Conteo cíclico versus inventario físico

Un comerciante con cuatrocientos SKU en dos ubicaciones cierra la tienda un domingo para contar todo a mano y luego lo vuelve a hacer once meses después porque nadie preparó nada en el medio. Mientras tanto, un comerciante con treinta SKU y un estante cuenta manualmente un lote rotativo cada semana porque una publicación de blog le dijo que el conteo cíclico era la mejor práctica. Ambos están resolviendo el mismo problema con la herramienta incorrecta para su catálogo.

Esta publicación es la decisión, no el procedimiento. Elija un método aquí, luego usecómo ejecutar un recuento de existencias de Shopifypara ejecutarlo, en cualquier lugar donde aterrices.

Definiciones

conteo cíclicosignifica contar una parte de su catálogo en un cronograma recurrente (un conjunto de SKU esta semana, un conjunto diferente la próxima semana) para que cada artículo se revise al menos una vez por ciclo sin tener que cerrar la operación para contar todo simultáneamente.Un recuento de inventario físico completosignifica contar cada SKU en cada ubicación en una sola ocasión, tratándolo como un evento único que usted planifica y reúne al personal, generalmente con las ventas pausadas o estrictamente controladas durante el período.

Tampoco lo es una función de Shopify. Están contando las metodologías que aplica utilizando las herramientas sobre las que ya leyó en la guía práctica. La elección entre ellos tiene que ver con la mano de obra, la interrupción y la rapidez con la que necesitas detectar una discrepancia, no con cuál Shopify hace más fácil. Si términos como disponible y disponible son nuevos para usted, elfundamentos de la gestion de inventariosLa guía cubre ese terreno primero.

Pros y contras

conteo cíclico

• Ventajas:nunca requiere cerrar o pausar toda la tienda: cuentas una porción manejable a la vez.
• Ventajas:Las capturas se desvían antes, ya que los productos más vendidos se pueden contar semanalmente en lugar de esperar a un evento anual para encontrar el problema.
• Desventaja:requiere disciplina para mantener la rotación en funcionamiento: un cronograma de conteo cíclico que transcurre silenciosamente es peor que ningún cronograma, porque todos asumen que todavía está sucediendo.
• Desventaja:nunca le brinda una instantánea clara y simultánea de todo el catálogo: se cuentan diferentes SKU en días diferentes, por lo que el total de toda la tienda es siempre una combinación de recuentos de diferentes momentos.

Inventario físico completo

• Ventajas:una imagen completa y simultánea de todo lo que posee, que es realmente útil para la conciliación de fin de año, seguros o un ejercicio de valoración.
• Ventajas:Es más sencillo planificar un catálogo pequeño: un evento, un equipo, una tarde.
• Desventaja:interrumpe las operaciones mientras dure, y cuanto más grande sea el catálogo, más durará esa interrupción.
• Desventaja:las capturas se desvían tarde. Una discrepancia que se abrió en el segundo mes de un ciclo anual permanece sin corregir (y sigue alimentando un punto de reorden incorrecto) durante hasta diez meses más.

Cuál es mejor, según el tamaño de la tienda

Esta no es una regla de Shopify, solo matemáticas operativas: cuantos más SKU y ubicaciones tengas, más costará un conteo de detener todo en mano de obra y tiempo de venta perdido, y más se amortizará un conteo de ciclo rotativo. Una tienda de una sola ubicación con unas cuantas docenas de SKU estables normalmente puede cerrar por una tarde, contarlo todo y reabrir el mismo día; un recuento físico completo de ese tamaño es algo único y manejable, no una carga.

Una vez que un catálogo cuenta con cientos de SKU, o abarca más de una ubicación, ese mismo recuento completo se convierte en un proyecto de varios días que saca al personal del trabajo. Ese es el punto en el que un recuento de ciclos rotativos, ponderado hacia los SKU que se mueven más rápido y los de mayor valor, comienza a detectar las mismas discrepancias sin un apagado.

El enfoque híbrido

La mayoría de las tiendas que superan un solo recuento anual no abandonan por completo los recuentos físicos completos. Usan ambos, para diferentes trabajos. El conteo cíclico maneja el trabajo en curso: una porción rotativa de SKU, ponderada hacia los artículos más vendidos y de mayor valor, verificada con la frecuencia suficiente para que se detecte una discrepancia en semanas en lugar de meses. Todavía se realiza un conteo físico completo, aunque con menos frecuencia, una o dos veces al año, como un respaldo que atrapa lo que la rotación omitió, particularmente los movimientos lentos que rara vez aparecen en un ciclo.

No es necesario que la división sea equitativa. Pondere el recuento de su ciclo en los SKU que más importan desde el punto de vista financiero o que se mueven más rápido, y deje que el recuento físico anual cubra la larga cola que de otro modo rara vez tocaría.

¿Con qué frecuencia contar?

No existe una única cadencia correcta. Depende del tamaño del catálogo, la volatilidad de las ventas y lo costoso que es realmente un número incorrecto para ese SKU. Como punto de partida: cuente cíclicamente sus productos más vendidos semanal o mensualmente, cuente cíclicamente el resto en una rotación más lenta y ejecute un conteo físico completo anualmente como referencia, con mayor frecuencia si está escalando rápidamente o si acaba de salir de una migración complicada. Si ejecuta más de una ubicación, cada una necesita su propio recuento y su propia conciliación. Veradministrar el inventario en múltiples ubicaciones de Shopifycómo funciona eso en la práctica.

Para conocer los pasos de ejecución detrás de cualquiera de los métodos (herramientas nativas de Shopify, recuentos ciegos asistidos por aplicaciones y conciliación de lo que encuentre), consultecómo realizar un recuento de existencias de Shopify. Y si los conteos siguen arrojando resultados incorrectos independientemente del método, esa es una pregunta fundamental que nuestraguía para prevenir discrepancias en el inventario de Shopifycubre en su totalidad.

Realizar cualquiera de los métodos a mano significa crear hojas de recuento, realizar un seguimiento de quién contó qué y conciliar los resultados usted mismo en cada ciclo. Ese es exactamente el trabajo recurrente que hace que el conteo cíclico parezca más esfuerzo de lo que vale la pena. En Starter y superiores,StockCueejecuta recuentos cíclicos en modo ciego con alcance en una ubicación, con búsqueda de códigos de barras y revisión de variaciones antes de que se aplique algo, por lo que la rotación es algo que se programa una vez en lugar de reconstruir desde cero cada vez.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el conteo cíclico?

El conteo cíclico consiste en contar un subconjunto rotativo de su catálogo en un cronograma regular (una parte de los SKU cada semana o mes) de modo que cada artículo se cuente durante un ciclo completo sin tener que detener la tienda para contar todo a la vez.

¿Qué es un recuento de inventario físico completo?

Un recuento de inventario físico completo consiste en contar cada SKU en cada ubicación en la misma ocasión, generalmente pausando o trabajando cuidadosamente en torno a las ventas en vivo, para obtener una instantánea completa del stock en un solo momento.

¿Es el conteo cíclico más preciso que un conteo físico completo?

Ninguno de los métodos es intrínsecamente más preciso: la precisión depende del cuidado con el que se ejecute cada recuento. La ventaja del conteo cíclico es detectar la deriva más rápido porque está verificando constantemente, mientras que un conteo físico completo le brinda una instantánea completa y simultánea que un ciclo rotativo nunca logra, ya que diferentes SKU se cuentan en diferentes días.

¿Con qué frecuencia una tienda Shopify pequeña debe contar el inventario?

Una tienda pequeña, con una única ubicación y un catálogo estable con pocos SKU, a menudo puede arreglárselas con uno o dos recuentos físicos completos al año, además de verificaciones al azar de cualquier cosa que parezca fuera de lugar. Una vez que el catálogo crece o la velocidad de las ventas se vuelve más difícil de predecir a simple vista, los recuentos cíclicos rotativos hacen que sus mejores vendedores detecten los problemas más rápido que un recuento anual.