Was sollte eine Bestellung enthalten?

Ein Lieferant liefert Ihnen sechzig statt der am Telefon vereinbarten achtzig Einheiten, und als Sie anrufen und nach dem Grund fragen, wird Ihnen eine Nummer vorgelesen, die nicht mit Ihrer Erinnerung übereinstimmt. Niemand lügt; Es gibt einfach nichts Schriftliches, dem Sie damals beide zugestimmt hätten. Eine Bestellung behebt dies, bevor es passiert: Ein Dokument, das vor dem Versand der Bestellung gesendet wird und auf das beide Seiten verweisen können, wenn eine Nummer später umstritten ist.

Dies ist eine feldweise Anatomie dessen, was eine Bestellung benötigt, unabhängig davon, ob Sie eine Bestellung in einer Tabelle, einer speziellen App oder im Shopify-eigenen Admin-Bereich verfassen. Die Felder sind weitgehend gleich, unabhängig davon, mit welchem ​​Werkzeug sie erzeugt werden.

Warum eine Bestellung Struktur braucht

Eine Bestellung ist kein bloßer Papierkram. Es ist die Aufzeichnung, die drei Fragen klärt, wenn etwas schief geht: Was wurde bestellt, zu welchem ​​Preis und bis wann. Ohne sie läuft der Streit darauf hinaus, wer sich besser an das Telefonat erinnert. Damit sehen Sie beide dasselbe Dokument.

Das ist auch der Grund, warum eine zweizeilige E-Mail nicht so lange hält. Es fehlt die Struktur, die eine Bestellung zu etwas macht, das beide Seiten tatsächlich durchsuchen und auf das sie später zurückgreifen können, und nicht nur zu einer informellen Notiz.

Header-Felder – wer, wo und wann

Einzelpostenfelder – was und wie viel

Jedes Produkt in der Bestellung benötigt eine eigene Zeile, keine einzige Gesamtsumme:

• Produkt- oder SKU-ID– Ihre eigene SKU, die SKU des Lieferanten oder beide, wenn sie unterschiedlich sind
• Beschreibung– genug Details, damit jeder, der die Sendung erhält, ohne zu raten den Karton der Sendung zuordnen kann
• Bestellte Menge– die Nummer, auf die Sie sich in dieser Leitung festlegen
• Stückkosten— die vereinbarten Kosten pro Einheit, keine gerundete Schätzung
• Zeilensumme– Menge × Stückkosten, sodass die Berechnung auf einen Blick überprüfbar ist

Bedingungen und Termine

Zahlungsbedingungen

Netto 30, netto 60, eine Anzahlung plus Restbetrag bei Lieferung: Was auch immer Sie vereinbart haben, schreiben Sie die tatsächlichen Bedingungen auf das Dokument. „Wir regeln das“ ist keine Zahlungsbedingung.

Währung

Wenn Sie international bestellen, geben Sie die Währung an, in der die Kostenangaben angegeben sind. Ein Preis von „500“ bedeutet etwas ganz anderes in US-Dollar als in der Landeswährung eines Lieferanten.

Liefer- und Versandbedingungen

Wer ist für die Fracht verantwortlich und zu welchem ​​Zeitpunkt geht das Eigentum auf Sie über, am Dock des Lieferanten oder bei Ihnen? Bei internationalen Bestellungen wird dies üblicherweise als Incoterm (FOB, DDP usw.) angegeben; Bei inländischen Anordnungen genügt ein einfacher Satz, der denselben Punkt abdeckt.

Optionale, aber nützliche Felder

• Hinweise an den Lieferanten– Verpackungsanweisungen, Kennzeichnungsanforderungen, alles, was über die Standardpositionen hinausgeht
• Tags oder Referenznummern– nützlich, wenn Sie Dutzende offener Bestellungen betreiben und diese filtern oder durchsuchen müssen
• Kostenanpassungen– ein Ort, an dem eine nachträgliche Änderung, beispielsweise eine Preiserhöhung, erfasst werden kann, ohne die ursprünglich vereinbarten Zahlen zu ändern

Shopifys eigenes natives Bestelltool spiegelt genau diese Struktur wider: Lieferantenauswahl, Zielort, Produkt pro Zeile, Menge, Lieferanten-SKU, Kosten und Steuern sowie eine Referenznummer, Lieferantenhinweise, Zahlungsbedingungen und Tags. Wenn Sie eines speziell in Shopify erstellen,den vollständigen Leitfaden für Shopify-Bestellungengeht Schritt für Schritt durch den eigentlichen Bildschirm.

Eine vollständige Bestellung ist auch die Eingabe, von der der Rest des Prozesses abhängt. Siehewie eine Bestellung in die vollständige Abfolge von der Nachbestellung bis zum Wareneingang passtwenn Sie diesen Workflow von Grund auf neu erstellen.

Das korrekte Ausfüllen von acht oder neun Feldern bei jeder Bestellung ist der Teil, der übersprungen wird, wenn Sie schnell vorankommen. Es ist auch wasStockCuefüllt es für Sie aus: Jedes Feld oben wird automatisch aus der Nachbestellungsempfehlung ausgefüllt, die die Bestellung ausgelöst hat, und nicht aus dem Gedächtnis eingegeben.

Häufig gestellte Fragen

Welche Felder benötigt eine Bestellung?

Mindestens: Lieferantendetails, eine Bestellnummer, Bestell- und voraussichtliche Liefertermine, Lieferort, Einzelposten mit Menge und Stückkosten sowie Zahlungsbedingungen. Alles darüber hinaus, Notizen, Tags, Kostenanpassungen, ist nützlich, aber optional.

Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellnummer und einer Bestellnummer?

Eine Bestellnummer identifiziert Ihre Bestellung, das Dokument, das Sie Ihrem Lieferanten gesendet haben. Eine Bestellnummer identifiziert einen Verkauf an einen Ihrer eigenen Kunden. Es handelt sich um unabhängige Nummerierungssysteme, die zufällig ähnlich aussehen.

Benötigt eine Bestellung Zahlungsbedingungen?

Es sollte. Ohne angegebene Bedingungen geht ein Lieferant davon aus, dass seine eigenen Standardbedingungen gelten, die möglicherweise nicht mit Ihren mündlichen Vereinbarungen übereinstimmen. Durch das Schreiben der tatsächlichen Bedingungen in die Bestellung wird diese Unklarheit beseitigt, bevor eine Rechnung eintrifft.

Was passiert, wenn in einer Bestellung ein Pflichtfeld fehlt?

Es kommt darauf an, was fehlt. Fehlt die Menge oder der Preis einer Position, ist die Bestellung praktisch nicht durchsetzbar, da niemand bestätigen kann, was vereinbart wurde. Das Fehlen eines optionalen Felds wie „Notizen“ oder „Tags“ führt nicht zu einem Streit, erschwert aber die Suche und den späteren Abgleich der Bestellung.