O que um pedido de compra deve incluir?

Um fornecedor lhe envia sessenta unidades em vez das oitenta que você combinou por telefone, e quando você liga para perguntar por quê, ele lê de volta um número que não corresponde ao que você lembra. Ninguém está mentindo; simplesmente não há nada por escrito com o qual vocês dois concordaram na época. Um pedido de compra corrige isso antes que aconteça: um documento, enviado antes do pedido ser enviado, que ambos os lados podem apontar se um número for contestado posteriormente.

Esta é uma anatomia campo por campo do que um pedido de compra precisa, quer você esteja escrevendo um em uma planilha, em um aplicativo dedicado ou no próprio administrador do Shopify. Os campos são basicamente os mesmos, independentemente da ferramenta que os produz.

Por que um pedido de compra precisa de estrutura

Um pedido de compra não é papelada por si só. É o registro que resolve três questões caso algo dê errado: o que foi pedido, a que preço e até quando. Sem ele, a disputa fica com quem se lembra melhor do telefonema. Com ele, vocês dois estão olhando para o mesmo documento.

É também por isso que um e-mail de duas linhas não funciona da mesma maneira. Falta a estrutura que faz de uma PO algo que ambos os lados possam realmente pesquisar e apontar mais tarde, e não apenas uma nota informal.

Campos de cabeçalho – quem, onde e quando

Campos de item de linha – o quê e quanto

Cada produto do pedido precisa de sua própria linha, e não de um único total combinado:

• Identificador do produto ou SKU— seu próprio SKU, o SKU do fornecedor ou ambos, se forem diferentes
• Descrição— detalhes suficientes para que quem recebe a remessa possa combinar a caixa com a linha sem adivinhar
• Quantidade encomendada- o número com o qual você está se comprometendo nesta linha
• Custo unitário— o custo acordado por unidade, não uma estimativa arredondada
• Total de linhas- quantidade × custo unitário, para que a matemática possa ser verificada rapidamente

Termos e datas

Condições de pagamento

30 líquidos, 60 líquidos, um depósito mais saldo na entrega: o que quer que você tenha combinado, escreva os termos reais no documento. “Nós resolveremos isso” não é uma condição de pagamento.

Moeda

Se você fizer um pedido internacional, indique a moeda em que os valores de custo estão. Um custo de "500" significa algo muito diferente em dólares americanos em comparação com a moeda local do fornecedor.

Condições de entrega e envio

Quem é o responsável pelo frete e em que momento a propriedade é transferida para você, no cais do fornecedor ou no seu. Para pedidos internacionais, isso geralmente é indicado como Incoterm (FOB, DDP e assim por diante); para encomendas nacionais, basta uma frase simples que abranja o mesmo ponto.

Campos opcionais, mas úteis

• Notas ao fornecedor— instruções de embalagem, requisitos de rotulagem, qualquer coisa fora dos itens de linha padrão
• Tags ou números de referência— útil quando você executa dezenas de pedidos de compra abertos e precisa filtrá-los ou pesquisá-los
• Ajustes de custos— um local para registrar uma alteração após o fato, como um aumento de preço, sem editar os valores originalmente acordados

A ferramenta nativa de pedido de compra do Shopify reflete de perto essa mesma estrutura: seleção de fornecedor, local de destino, produto por linha, quantidade, SKU do fornecedor, custo e imposto, além de um número de referência, notas do fornecedor, condições de pagamento e etiquetas. Se você estiver criando um especificamente dentro do Shopify,o guia completo de pedidos de compra do Shopifypercorre a tela real, passo a passo.

Um PO completo também é a entrada da qual depende o resto do processo. Vejacomo um pedido de compra se encaixa na sequência completa do pedido ao recebimentose você estiver construindo esse fluxo de trabalho do zero.

Preencher oito ou nove campos corretamente, todas as vezes, para cada pedido, é a parte que é ignorada quando você está agindo rápido. Também é o queStockCuepreenche para você: cada campo acima é preenchido automaticamente a partir da recomendação de novo pedido que acionou o pedido de compra, não digitado na memória.

Perguntas frequentes

De quais campos um pedido de compra precisa?

No mínimo: detalhes do fornecedor, número do pedido, datas de pedido e entrega prevista, local de entrega, itens de linha com quantidade e custo unitário e condições de pagamento. Tudo além disso, notas, etiquetas, ajustes de custos, é útil, mas opcional.

Qual é a diferença entre um número de pedido e um número de pedido?

Um número de PO identifica seu pedido de compra, o documento que você enviou ao seu fornecedor. Um número de pedido identifica uma venda para um de seus próprios clientes. Eles são sistemas de numeração não relacionados que parecem semelhantes.

Um pedido de compra precisa de condições de pagamento?

Deveria. Sem termos declarados, um fornecedor presumirá que se aplicam seus próprios termos padrão, que podem não corresponder ao que você concordou verbalmente. Escrever os termos reais no pedido de compra elimina essa ambiguidade antes da chegada da fatura.

O que acontece se faltar um campo obrigatório em um pedido de compra?

Depende do que está faltando. Nenhuma quantidade ou custo num item de linha torna o pedido efetivamente inexequível, uma vez que ninguém pode confirmar o que foi acordado. A falta de um campo opcional, como notas ou tags, não causará disputa, mas tornará o pedido mais difícil de pesquisar e reconciliar posteriormente.