Fondamenti di gestione dell'inventario

La maggior parte dei commercianti Shopify non inizia con un sistema di inventario. Iniziano con un elenco di prodotti, un'idea approssimativa di ciò che sta vendendo e l'abitudine di controllare l'amministratore quando qualcosa sembra basso.

Funziona per la prima dozzina di SKU. Smette di funzionare tra i 20 e i 40: due fornitori che eseguono tempi di consegna diversi, un prodotto viene venduto tre volte più velocemente degli altri e "controlla quando sembra basso" trasformandosi in un cliente che ti dice che sei esaurito prima che lo faccia la dashboard.

Ciò che segue è la disciplina che sostituisce l'abitudine: il vocabolario e i concetti di cui hai bisogno prima che qualsiasi strumento specifico di Shopify abbia senso, e una mappa di dove si trova ogni pezzo nel resto di questa serie. Per il sapore di Shopify di queste idee - i termini esatti che Shopify utilizza: SKU, varianti, posizioni - vedicosa significa nello specifico la gestione dell'inventario di Shopify.

Cos'è la gestione dell'inventario?

La gestione dell'inventario è la disciplina che consiste nel sapere quali azioni possiedi, cosa è già stato detto e cosa devi ordinare in seguito, in modo da avere abbastanza da vendere senza vincolare liquidità in azioni che restano ferme. Vive tra due costi che spingono in direzioni opposte. Se sei troppo snello, finisci per fare scorte: perdi la vendita e, spesso, anche il cliente. Se corri troppo pesantemente, i soldi restano sullo scaffale e potrebbero finanziare la spesa pubblicitaria del mese prossimo o la tua prossima linea di prodotti.

Il controllo dell'inventario, il lavoro più ristretto di tracciamento accurato dei conteggi e delle posizioni, è un elemento della gestione dell'inventario, non un suo sostituto. Un negozio può avere conteggi perfettamente accurati e tuttavia prendere decisioni sbagliate sugli ordini. La gestione è l'intero ciclo: prevedere la domanda, ordinare la giusta quantità al momento giusto, monitorarla accuratamente mentre si muove e utilizzare ciò che si impara per prevedere meglio la prossima volta.

Perché è importante

Le due modalità di fallimento ti costano diversamente. Gli esaurimenti sono visibili: una pagina di prodotto dice "esaurito", un cliente chiede quando tornerà e se pubblichi annunci su quel prodotto, stai pagando per inviare traffico a una pagina che non può convertire. Overstock è più silenzioso. Nessuno si lamenta che tu abbia troppo di qualcosa; il costo verrà visualizzato più tardi, con la liquidità vincolata, lo spazio di archiviazione che si aggiunge e un ribasso tra mesi quando lo SKU smetterà di vendere a prezzo pieno.

Nessuna delle due modalità di fallimento riguarda realmente il titolo in sé. Riguarda la decisione che ti ha portato lì: nessun modo formale per sapere quando riordinare, o una decisione di riordino presa per intuizione invece che per il tuo tasso di vendita effettivo. Il resto di questa guida riguarda la sostituzione dell'intuizione.

Concetti fondamentali

Prima di poter gestire bene l'inventario, è necessario un vocabolario condiviso per ciò che rappresenta effettivamente un numero di stock. La maggior parte dei sistemi, incluso Shopify, traccia una versione di queste idee:

• A portata di mano- le unità fisiche che possiedi effettivamente, in un magazzino o su uno scaffale, indipendentemente dal fatto che siano attualmente vendibili o meno.
• Disponibile- il sottoinsieme delle azioni disponibili che puoi effettivamente vendere in questo momento, una volta che tutto ciò di cui hai già parlato viene messo da parte.
• Impegnato o assegnato— unità che sono tue ma già legate a un ordine, una prenotazione o un trasferimento, quindi non sono disponibili per la vendita al cliente successivo.
• In arrivo- scorte in arrivo da un fornitore o da un'altra sede ma non ancora arrivate, quindi non possono essere vendute finché non lo fanno.

Questi stati interagiscono costantemente: un ordine sposta lo stock da disponibile a impegnato, una spedizione sposta lo stock da in entrata a disponibile. I trigger esatti sono specifici della piattaforma su cui ti trovi. Per la versione precisa di Shopify, vederecome funziona effettivamente il sistema di tracciamento di Shopify.

Altri due concetti che vale la pena conoscere: lead time (giorni tra l'effettuazione di un ordine e la disponibilità di scorte utilizzabili) e punto di riordino (il livello al quale è necessario riordinare in modo che arrivi nuovo stock prima che finiscano). Copriremo la formula completa, con un esempio pratico, inla formula del punto di riordino.

Metodi di controllo

Il modo in cui decidi quando e quanto ordinare è una scelta, non un'impostazione predefinita. Alcuni approcci standard, in ordine approssimativamente crescente di sforzo manuale risparmiato:

• Revisione periodica— controllare le scorte secondo un programma e ordinare fino al livello target. Semplice, ma il divario tra i controlli è un punto cieco.
• Tracciamento perpetuo— i livelli delle scorte si aggiornano ad ogni vendita, quindi conosci sempre il numero corrente. Ciò che la maggior parte delle piattaforme di e-commerce, incluso Shopify, fanno per impostazione predefinita una volta attivato il monitoraggio.
• Classificazione ABC— classificare i prodotti in base al contributo alle entrate (A, B, C) e dedicare maggiore attenzione (punti di riordino più rigorosi, revisione più frequente) al livello A.
• Ordinazioni just-in-time— ordinare in prossimità del momento in cui sono necessarie le scorte anziché tenere un ampio buffer, scambiando costi di mantenimento inferiori con una maggiore esposizione a una spedizione in ritardo.

La maggior parte dei piccoli negozi finisce per eseguire un monitoraggio perpetuo con una suddivisione ABC informale, senza mai nominare nessuno dei due. Dargli un nome ti dice solo dove dedicare più attenzione.

Metriche che vale la pena conoscere

Una manciata di numeri trasformano "l'inventario sembra a posto" in qualcosa che puoi effettivamente controllare. Quello che la maggior parte dei negozi raggiunge per primo è il fatturato: quante volte vendi attraverso il tuo inventario medio in un dato periodo:

Fatturato delle scorte = costo delle merci vendute ÷ valore medio delle scorte

Un numero più alto generalmente significa che il capitale si sta muovendo più velocemente; un numero inferiore indica che le azioni sono rimaste ferme più a lungo del necessario. Ciò che conta come "sano" varia enormemente in base alla categoria (un articolo di spesa e un mobile non hanno nulla in comune su questo parametro), quindi tratta qualsiasi benchmark specifico che leggi altrove con un certo scetticismo a meno che non sia per la tua categoria esatta.

Il fatturato è uno dei tanti che vale la pena monitorare insieme ad esso: tasso di vendita, giorni di inventario, tasso di esaurimento. Diamo a ciascuno la propria formula e l'aspetto di un intervallo ragionevolele metriche che vale la pena monitoraree spiega dove estrarre effettivamente i numeri sottostanti dall'interno di Shopifydove trovare quei numeri in Shopify.

Errori comuni

La maggior parte dei problemi di inventario non sono guasti del sistema: sono le stesse abitudini che si ripetono in negozi diversi:

Dove andare dopo

Tutto quanto sopra è la disciplina generale. Il resto di questa serie ne è la versione specifica di Shopify, in cui ogni concetto risiede effettivamente nell'amministratore e come eseguirlo giorno per giorno:

• Cosa significa nello specifico la gestione dell'inventario di Shopify- Il vocabolario di Shopify.
• Come funziona effettivamente il sistema di tracciamento di Shopify– la macchina statale dietro i quattro numeri.
• Attivare il monitoraggio nel tuo negozio- la configurazione passo dopo passo.
• Gestire più di una posizione— ubicazioni, trasferimenti, priorità di adempimento.
• Regolazione corretta dei livelli delle scorte- codici motivo nativi, eseguiti correttamente.
• Le metriche che vale la pena monitorare— fatturato, sell-through, giorni di inventario, tasso di stockout.
• Dove trovare quei numeri in Shopify- i report nativi, schermata per schermata.
• Esecuzione di un conteggio delle azioni- prepararsi attraverso la riconciliazione.
• Conteggio ciclico rispetto a un conteggio fisico completo- quale metodo si adatta al tuo negozio.
• Prevenire le discrepanze prima che inizino- cause profonde, non solo soluzioni.
• Una lista di controllo delle pratiche rispetto alla quale effettuare l'audit- dopo aver letto il resto.

Leggere tutto questo a mano funziona, finché il conteggio degli SKU e quello dei fornitori non superano ciò che una persona può tenere in testa. È lì che piace il softwareStockCueguadagna il suo mantenimento: punti di riordino calcolati in base alla tua effettiva velocità di vendita, contrassegnati prima che finiscano.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra gestione dell'inventario e controllo dell'inventario?

La gestione dell'inventario è una disciplina completa: prevedere la domanda, decidere cosa e quando ordinare e tenere traccia delle scorte mentre si muovono. Il controllo dell'inventario è il compito più ristretto di mantenere accurati i conteggi e le posizioni. Il controllo è una parte della gestione, non un suo sostituto: un negozio può avere conteggi perfetti e tuttavia prendere decisioni sbagliate sugli ordini.

Quali sono i principali tipi di metodi di controllo dell'inventario?

Le più comuni sono la revisione periodica (controllo delle scorte secondo un programma e ordine secondo un obiettivo), il monitoraggio continuo (i conteggi si aggiornano automaticamente ad ogni vendita), la classificazione ABC (classificazione dei prodotti in base al contributo alle entrate e priorità di attenzione di conseguenza) e l'ordine just-in-time (le scorte arrivano vicino a quando è necessario anziché rimanere come buffer).

Cos'è un punto di riordino, in una frase?

Un punto di riordino è il livello delle scorte al quale è necessario effettuare un nuovo ordine in modo che le scorte sostitutive arrivino prima che si esauriscano, calcolato in base al tasso di vendita medio, al tempo di consegna del fornitore e a un buffer di sicurezza.

I piccoli negozi Shopify necessitano di un software formale di gestione dell'inventario?

Non immediatamente: un foglio di calcolo e un'abitudine di revisione coerente coprono la maggior parte dei negozi con meno di 30 SKU. Oltre a ciò, una volta monitorate dozzine di SKU tra fornitori con tempi di consegna diversi, il software che calcola i punti di riordino e segnala le scorte basse tende automaticamente a risparmiare più tempo di quanto costi.