos cancelados o reembolsados ​​a existencias vendibles a menos que alguien desmarque deliberadamente la casilla.

Los pedidos preliminares son el único lugar donde esto hace tropezar a la gente. Al crear un borrador de pedido (una venta telefónica, una cotización al por mayor) no se toca Disponible o Comprometido de forma predeterminada. Las unidades se pueden vender completamente en línea mientras el borrador permanece abierto, lo que significa que las mismas acciones se pueden vender dos veces a menos que haga clic en Reservar inventario en el borrador. Y cuando lo reservas, esas unidades se mueven aComprometido, no No disponible: una distinción que vale la pena hacer bien, ya que muchas guías lo hacen al revés.

Nada de esto cubre corregir un número que simplemente es incorrecto: un error en el recuento, un daño que debe registrar, un stock que está trasladando al estado de stock de seguridad. Esa es una acción manual, no un cambio de estado automático, y está cubierto por sí solo encómo ajustar el inventario en Shopify.

Sobrevender y seguir vendiendo

Con el seguimiento activado, lo que sucede cuando no hay disponibilidad depende de una configuración: "Continuar vendiendo cuando no haya existencias". Si lo deja desactivado, una variante con cero Disponible simplemente no se podrá comprar: el botón de compra efectivamente se apaga solo. Actívelo y los clientes podrán seguir comprando con disponibilidad cero o negativa, que es exactamente el comportamiento que una estrategia de pedidos anticipados o pendientes desea y exactamente el comportamiento que un error de conteo accidental no desea.

Es una configuración por variante, no para toda la tienda, y solo se puede seleccionar una vez que el seguimiento está activado para esa variante; no puedes configurar el comportamiento de sobreventa para algo que Shopify no cuenta en primer lugar.

Sincronización multicanal

Cada canal de ventas y cada aplicación que lee o escribe su stock apunta al mismo registro subyacente por ubicación: un artículo de inventario, una cantidad por estado, por lugar donde lo almacena. Ese es el modelo que expone la API de Shopify, y también es la razón por la que ocurren problemas de sincronización: cuando su tienda en línea, su POS y una aplicación de mercado pueden escribir en ese mismo número, las ventas casi simultáneas de dos canales pueden competir entre sí. Uno de ellos gana la última unidad; el otro se entera después del hecho.

Esta es una propiedad estructural de ejecutar más de una superficie de venta contra un número de stock, no un error específico de un solo canal o aplicación. Las aplicaciones que leen los mismos datos en vivo, incluida la nuestra, heredan el mismo número real en el momento en que lo leen, lo cual vale la pena saber si estás solucionando una discrepancia entre dos sistemas que afirman ser correctos.

Si está ejecutando más de una ubicación física además de esto, los mismos cuatro estados existen por separado por ubicación; vale la pena leerlo por sí solo encómo funciona el inventario multiubicaciónen lugar de asumir que se comporta como una tienda de una sola ubicación dividida por la mitad.

Comprender este modelo es importante incluso si nunca tocas una hoja de cálculo: son los mismos datos que cualquier aplicación de inventario, incluida StockCue, lee para calcular un punto de reorden.StockCuerelojes Disponibles en función de su velocidad de ventas, para que no sea usted quien concilie cuatro números a mano todas las mañanas.

Los cuatro estados en esta publicación son una capa de una disciplina más amplia. Verfundamentos de la gestion de inventariospara obtener un panorama más amplio: rotación, métodos de control y dónde encajan los mecanismos de seguimiento en el resto del funcionamiento de una tienda.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre "disponible" y "disponible" en Shopify?

Disponibles están todas las unidades que tienes físicamente en una ubicación. Disponible es la porción de Disponible que realmente puedes vender ahora mismo: Disponible menos lo que esté Comprometido con pedidos existentes y lo que esté reservado como No Disponible.

¿Qué significa inventario "comprometido"?

El inventario comprometido es stock que se reserva y no se puede vender: unidades en un pedido que aún no se ha cumplido, unidades en un borrador de pedido que un comerciante ha reservado explícitamente o unidades en una transferencia marcada como lista para enviar. Todavía está físicamente en el estante; simplemente se habla de ello.

¿Shopify actualiza el inventario en tiempo real?

Shopify mantiene las opciones Disponible, Comprometido, Disponible y Entrante actualizado a medida que se realizan pedidos, cumplimientos, transferencias y ajustes, en lugar de una actualización manual; desde la perspectiva de un comerciante, eso se interpreta como tiempo real. Shopify no publica el tiempo interno exacto de cada activador individual, por lo que trata el "tiempo real" como una cifra direccionalmente precisa en lugar de una cifra instantánea garantizada.

¿Qué sucede con el inventario cuando se reembolsa o devuelve un pedido?

La pantalla de reembolso incluye una casilla de verificación "Reponer artículos" que está seleccionada de forma predeterminada, que devuelve las unidades reembolsadas a Disponibles. Un comerciante puede desmarcarlo (por ejemplo, en caso de una devolución dañada o que no se puede vender), lo que deja el inventario tal como está en lugar de volver a agregar las unidades al stock vendible.