Cosa dovrebbe includere un ordine di acquisto?

Un fornitore ti spedisce sessanta unità invece delle ottanta concordate al telefono, e quando chiami per chiedere il motivo, rileggono un numero che non corrisponde a quello che ricordi. Nessuno sta mentendo; semplicemente non c'è nulla di scritto su cui entrambi avete concordato in quel momento. Un ordine di acquisto risolve questo problema prima che avvenga: un documento, inviato prima della spedizione dell'ordine, a cui entrambe le parti possono fare riferimento se un numero viene contestato in seguito.

Questa è un'anatomia campo per campo di ciò di cui ha bisogno un ordine di acquisto, sia che tu ne stia scrivendo uno in un foglio di calcolo, un'app dedicata o l'amministratore di Shopify. I campi sono in gran parte gli stessi indipendentemente dallo strumento che li produce.

Perché un ordine di acquisto necessita di struttura

Un PO non è un documento fine a se stesso. È la documentazione che risolve tre domande se qualcosa va storto: cosa è stato ordinato, a quale prezzo ed entro quando. Senza di essa la disputa spetta a chi ricorda meglio la telefonata. Con esso, state entrambi guardando lo stesso documento.

Questo è anche il motivo per cui un'e-mail di due righe non regge allo stesso modo. Manca la struttura che rende un PO qualcosa che entrambe le parti possono effettivamente cercare e rimandare in seguito, non solo una nota informale.

Campi di intestazione: chi, dove e quando

Campi dell'elemento pubblicitario: cosa e quanto

Ogni prodotto nell'ordine necessita di una propria riga, non di un unico totale combinato:

• Identificatore del prodotto o dello SKU— il tuo SKU, lo SKU del fornitore o entrambi se differiscono
• Descrizione— Dettagli sufficienti affinché chiunque riceva la spedizione possa abbinare la scatola alla riga senza indovinare
• Quantità ordinata- il numero che ti impegni su questa linea
• Costo unitario— il costo concordato per unità, non una stima arrotondata
• Totale riga— quantità × costo unitario, quindi i calcoli sono controllabili a colpo d'occhio

Termini e date

Termini di pagamento

30 netti, 60 netti, acconto più saldo alla consegna: qualunque cosa tu abbia concordato, scrivi i termini effettivi sul documento. "Sistemeremo la cosa" non è un termine di pagamento.

Valuta

Se ordini a livello internazionale, indica la valuta in cui sono indicati i costi. Un costo di "500" significa qualcosa di molto diverso in dollari USA rispetto alla valuta locale di un fornitore.

Termini di consegna e spedizione

Chi è responsabile del trasporto merci e in quale momento la proprietà viene trasferita a te, presso il molo del fornitore o presso il tuo. Per gli ordini internazionali questo viene solitamente indicato come Incoterm (FOB, DDP e così via); per gli ordinamenti interni è sufficiente una frase semplice che copra lo stesso punto.

Campi facoltativi ma utili

• Note al fornitore— istruzioni sull'imballaggio, requisiti di etichettatura, qualsiasi cosa al di fuori delle voci standard
• Tag o numeri di riferimento— utile quando si eseguono dozzine di PO aperti ed è necessario filtrarli o cercarli
• Adeguamenti dei costi— un luogo in cui registrare un cambiamento a posteriori, come un aumento di prezzo, senza modificare le cifre originariamente concordate

Lo strumento nativo per gli ordini di acquisto di Shopify rispecchia da vicino questa stessa struttura: selezione del fornitore, posizione di destinazione, prodotto per linea, quantità, SKU del fornitore, costo e tasse, oltre a un numero di riferimento, note del fornitore, termini di pagamento e tag. Se ne stai creando uno specificatamente all'interno di Shopify,la guida completa agli ordini di acquisto Shopifycammina attraverso la schermata reale, passo dopo passo.

Un PO completo è anche l'input da cui dipende il resto del processo. Vedicome un ordine di acquisto si inserisce nella sequenza completa dal riordino alla ricezionese stai costruendo quel flusso di lavoro da zero.

Compilare correttamente otto o nove campi, ogni volta, per ogni ordine, è la parte che viene saltata quando si procede velocemente. È anche cosaStockCuesi compila per te: ogni campo sopra viene popolato automaticamente dalla raccomandazione di riordino che ha attivato l'ordine d'acquisto, non digitato dalla memoria.

Domande frequenti

Di quali campi ha bisogno un ordine di acquisto?

Come minimo: dettagli del fornitore, numero dell'ordine d'acquisto, date dell'ordine e di consegna previste, luogo di spedizione, voci con quantità e costo unitario e termini di pagamento. Tutto il resto, note, tag, aggiustamenti dei costi, è utile ma facoltativo.

Qual è la differenza tra un numero di ordine d'acquisto e un numero di ordine?

Un numero PO identifica il tuo ordine d'acquisto, il documento che hai inviato al tuo fornitore. Un numero d'ordine identifica una vendita a uno dei tuoi clienti. Sono sistemi di numerazione non correlati che sembrano simili.

Un ordine di acquisto necessita di termini di pagamento?

Dovrebbe. Senza termini dichiarati, un fornitore presumerà che si applichino i propri termini predefiniti, che potrebbero non corrispondere a quanto concordato verbalmente. Scrivere i termini effettivi sull'ordine d'acquisto rimuove tale ambiguità prima che arrivi una fattura.

Cosa succede se in un ordine di acquisto manca un campo obbligatorio?

Dipende cosa manca. Nessuna quantità o costo su una voce rende l'ordine effettivamente inapplicabile, poiché nessuno può confermare quanto concordato. La mancanza di un campo facoltativo come note o tag non causerà una controversia, ma renderà più difficile la ricerca e la riconciliazione del PO in un secondo momento.