ما الذي يجب أن يتضمنه طلب الشراء؟
ما الذي يجب أن يتضمنه أمر الشراء، حقلاً تلو الآخر - تفاصيل المورد، والبنود، والتكلفة، والشحن إلى، والشروط - حتى لا يصل أي شيء محل نزاع.
يقوم أحد الموردين بشحن ستين وحدة بدلاً من الثمانين التي وافقت عليها عبر الهاتف، وعندما تتصل لتسأل عن السبب، يرد عليك رقم لا يتطابق مع ما تتذكره. لا أحد يكذب. لا يوجد شيء كتابي وافقت عليه كلاكما في ذلك الوقت. يقوم أمر الشراء بإصلاح ذلك قبل حدوثه: مستند واحد، يتم إرساله قبل شحن الطلب، ويمكن لكلا الجانبين الإشارة إليه في حالة النزاع على الرقم لاحقًا.
هذا عبارة عن تشريح ميداني لما يحتاجه أمر الشراء، سواء كنت تكتب واحدًا في جدول بيانات، أو تطبيقًا مخصصًا، أو مسؤول Shopify الخاص. الحقول هي نفسها إلى حد كبير بغض النظر عن الأداة التي تنتجها.
لماذا يحتاج أمر الشراء إلى هيكل
أمر الشراء ليس عملاً ورقيًا في حد ذاته. إنه السجل الذي يجيب على ثلاثة أسئلة إذا حدث أي خطأ: ما هو الطلب، وبأي سعر، ومتى. وبدونها يقع الخلاف على من يتذكر المكالمة الهاتفية بشكل أفضل. ومن خلاله، كلاكما ينظر إلى نفس المستند.
وهذا هو السبب أيضًا في أن البريد الإلكتروني المكون من سطرين لا يصمد بنفس الطريقة. إنه يفتقد الهيكل الذي يجعل أمر الشراء أمرًا يمكن لكلا الجانبين البحث عنه والإشارة إليه لاحقًا، وليس مجرد ملاحظة غير رسمية.
حقول الرأس - من وأين ومتى
- اسم المورد والاتصال- الاسم الدقيق الذي تطلب منه، بالإضافة إلى جهة الاتصال
- رقم أمر الشراء- مرجع فريد يستخدمه كلا الجانبين في كل بريد إلكتروني وفاتورة حول هذا الطلب
- تاريخ الطلب- عندما تم إصدار أمر الشراء، وليس عندما ناقشته لأول مرة
- الشحن إلى الموقع- المستودع أو المتجر المحدد الذي يجب أن يصل إليه المخزون، خاصة إذا كنت تدير أكثر من مخزن واحد
- تاريخ التسليم المتوقع— التاريخ الذي تخطط لوصول المخزون فيه، استنادًا إلى المهلة الزمنية المعتادة للمورد
حقول البنود - ماذا وكم
يحتاج كل منتج في الطلب إلى خط خاص به، وليس إجماليًا واحدًا:
- معرف المنتج أو SKU- SKU الخاص بك، أو SKU الخاص بالمورد، أو كليهما إذا كانا مختلفين
- الوصف- تفاصيل كافية بحيث يمكن لمن يتلقى الشحنة مطابقة الصندوق مع الخط دون التخمين
- الكمية المطلوبة- الرقم الذي تلتزم به على هذا الخط
- تكلفة الوحدة— التكلفة المتفق عليها لكل وحدة، وليس تقديرًا مقربًا
- إجمالي الخط- الكمية × تكلفة الوحدة، وبالتالي يمكن التحقق من الحسابات في لمحة
الشروط والتواريخ
شروط الدفع
صافي 30، صافي 60، وديعة بالإضافة إلى الرصيد عند التسليم: أيًا كان ما وافقت عليه، اكتب الشروط الفعلية في المستند. "سنقوم بتسوية الأمر" ليس مصطلح دفع.
العملة
إذا قمت بالطلب دوليًا، فاذكر العملة التي وردت بها أرقام التكلفة. التكلفة "500" تعني شيئًا مختلفًا تمامًا بالدولار الأمريكي مقابل العملة المحلية للمورد.
شروط التسليم والشحن
من المسؤول عن الشحن، وفي أي نقطة تنتقل الملكية إليك، في رصيف المورد أو في رصيفك. بالنسبة للطلبات الدولية، يُشار إلى ذلك عادةً على أنه مصطلح تجاري (FOB، وDDP، وما إلى ذلك)؛ بالنسبة للطلبات المحلية، تكفي جملة واضحة تغطي نفس النقطة.
حقول اختيارية ولكنها مفيدة
- ملاحظات للمورد- تعليمات التعبئة والتغليف، ومتطلبات وضع العلامات، وأي شيء خارج البنود القياسية
- العلامات أو الأرقام المرجعية- مفيد عندما تقوم بتشغيل العشرات من أوامر الشراء المفتوحة وتحتاج إلى تصفيتها أو البحث فيها
- تعديلات التكلفة— مكان لتسجيل التغيير بعد حدوثه، مثل زيادة الأسعار، دون تعديل الأرقام المتفق عليها أصلاً
تعكس أداة طلب الشراء الأصلية الخاصة بـ Shopify نفس الهيكل عن كثب: اختيار المورد، وموقع الوجهة، والمنتج لكل سطر، والكمية، وSKU للمورد، والتكلفة والضرائب، بالإضافة إلى الرقم المرجعي، وملاحظات المورد، وشروط الدفع، والعلامات. إذا كنت تقوم بإنشاء واحد على وجه التحديد داخل Shopify،الدليل الكامل لطلبات الشراء في Shopifyيمشي من خلال الشاشة الفعلية، خطوة بخطوة.
يعد أمر الشراء الكامل أيضًا المدخلات التي تعتمد عليها بقية العملية. انظركيف يتناسب أمر الشراء مع التسلسل الكامل من إعادة الطلب إلى الاستلامإذا كنت تقوم ببناء سير العمل هذا من الصفر.
إن ملء ثمانية أو تسعة حقول بشكل صحيح، في كل مرة، لكل طلب، هو الجزء الذي يتم تخطيه عندما تتحرك بسرعة. وهو أيضًا ماStockCueيملأ لك: يتم ملء كل حقل أعلاه تلقائيًا من توصية إعادة الطلب التي أدت إلى تشغيل أمر الشراء، وليس كتابته من الذاكرة.
ستوككو
يقوم StockCue بإنشاء ملف PDF لأمر الشراء مع ملء كل حقل أعلاه بالفعل - المورد، والبنود، والتكلفة، والشروط - يتم سحبه مباشرة من توصية إعادة الطلب التي أدت إلى تشغيله، في خطة Starter وما فوق.
قم بتثبيت StockCue على Shopify →الأسئلة المتداولة
ما هي الحقول التي يحتاجها أمر الشراء؟
على الأقل: تفاصيل المورد، ورقم أمر الشراء، والأمر وتواريخ التسليم المتوقعة، وموقع الشحن، والبنود مع الكمية وتكلفة الوحدة، وشروط الدفع. كل ما بعد ذلك، الملاحظات والعلامات وتعديلات التكلفة، مفيد ولكنه اختياري.
ما الفرق بين رقم أمر الشراء ورقم الطلب؟
يحدد رقم أمر الشراء أمر الشراء الخاص بك، والوثيقة التي أرسلتها إلى المورد الخاص بك. يحدد رقم الطلب عملية البيع لأحد عملائك. إنها أنظمة ترقيم غير مرتبطة وتبدو متشابهة.
هل يحتاج أمر الشراء إلى شروط الدفع؟
ينبغي. بدون الشروط المعلنة، سيفترض المورد أن الشروط الافتراضية الخاصة به تنطبق، والتي قد لا تتطابق مع ما وافقت عليه شفهيًا. إن كتابة الشروط الفعلية على أمر الشراء يزيل هذا الغموض قبل وصول الفاتورة.
ماذا يحدث إذا كان أمر الشراء يفتقد حقلاً مطلوبًا؟
ذلك يعتمد على ما هو مفقود. لا توجد كمية أو تكلفة على أحد البنود تجعل الأمر غير قابل للتنفيذ بشكل فعال، حيث لا يمكن لأحد تأكيد ما تم الاتفاق عليه. لن يؤدي فقدان حقل اختياري مثل الملاحظات أو العلامات إلى حدوث نزاع، ولكنه يجعل من الصعب البحث عن أمر الشراء وتسويته لاحقًا.
ديفميركس
Devmerx هي وكالة تطوير Shopify وWordPress التي تساعد العلامات التجارية DTC على بناء متاجر أسرع وعمليات ترحيل أنظف وتجارب تحويل أعلى. مقرها في لندن، المملكة المتحدة، وتخدم العملاء في جميع أنحاء العالم.
انظر عملنا