Как предотвратить расхождения в инвентаризации
Почему инвентарные данные Shopify отклоняются от реальности — перепродажа, задержка синхронизации, ошибки получения, сокращение — и исправления процессов, которые предотвращают повторение.
Ваш администратор Shopify сообщает, что у вас есть 42 единицы SKU. На полке 37 штук. Пять свечей за ночь никто не украл. Что-то в вашем процессе привело к тому, что цифры разошлись, и как только вы знаете, где искать, несоответствие перестает быть загадкой и превращается в короткий список обычных подозреваемых.
Этот пост посвящен этим причинам и исправлениям процессов, которые предотвращают их повторение. Он не поможет вам провести подсчет или зарегистрировать одну корректировку (у них есть свои собственные руководства, ссылки на которые приведены ниже); этот о том, почему число было неправильным еще до того, как вы открыли экран подсчета.
Почему возникают расхождения
Shopify отслеживает три числа для каждого продукта в каждом регионе: «Доступно», «Зафиксировано» и «Недоступно». На руках как раз сумма трёх. Несоответствие означает, что один из этих трех товаров оторвался от реальности, и никто не заметил этого в тот момент: заказ, который должен был зафиксировать запасы, не был выполнен, возврат, который не должен был пополнить запасы, произошел, или прибывшая отгрузка не была зарегистрирована. Каждая причина, описанная ниже, представляет собой один конкретный способ возникновения.
Расхождение не является загадкой. Это конкретное событие, которое изменило номер, и никто не подтвердил это на полке.
Перепродажа и задержка синхронизации
Проекты приказов являются наиболее распространенным слепым пятном. Shopify не перемещает элементы чернового заказа в статус «Зафиксировано», если кто-то явно не нажмет «Зарезервировать инвентарь». Пока этого не произойдет, товары останутся полностью доступными и продаются через витрину вашего магазина одновременно с тем, как вы предлагаете их покупателю по телефону. Если ваша команда формирует заказы по телефону или оптовые заказы в виде черновиков без резервирования, в конечном итоге вы продадите одну и ту же единицу товара дважды.
Другая причина, связанная с синхронизацией, носит структурный характер и не является ошибкой, которую кто-либо допускает: в одном месте Shopify хранится одно количество каждого продукта, и если на этот номер пишется более одного канала или приложения, запись из одного может запаздывать или перекрываться с записью из другого. Это не документированное предупреждение Shopify. Это следствие того, как работает модель запасов.
Если вы продаете комплекты или комплекты, добавьте еще одну строку в свой список подозреваемых: действительно ли продажа комплекта уменьшает запас каждого компонента, и это действительно стоит проверить в вашем собственном магазине. Вторичные источники расходятся во мнениях относительно поведения по умолчанию, и мы не собираемся здесь гадать об этом. Проверьте это напрямую, а не предполагайте в любом случае.
Получение ошибок
«Получено» — это одна из собственных встроенных причин корректировки Shopify, которая сообщает вам, что Shopify ожидает, что ошибки получения будут достаточно распространенными, чтобы их можно было указать явно. Обычная версия: коробка из 24 штук во время спешки учитывается как 20, или отгрузка, предназначенная для вашего склада, вместо этого регистрируется в вашем розничном магазине. Ни то, ни другое не считается неправильным до следующего подсчета.
Более тихая версия бывает в массовых инструментах. Shopify имеет два разных CSV-файла, связанных с запасами, которые легко перепутать: столбец CSV «Вариантное количество запасов» для экспорта продуктов и столбец CSV «В наличии (новый)» для специального инвентаря. Они не взаимозаменяемы. Если вы перепутаете их во время получения обновления, хорошие числа могут незаметно перезаписаться устаревшими.
Возвраты получают в обратном порядке, и они несут тот же риск. Флажок «Пополнить запасы» при отмене заказа и флажок «Пополнить запасы» при возврате средств установлены по умолчанию, поэтому сотрудник, обрабатывающий возврат средств за поврежденный или непродаваемый товар, не задумываясь о том, чтобы снять его, добавляет непродаваемый запас прямо в «Доступно». Это несоответствие, которое выглядит хорошо в системе и неправильно в тот момент, когда кто-то пытается его продать.
Ошибки ручной настройки
Причинами корректировки запасов Shopify являются «Исправление», «Подсчет», «Получено», «Возврат», «Повреждение», «Кража или потеря», а также «Промоакция или пожертвование», а «Исправление» — выбор по умолчанию. В магазине, где сотрудники всегда оставляют причину по умолчанию, ведется полный контрольный журнал изменений чисел, но нет записей о том, почему, что значительно усложняет возникновение повторяющихся несоответствий шесть недель спустя. Выбор фактической причины занимает пять дополнительных секунд и избавляет вас от догадок.
Сохранение тоже имеет значение. История корректировок каждого продукта охватывает последние 180 дней на странице продукта (в ноябре 2024 года Shopify увеличила этот показатель вдвое с 90 дней). Для более старых продуктов или для просмотра всего магазина отчет об изменениях в корректировках запасов идет еще дальше и может быть отфильтрован по SKU, местоположению, сотруднику, приложению и причине.
Чтобы узнать, как правильно внести одну корректировку (какой путь пользовательского интерфейса, какую причину выбрать, как это записывает журнал аудита), см.руководство по настройке инвентаря в Shopify. Этот пост в первую очередь о том, почему происходит неправильная настройка, а не о том, как сделать правильную.
Кража и усадка
Кража или потеря, опять же, являются одной из причин корректировки, названных Shopify: свидетельство того, что усадка рассматривается как ожидаемое, регистрируемое событие, а не как крайний случай. Профилактика здесь в основном оперативная, а не настройка Shopify: согласовывайте сокращение с конкретным количеством, а не с текущим предположением, и регистрируйте его под фактической причиной, чтобы закономерность появлялась позже, а не исчезала в «Коррекции».
Контрольный список профилактики
Ничто из этого не требует нового программного обеспечения для исправления. Для этого необходимо последовательно применять несколько привычек:
- Резервируйте черновые заказы в тот момент, когда вы обещаете клиенту наличие товара, а не после него. Незарезервированный драфт по-прежнему может быть полностью продан кому-либо еще.
- Снимите флажок «Возврат» при любом возврате или отмене, касающемся поврежденных или непродаваемых товаров.
- Каждый раз выбирайте реальную причину корректировки, а не Корректировку по умолчанию, чтобы контрольный журнал действительно объяснял, что произошло.
- Стандартизируйте CSV-файл, который ваша команда использует для получения обновлений, и не позволяйте CSV-файлу экспорта продуктов и CSV-файлу запасов путаться.
- Согласовывайтесь с реальными расчетами по графику, а не только тогда, когда что-то кажется неправильным. Посмотрите нашруководство по подсчету запасовдля этапов выполнения ициклический подсчет против полного физического подсчетадля выбора частоты.
- Если вы новичок в том, как на самом деле меняются числа «Доступно», «Зафиксировано» и «В наличии» на Shopify, нашаруководство по механике отслеживанияохватывает конечный автомат, и весь этот пост предполагает, что вы понимаете.
Ручная сверка работает до тех пор, пока вы не прогоните эту закономерность вручную по десяткам SKU в месяц. Обычно это тот момент, когда магазины просматривают специальное приложение для инвентаризации вместо электронной таблицы и сохраненного представления фильтра.StockCueпринадлежит нам — приведенный ниже экспорт журнала аудита является той частью, которая имеет значение для этой конкретной проблемы.
СТОККЮ
Отслеживание несоответствий в отношении того, кто, что и когда корректировал, становится медленным, как только вы пройдете несколько SKU. План роста StockCue экспортирует полный журнал аудита запасов, поэтому вы можете фильтровать по SKU, местоположению или причине в электронной таблице вместо того, чтобы просматривать 180-дневную историю по одному варианту за раз.
Установите StockCue на Shopify →Часто задаваемые вопросы
Почему количество моих товаров в Shopify никогда не соответствует тому, что находится на полке?
Потому что число «На руках» Shopify отражает только то, что произошло, как сообщили системе, а не то, что физически верно. Расхождения возникают из-за короткого списка обычных подозреваемых: незарезервированные черновики заказов, возврат средств, которые молча пополняют запасы поврежденных товаров, счетчики приема, введенные не в том месте, или недостача, которую никто не регистрировал. Регулярная инвентаризация запасов — это то, что устраняет разрыв между ними.
Может ли перепродажа вызвать расхождения в запасах в Shopify?
Да. Черновые заказы не уменьшают доступный инвентарь, если вы явно не зарезервировали их, поэтому те же самые единицы можно будет снова продать через ваш интернет-магазин до того, как черновой вариант будет завершен. Несколько каналов продаж или приложений, записывающих одну и ту же запись запасов, также могут отставать или конфликтовать, что приводит к перепродаже, которая позже потребует исправления вручную.
Как ошибки при получении приводят к смещению запасов?
Неправильно подсчитанная коробка, отгрузка, зарегистрированная в неправильном месте, или количество, введенное в неправильный столбец CSV, — все это приводит к тому, что в Shopify отображается число, которое не соответствует тому, что на самом деле прибыло. Shopify имеет два отдельных CSV-файла, связанных с запасами, с разными именами столбцов, и их смешивание во время массового обновления является распространенным, которого можно избежать, источником отклонений.
Какой самый быстрый способ найти причину несоответствия?
Начните с отчета об изменениях корректировок инвентаря Shopify, который вы можете фильтровать по SKU, местоположению, сотруднику, приложению и причине корректировки. Собственная история настроек каждого продукта также показывает последние 180 дней непосредственно на странице продукта, чего обычно достаточно, чтобы определить день, когда что-то пошло не так.
Что касается основ, на которых основан этот пост, начните с нашегоосновы управления запасамигид.
Девмеркс
Devmerx — агентство по разработке Shopify и WordPress, помогающее брендам DTC создавать более быстрые магазины, более чистую миграцию и более высокий уровень конверсии. Базируется в Лондоне, Великобритания, обслуживает клиентов по всему миру.
Посмотрите нашу работу