Como realizar uma contagem de estoque do Shopify

Seu administrador do Shopify diz que há quarenta e duas unidades de um SKU disponíveis. A estante tem trinta e um. Ninguém se lembra exatamente quando essa lacuna se abriu, apenas que ela existe há tempo suficiente para que o ponto de novo pedido construído sobre ela agora também esteja errado. Uma contagem de ações é a forma como você fecha essa lacuna: não adivinhando mais, mas contando e reconciliando o que você encontra.

O que se segue é como realmente executar essa contagem, do início ao fim, com as ferramentas nativas do Shopify ou um aplicativo sobre elas. Se você ainda não decidiu se deseja executar contagens cíclicas contínuas ou uma contagem física completa, leiacontagem cíclica vs. inventário físicoprimeiro – as etapas aqui funcionam da mesma maneira.

Antes de contar

Uma contagem que não é preparada se transforma em uma tarde caótica de prateleiras contadas duas vezes e números em quem ninguém confia. Algumas decisões tomadas com antecedência corrigem isso.

Contagem nativa do Shopify

Não há um botão dedicado para “iniciar uma contagem de estoque” no administrador da web do Shopify. Em vez disso, o que você obtém é de uso geral: edições manuais de quantidades e importação/exportação de CSV, que o próprio Shopify enquadra como ferramentas para reconciliaçãodepoisuma contagem na loja em vez de um fluxo de trabalho de contagem guiado. Três maneiras de usá-los:

1. Ajuste cada item manualmente.Produtos → Estoque → clique na quantidade disponível de um local → insira o número contado usando "Definir como" e escolhaContarno menu suspenso do motivo do ajuste, em vez de deixá-lo na opção padrão "Correção". Isso funciona bem para uma lista curta, mas não ultrapassa algumas dezenas de SKUs.
2. Use o CSV de inventário com reconhecimento de localização.Produtos → Estoque → Exportar fornece um arquivo com colunas incluindo Alça, SKU, Localização e Disponível (atual). Preencha os números contados na coluna "Disponível (novo)" e importe novamente - esta é a maneira prática de reconciliar uma contagem de dezenas ou centenas de SKUs de uma só vez. Não confunda isso com o CSV de importação de produto separado usado para criar produtos, que usa uma coluna diferente (Quantidade de inventário variante) e se aplica apenas a lojas de local único.
3. Se você vende pessoalmente no Shopify PDV, use o Quick Count.O Quick Count vem com uma assinatura POS Pro e é a coisa mais próxima que o Shopify oferece de uma tela de contagem guiada. Ative-o primeiro em Configurações (ou Canais de vendas) → Ponto de venda → Aplicativos/editor de PDV → ative "Iniciar contagem rápida". No dispositivo, abra um produto, toque em “Iniciar contagem rápida”, leia um código de barras ou pesquise por nome e insira a quantidade disponível – ele suporta até 1.000 variantes por sessão e vários dispositivos contando no mesmo local ao mesmo tempo. O fluxo recomendado do próprio Shopify é que a equipe faça a contagem na loja com a Contagem Rápida enquanto alguém na sede analisa e reconcilia os ajustes resultantes no administrador.

Contagem de cegos assistida por aplicativo

Nenhum dos caminhos nativos acima é cego por padrão. Qualquer pessoa que edite uma quantidade manualmente pode ver o número atual disponível ao lado do campo em que está digitando, o que convida a contar o que já está na tela, em vez do que realmente está na prateleira. Um fluxo de trabalho de contagem cega oculta esse número do contador até que eles tenham enviado seu próprio valor, de modo que a comparação aconteça depois, e não enquanto eles estão se questionando no corredor.

Aplicativos de inventário de terceiros são onde esse fluxo de trabalho geralmente reside no Shopify: uma tela de entrada cega, uma leitura de código de barras ou etapa de pesquisa e um relatório de variação gerado automaticamente quando a contagem é encerrada, em vez de uma planilha que você cria e reconcilia manualmente a cada ciclo.

Reconciliando variações

Depois de contar os números, a reconciliação é a etapa de comparação: a quantidade contada em relação à quantidade disponível registrada no sistema para cada SKU no escopo. Qualquer coisa que corresponda, feche e siga em frente. Qualquer coisa que não o faça é uma variação, e nem toda variação merece uma baixa imediata - reconte SKUs com uma grande lacuna ou alto custo por unidade antes de entrar em contato com o Shopify, já que um único erro de contagem ou dígito transposto pode se disfarçar como uma discrepância real.

Quando estiver confiante no número contado, aplique-o como um ajuste e escolhaContarcomo o motivo, não o padrão "Correção". Essa distinção importa mais tarde: o histórico de ajustes do Shopify mostra o motivo de cada alteração, e uma loja onde cada entrada diz “Correção” não diz nada sobre por que os números mudaram quando você tenta rastrear um padrão. Essa tabela de histórico por produto cobre os últimos 180 dias (o dobro dos 90 em novembro de 2024); para algo mais antigo ou para uma visualização de toda a loja filtrável por motivo e localização, use o relatório de alterações de ajuste de estoque.

Depois da contagem

Fechar não é apenas aplicar números. É decidir o que significam as variações. Um punhado de variações pequenas e dispersas em SKUs saudáveis ​​é o encolhimento normal e o ruído de contagem de prateleira. Vale a pena investigar um padrão, como o mesmo SKU variando a cada ciclo ou cada variação inclinada em uma direção, em vez de apenas corrigi-lo novamente na próxima vez. Nosso guia companheiro emevitando discrepâncias de estoque do Shopifypercorre as causas habituais, desde erros de recebimento até projetos de ordens sem reserva.

A última etapa é agendar a próxima. Se esta contagem lhe disser que sua cadência atual não está se desviando cedo o suficiente, isso é um problema de cadência, não um problema de contagem. Revisite como você está dividindo as contagens cíclicas em relação a uma contagem física completa usando as orientações emcontagem cíclica vs. inventário físico. E se você estiver contando em mais de um local, cada local precisará de sua própria contagem com escopo e de sua própria revisão de variação, em vez de um número combinado. Vejagerenciamento de estoque em vários locais do Shopifypara a configuração que torna isso prático.

Para os conceitos sobre os quais uma contagem de estoque está (disponível, comprometido, disponível), ofundamentos de gerenciamento de estoqueguia é o ponto de partida certo.

Fazer tudo isso manualmente (construir uma planilha cega, procurar contadores por seus números e, em seguida, digitar tudo novamente no Shopify) é um trabalho real e recorrente a cada ciclo. É a lacuna específicaStockCueé construído para fechar. No Starter e superior, suas contagens de estoque são em modo cego e com escopo de localização, com pesquisa de código de barras integrada, e nada é gravado no Shopify até que você revise a variação em unidades e dólares e a aplique deliberadamente.

Perguntas frequentes

O Shopify possui um recurso integrado de contagem de estoque?

Não no administrador da web. Produtos → Estoque oferece edições manuais de quantidades e exportação/importação de CSV, que são ferramentas de reconciliação em vez de um fluxo de trabalho de contagem guiado. Existe uma tela de contagem guiada no Shopify POS – Quick Count vem com uma assinatura POS Pro e permite que a equipe escaneie ou pesquise produtos em um dispositivo e insira o que encontram fisicamente.

O que é uma contagem cega e por que isso é importante?

Uma contagem cega é aquela em que a pessoa que está contando não vê a quantidade registrada pelo sistema enquanto conta - ela apenas vê o produto e insere o que está fisicamente lá. É importante porque ver primeiro o número esperado faz com que as pessoas contem inconscientemente, especialmente quando estão cansadas ou com pressa, o que apaga silenciosamente os erros que uma contagem deveria detectar.

Como reconciliar uma variação após uma contagem de estoque?

Compare cada quantidade contada com o valor disponível do sistema, reconte qualquer coisa com uma lacuna de valor grande ou alto antes de entrar em contato com o Shopify e, em seguida, aplique o número confirmado como um ajuste usando o código de motivo "Contagem" para que a trilha de auditoria mostre por que mudou em vez de padronizar para "Correção".

Quanto tempo leva uma contagem de estoque do Shopify?

Depende de quantos SKUs e locais você está contando e se você está fazendo uma contagem cíclica de um subconjunto ou uma contagem física completa de tudo de uma vez. Uma contagem cíclica de algumas dezenas de SKUs é uma tarefa que você pode concluir entre os turnos; uma contagem física completa em um grande catálogo com vários locais é um projeto que você planeja e geralmente agenda para um dia de vendas lento.