Заказы на поставку Shopify: полное руководство

Если вы отправляли заказы на покупку из общей электронной таблицы или строки электронных писем, есть большая вероятность, что вы не знаете, что в Shopify уже есть инструмент заказа на покупку, встроенный в панель администратора. Он не появится, если вы не ищете его в разделе «Продукты» → «Заказы на поставку». Это реально и охватывает больше, чем предполагает большинство торговцев. Ему также не хватает нескольких вещей, которые в конечном итоге понадобятся растущему предприятию. В этом руководстве рассматривается все: что является нативным, как его создать и отправить, а также что добавляет специальное приложение, когда нативная версия заканчивается.

Есть ли у Shopify собственные заказы на покупку?

Да. У администратора Shopify есть собственный объект заказа на покупку, доступный из «Продукты» → «Заказы на покупку». Он поддерживает запись о поставщике, местоположение назначения, позиции с указанием количества и стоимости, а также экспортирует в формате PDF, который вы можете отправить своему поставщику. Это действительно полезная отправная точка, а не урезанный заполнитель.

Он также уже, чем общий жизненный цикл закупок, описанный во многих программах по закупкам. На самом объекте заказ на покупку Shopify имеет только два статуса:Черновик, пока вы его создаете или просматриваете, иЗаказал, как только вы отправите его поставщику. Ничто в самом заказе на заказ никогда не содержит надписей «Частично получено», «Получено» или «Закрыто». Получение, частичное получение, завершение и закрытие происходят на отдельном связанномперемещение запасовкоторый вы создаете после того, как заказ на заказ помечен как «Заказано». Два объекта, а не один шестиступенчатый конвейер: ЗП фиксирует коммерческий договор, передача фиксирует фактическое движение товара.

Несколько вещей, которые собственный инструмент Shopify не делает, насколько показывает его собственная документация: он не отправляет заказ на заказ вашему поставщику вместо вас (вы экспортируете PDF-файл и отправляете его самостоятельно), он не выполняет трехстороннее сопоставление со счетом-фактурой поставщика и не имеет формального многоэтапного рабочего процесса утверждения, прежде чем заказ на заказ может быть помечен как заказанный. Он также не имеет автоматического создания заказа на поставку, инициируемого точкой повторного заказа; У администратора Shopify вообще нет собственной концепции точки повторного заказа. Единственное приложение Stocky, которое когда-то добавило точки повторного заказа в экосистему Shopify, полностью закрылось.

Создание заказа на поставку, шаг за шагом

1. Перейдите в раздел «Продукты» → «Заказы на поставку».и выберите Создать заказ на поставку.
2. Выберите поставщика.Выберите существующую запись поставщика или создайте ее — имя, контактное лицо и валюту по умолчанию.
3. Установите место назначения.Конкретный склад или магазин, куда должен поступить товар.
4. Добавьте продукты.Ищите и добавляйте построчно или быстрее заказывайте более длинные заказы с помощью импорта CSV или сканирования штрих-кода. В каждой строке указывается количество, артикул поставщика, если он отличается от вашего, стоимость единицы товара и процент налога.
5. Заполните остальное.Ссылочный номер, примечания для поставщика, условия оплаты и теги, если вы будете использовать их для фильтрации позже.
6. Сохранить как черновики просмотрите его. На этом этапе все еще можно редактировать.
7. Отметить как заказанныйкак только вы будете готовы его отправить — это будет означать, что заказ отправлен вашему поставщику.

Что нужно ПО

Собственные поля заказа на заказ Shopify точно отслеживают стандартный набор полей закупок: поставщик, местоположение назначения, построчный продукт/количество/стоимость/налог, ссылочный номер, примечания, условия оплаты, валюта и теги. Полное обоснование каждого поля, а также не только то, что запрашивает форма Shopify, но и почему это важно, когда поставщик оспаривает заказ, см.что должен включать заказ на поставку, который охватывает всю анатомию, не повторяя ее здесь.

Отправка поставщику

Как только заказ на заказ будет помечен как «Заказано», откройте его и используйтеДополнительные действия → Экспорт PDF. Shopify генерирует отформатированный PDF-файл, который вы можете сохранить, распечатать или прикрепить к электронному письму, но не отправляет это электронное письмо за вас. Вы по-прежнему каждый раз открываете свой почтовый ящик, прикрепляете файл и нажимаете «Отправить» для каждого поставщика.

Отправка электронного письма самостоятельно обычно является первым делом, как только появляется специальное приложение.StockCueгенерирует такой же PDF-файл заказа на основе рекомендации по повторному заказу и отправляет его по электронной почте напрямую поставщику (в рамках плана «Стартовый» и выше). Разница не в документе; это не обязательно должен быть тот, кто экспортирует, прикрепляет и отправляет его пятнадцать раз в неделю.

Статус отслеживания

Поскольку Shopify отслеживает только «Черновик» и «Заказ» в самом заказе на заказ, «где мой заказ» на самом деле означает проверку связанного перевода, как только он существует — его статус гласит «В процессе», пока все не будет получено, «Переведено», как только оно будет получено. Полная процедура отслеживания, в том числе, почему открытый заказ на поставку не считается доступным запасом, описана в разделекак отслеживать заказы на покупку в Shopify.

Распространенные проблемы

Три ситуации возникают достаточно часто, чтобы заслуживать отдельного ответа, а не отдельного абзаца:

• В поставке не хватает того, что вы заказали: см.управление частично полученными заказами на поставку.
• Поставщик пропускает ожидаемую вами дату: см.управление просроченными заказами на поставку.
• Вы не уверены, будет ли недостача заключаться в новом заказе на поставку или в переносе между вашими филиалами — см.заказы на покупку и перемещение запасов.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли в Shopify встроенная функция заказа на покупку?

Да. Он находится в разделе «Продукты» → «Заказы на поставку» и включает записи поставщиков, отдельные позиции и экспорт в PDF. Оно уже, чем обычное программное обеспечение для закупок, в одном конкретном смысле: сам объект заказа на заказ отслеживает только черновик и заказ — получение и закрытие происходят при отдельно связанном перемещении запасов, а не на заказе на заказ.

Как создать заказ на покупку для магазина Shopify?

Перейдите в раздел «Продукты» → «Заказы на закупку» → «Создать заказ на закупку», выберите поставщика и место назначения, добавьте позиции с указанием количества и стоимости, заполните ссылку и условия оплаты, сохраните как «Черновик» для просмотра, а затем отметьте его как «Заказано», когда будете готовы отправить его.

Что должно быть в заказе на покупку Shopify?

Поставщик, местоположение назначения, построчный продукт с указанием количества, артикул поставщика, стоимость и налог, ссылочный номер, примечания, условия оплаты, валюта и теги.

Как заказы на покупку влияют на входящий инвентарный номер Shopify?

Пометка заказанного заказа на поставку сама по себе не создает входящий запас. Это происходит только после того, как вы создадите связанную передачу запасов для этого заказа на поставку — товары, находящиеся в пути по этой передаче, находятся в состоянии «Входящие» в пункте назначения до тех пор, пока они не будут получены, после чего они переходят в состояние «Доступно».