Ordini di acquisto Shopify: guida completa

Se hai eseguito ordini di acquisto da un foglio di calcolo condiviso o da una serie di e-mail, c'è una buona possibilità che tu non sappia che Shopify ha già uno strumento per gli ordini di acquisto integrato nell'amministratore. Non viene visualizzato a meno che non lo si cerchi in Prodotti → Ordini d'acquisto. È reale e copre più di quanto la maggior parte dei commercianti pensi. Inoltre si ferma prima di alcune cose di cui un'operazione in crescita ha eventualmente bisogno. Questa guida copre tutto: cosa è nativo, come crearne e inviarne uno e cosa aggiunge un'app dedicata una volta esaurita la versione nativa.

Shopify dispone di ordini di acquisto nativi?

SÌ. L'amministratore di Shopify ha un oggetto ordine d'acquisto nativo, raggiungibile da Prodotti → Ordini d'acquisto. Supporta un record del fornitore, un'ubicazione di destinazione, voci con quantità e costo ed esporta come PDF che puoi inviare al tuo fornitore. Questo è un punto di partenza davvero utile, non un segnaposto ridotto all'osso.

È anche più ristretto del ciclo di vita generico dell'approvvigionamento descritto da molti software PO. Sull'oggetto stesso, un ordine di acquisto Shopify ha sempre e solo due stati:Bozza, mentre lo stai costruendo o rivedendo, eOrdinato, una volta inviato al fornitore. Niente nell'ordine di acquisto stesso riporta mai "Ricevuto parzialmente", "Ricevuto" o "Chiuso". La ricezione, la ricezione parziale, il completamento e la chiusura avvengono tutti su un server separato e collegatotrasferimento di inventarioche crei una volta che l'ordine d'acquisto è contrassegnato come Ordinato. Due oggetti, non una pipeline in sei fasi: l'OP registra l'accordo commerciale, il trasferimento registra l'effettivo movimento delle merci.

Alcune cose che lo strumento nativo di Shopify non fa, per quanto mostra la sua stessa documentazione: non invia via email l'ordine di acquisto al tuo fornitore (esporti un PDF e lo invii tu stesso), non esegue una corrispondenza a tre con una fattura del fornitore e non ha un flusso di lavoro formale di approvazione in più fasi prima che un ordine di acquisto possa essere contrassegnato come ordinato. Inoltre, non prevede la creazione automatica di ordini di acquisto attivati ​​dal punto di riordino; L'amministratore di Shopify non ha alcun concetto nativo di punto di riordino. L'unica app che una volta portava i punti di riordino nell'ecosistema Shopify, Stocky, è stata completamente chiusa.

Creazione di un ordine d'acquisto, passo dopo passo

1. Vai a Prodotti → Ordini d'acquistoe seleziona Crea ordine d'acquisto.
2. Scegli un fornitore.Scegli un record fornitore esistente o creane uno: nome, contatto e valuta predefinita.
3. Imposta la posizione di destinazione.Il magazzino o il negozio specifico a cui dovrebbe arrivare lo stock.
4. Aggiungi prodotti.Cerca e aggiungi riga per riga oppure inserisci un ordine più lungo più velocemente con un'importazione CSV o una scansione del codice a barre. Ogni riga prende una quantità, lo SKU del fornitore se diverso dal tuo, il costo unitario e la percentuale fiscale.
5. Compila il resto.Un numero di riferimento, note per il fornitore, termini di pagamento e tag se li utilizzi per filtrare in seguito.
6. Salva come bozzae rivederlo. Tutto è ancora modificabile in questa fase.
7. Segnalo ordinatouna volta che sei pronto per inviarlo, questo segnala che l'ordine è andato al tuo fornitore.

Di cosa ha bisogno un PO

I campi PO di Shopify seguono da vicino il campo di approvvigionamento standard impostato: fornitore, luogo di destinazione, prodotto/quantità/costo/imposta per linea, numero di riferimento, note, termini di pagamento, valuta e tag. Per il ragionamento completo dietro ogni campo, non solo cosa richiede il modulo di Shopify ma perché è importante quando un fornitore contesta un ordine, vedicosa dovrebbe includere un ordine di acquisto, che copre l'anatomia completa senza ripeterla qui.

Inviandolo al tuo fornitore

Una volta che un PO è contrassegnato come Ordinato, aprilo e utilizzaloAltre azioni → Esporta PDF. Shopify genera un PDF formattato che puoi salvare, stampare o allegare a un'e-mail, ma non invia l'e-mail per te. Sei ancora tu ad aprire la tua casella di posta, ad allegare il file e a premere invio, per ogni fornitore, ogni volta.

Inviare l'e-mail da soli è solitamente la prima cosa da fare quando un'app dedicata entra in gioco.StockCuegenera lo stesso tipo di PDF ordine da una raccomandazione di riordino e lo invia direttamente via email al fornitore, dal piano Starter in su. La differenza non è il documento; non deve essere lui a esportarlo, allegarlo e inviarlo quindici volte a settimana.

Stato del monitoraggio

Poiché Shopify tiene traccia solo di Draft e Ordered sull'ordine d'acquisto stesso, "dov'è il mio ordine" significa in realtà controllare il trasferimento collegato una volta che ne esiste uno: il suo stato è In corso finché non viene ricevuto tutto, Trasferito una volta che lo è. Viene illustrata la routine di monitoraggio completa, compreso il motivo per cui un ordine di acquisto aperto non viene considerato come stock disponibilecome monitorare gli ordini di acquisto su Shopify.

Problemi comuni

Tre situazioni si presentano abbastanza spesso da meritare una risposta propria piuttosto che un paragrafo ciascuna qui:

• Arriva una spedizione inferiore a quanto ordinato: vedigestione degli ordini di acquisto parzialmente ricevuti.
• Un fornitore manca la data prevista: vedigestione degli ordini di acquisto in ritardo.
• Non sei sicuro se una carenza debba essere un nuovo ordine di acquisto o un trasferimento tra le tue sedi: vediordini di acquisto e trasferimenti di inventario.

Domande frequenti

Shopify dispone di una funzionalità nativa per gli ordini d'acquisto?

SÌ. Si trova in Prodotti → Ordini d'acquisto e copre i record dei fornitori, le voci e l'esportazione in PDF. È più ristretto rispetto al software di procurement generico in un modo specifico: l'oggetto PO stesso tiene traccia solo di Draft e Ordered: la ricezione e la chiusura avvengono su un trasferimento di inventario collegato separatamente, non sul PO.

Come si crea un ordine di acquisto per un negozio Shopify?

Vai a Prodotti → Ordini d'acquisto → Crea ordine d'acquisto, scegli un fornitore e una località di destinazione, aggiungi voci con quantità e costo, inserisci i termini di riferimento e di pagamento, salva come Bozza per rivederlo, quindi contrassegnalo come Ordinato quando sei pronto per inviarlo.

Cosa dovrebbe esserci in un ordine di acquisto Shopify?

Fornitore, ubicazione di destinazione, prodotto per riga con quantità, SKU del fornitore, costo e imposte, numero di riferimento, note, termini di pagamento, valuta e tag.

In che modo gli ordini di acquisto influiscono sul numero di inventario in entrata di Shopify?

Contrassegnare un ordine d'acquisto come ordinato non crea, di per sé, inventario in entrata. Ciò accade solo una volta creato il trasferimento di inventario collegato per quell'ordine d'acquisto: gli articoli in transito su quel trasferimento rimangono nello stato In entrata nell'ubicazione di destinazione finché non vengono ricevuti, a quel punto passano allo stato Disponibile.