Apa yang Harus Disertakan dalam Pesanan Pembelian?

Seorang pemasok mengirimi Anda enam puluh unit, bukan delapan puluh unit yang Anda setujui melalui telepon, dan ketika Anda menelepon untuk menanyakan alasannya, mereka membacakan kembali nomor yang tidak sesuai dengan yang Anda ingat. Tidak ada yang berbohong; tidak ada hal tertulis yang Anda berdua sepakati saat itu. Pesanan pembelian memperbaiki hal itu sebelum hal itu terjadi: satu dokumen, dikirim sebelum pesanan dikirimkan, yang dapat ditunjukkan oleh kedua belah pihak jika suatu nomor disengketakan di kemudian hari.

Ini adalah anatomi bidang demi bidang tentang kebutuhan pesanan pembelian, apakah Anda menulisnya di spreadsheet, aplikasi khusus, atau admin Shopify sendiri. Ladang-ladang tersebut sebagian besar sama terlepas dari alat apa yang memproduksinya.

Mengapa pesanan pembelian memerlukan struktur

PO bukanlah dokumen untuk kepentingannya sendiri. Ini adalah rekor yang menyelesaikan tiga pertanyaan jika terjadi kesalahan: apa yang dipesan, berapa harganya, dan kapan. Tanpanya, perselisihan akan terjadi pada siapa pun yang mengingat panggilan telepon tersebut dengan lebih baik. Dengan itu, Anda berdua melihat dokumen yang sama.

Itu juga mengapa email dua baris tidak berfungsi sama. Tidak adanya struktur yang membuat PO menjadi sesuatu yang dapat dicari dan ditunjukkan kembali oleh kedua belah pihak nanti, bukan hanya catatan informal.

Bidang header — siapa, di mana, dan kapan

Bidang item baris — apa dan berapa banyak

Setiap produk dalam pesanan memerlukan lini produknya sendiri, bukan keseluruhan gabungan:

• Pengenal produk atau SKU— SKU Anda sendiri, SKU pemasok, atau keduanya jika berbeda
• Deskripsi— cukup detail sehingga siapa pun yang menerima kiriman dapat mencocokkan kotak dengan garis tanpa menebak-nebak
• Jumlah yang dipesan— nomor yang Anda janjikan pada baris ini
• Biaya satuan— biaya per unit yang disepakati, bukan perkiraan bulat
• Jumlah baris— kuantitas × biaya satuan, sehingga perhitungannya dapat diperiksa secara sekilas

Syarat dan tanggal

Ketentuan pembayaran

Net 30, net 60, deposit ditambah saldo saat pengiriman: apa pun yang Anda setujui, tulis persyaratan sebenarnya di dokumen. "Kami akan menyelesaikannya" bukanlah syarat pembayaran.

Mata uang

Jika Anda memesan secara internasional, sebutkan mata uang yang digunakan dalam angka biaya. Biaya "500" berarti sesuatu yang sangat berbeda dalam dolar AS versus mata uang lokal pemasok.

Ketentuan pengiriman dan pengiriman

Siapa yang bertanggung jawab atas pengangkutan, dan pada titik mana kepemilikan berpindah kepada Anda, di dermaga pemasok atau di dermaga Anda. Untuk pesanan internasional biasanya dinyatakan sebagai Incoterm (FOB, DDP, dan sebagainya); untuk pesanan dalam negeri cukup kalimat sederhana yang mencakup poin yang sama.

Bidang opsional namun berguna

• Catatan untuk pemasok— instruksi pengemasan, persyaratan pelabelan, apa pun di luar item baris standar
• Tag atau nomor referensi— berguna saat Anda menjalankan lusinan PO terbuka dan perlu memfilter atau mencarinya
• Penyesuaian biaya— tempat untuk mencatat perubahan setelah kejadian, seperti kenaikan harga, tanpa mengedit angka yang telah disepakati sebelumnya

Alat pesanan pembelian asli Shopify mencerminkan struktur yang sama: pemilihan pemasok, lokasi tujuan, produk per baris, kuantitas, SKU pemasok, biaya dan pajak, ditambah nomor referensi, catatan pemasok, syarat pembayaran, dan tag. Jika Anda membuatnya secara khusus di dalam Shopify,panduan lengkap pesanan pembelian Shopifyberjalan melalui layar sebenarnya, langkah demi langkah.

PO yang lengkap juga merupakan masukan yang bergantung pada proses selanjutnya. Lihatbagaimana pesanan pembelian cocok dengan urutan pemesanan ulang hingga penerimaan secara penuhjika Anda membangun alur kerja itu dari awal.

Mengisi delapan atau sembilan kolom dengan benar, setiap saat, untuk setiap pesanan, adalah bagian yang dilewati saat Anda bergerak cepat. Itu juga apaIsyarat Sahamterisi untuk Anda: setiap kolom di atas akan diisi secara otomatis dari rekomendasi pemesanan ulang yang memicu PO, bukan diketik dari memori.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bidang apa saja yang diperlukan dalam pesanan pembelian?

Minimal: rincian pemasok, nomor PO, tanggal pemesanan dan perkiraan pengiriman, lokasi pengiriman, item baris dengan kuantitas dan biaya unit, dan syarat pembayaran. Segala sesuatu di luar itu, catatan, label, penyesuaian biaya, berguna tetapi opsional.

Apa perbedaan antara nomor PO dan nomor pesanan?

Nomor PO mengidentifikasi pesanan pembelian Anda, dokumen yang Anda kirimkan kepada pemasok Anda. Nomor pesanan mengidentifikasi penjualan ke salah satu pelanggan Anda. Ini adalah sistem penomoran yang tidak berhubungan namun terlihat serupa.

Apakah pesanan pembelian memerlukan ketentuan pembayaran?

Itu harus. Tanpa ketentuan yang disebutkan, pemasok akan menganggap ketentuan default mereka sendiri yang berlaku, yang mungkin tidak sesuai dengan apa yang Anda setujui secara lisan. Menulis persyaratan sebenarnya pada PO menghilangkan ambiguitas tersebut sebelum faktur tiba.

Apa yang terjadi jika pesanan pembelian tidak memiliki kolom wajib diisi?

Tergantung apa yang hilang. Tidak ada kuantitas atau biaya pada item baris yang membuat pesanan secara efektif tidak dapat dilaksanakan, karena tidak ada yang dapat memastikan apa yang telah disepakati. Hilangnya bidang opsional seperti catatan atau tag tidak akan menyebabkan perselisihan, namun membuat PO lebih sulit untuk dicari dan direkonsiliasi nanti.