Shopify-Bestellungen: Vollständiger Leitfaden

Wenn Sie Bestellungen über eine gemeinsame Tabelle oder eine Reihe von E-Mails ausgeführt haben, besteht eine gute Chance, dass Sie nicht wissen, dass Shopify bereits über ein in den Admin-Bereich integriertes Bestelltool verfügt. Es wird nur angezeigt, wenn Sie unter Produkte → Bestellungen danach suchen. Es ist real und deckt mehr ab, als die meisten Händler annehmen. Es reicht auch nicht aus, ein paar Dinge zu erledigen, die ein wachsender Betrieb letztendlich braucht. Dieser Leitfaden deckt das Ganze ab: Was ist nativ, wie erstellt und versendet man eine App und was fügt eine dedizierte App hinzu, wenn die native Version nicht mehr verfügbar ist?

Bietet Shopify native Bestellungen?

Ja. Der Shopify-Administrator verfügt über ein natives Bestellobjekt, das über Produkte → Bestellungen erreichbar ist. Es unterstützt einen Lieferantendatensatz, einen Zielstandort, Einzelposten mit Menge und Kosten und exportiert es als PDF, das Sie an Ihren Lieferanten senden können. Das ist ein wirklich nützlicher Ausgangspunkt und kein abgespeckter Platzhalter.

Es ist auch enger als der generische Beschaffungslebenszyklus, der in vielen PO-Softwares beschrieben wird. Auf dem Objekt selbst trägt eine Shopify-Bestellung immer nur zwei Status:Entwurf, während Sie es erstellen oder überprüfen, undBestellt, sobald Sie es an den Lieferanten übermittelt haben. Auf der Bestellung selbst steht niemals „Teilweise erhalten“, „Empfangen“ oder „Geschlossen“. Der Empfang, der Teilempfang, die Fertigstellung und der Abschluss erfolgen alle auf einem separaten, verknüpften WegBestandsübertragungdie Sie erstellen, sobald die Bestellung als „Bestellt“ markiert ist. Zwei Objekte, nicht eine sechsstufige Pipeline: Die PO erfasst die Handelsvereinbarung, die Übertragung erfasst den tatsächlichen Warenverkehr.

Ein paar Dinge, die das native Tool von Shopify nicht kann, wie aus der eigenen Dokumentation hervorgeht: Es sendet die Bestellung nicht für Sie per E-Mail an Ihren Lieferanten (Sie exportieren ein PDF und senden es selbst), es führt keinen Drei-Wege-Abgleich mit einer Lieferantenrechnung durch und es verfügt über keinen formellen mehrstufigen Genehmigungsworkflow, bevor eine Bestellung als „Bestellt“ markiert werden kann. Es gibt auch keine automatische, durch den Bestellpunkt ausgelöste Bestellungserstellung; Der Shopify-Administrator hat überhaupt kein natives Nachbestellpunkt-Konzept. Die einzige App, die einst Nachbestellpunkte in das Shopify-Ökosystem brachte, Stocky, wurde vollständig eingestellt.

Schritt für Schritt eine Bestellung erstellen

1. Gehen Sie zu Produkte → Bestellungenund wählen Sie Bestellung erstellen.
2. Wählen Sie einen Lieferanten.Wählen Sie einen vorhandenen Lieferantendatensatz aus oder erstellen Sie einen – Name, Kontakt und Standardwährung.
3. Legen Sie den Zielort fest.Das spezifische Lager oder Lager, in dem der Bestand ankommen soll.
4. Produkte hinzufügen.Suchen Sie und fügen Sie Zeile für Zeile hinzu oder geben Sie eine längere Bestellung schneller mit einem CSV-Import oder einem Barcode-Scan ein. Jede Zeile enthält eine Menge, die SKU des Lieferanten, falls diese von Ihrer abweicht, den Stückpreis und den Steuerprozentsatz.
5. Füllen Sie den Rest aus.Eine Referenznummer, Hinweise zum Lieferanten, Zahlungsbedingungen und Tags, falls Sie diese später zum Filtern verwenden.
6. Als Entwurf speichernund überprüfen Sie es. Zu diesem Zeitpunkt ist noch alles editierbar.
7. Markieren Sie es als bestelltSobald Sie zum Versenden bereit sind, signalisiert dies, dass die Bestellung an Ihren Lieferanten gegangen ist.

Was ein PO braucht

Shopifys eigene Bestellfelder orientieren sich genau an den Standardbeschaffungsfeldern: Lieferant, Zielort, Produkt/Menge/Kosten/Steuer pro Zeile, Referenznummer, Notizen, Zahlungsbedingungen, Währung und Tags. Die vollständige Begründung für jedes Feld, nicht nur die Anforderungen im Shopify-Formular, sondern auch, warum es wichtig ist, wenn ein Lieferant eine Bestellung bestreitet, finden Sie unterwas eine Bestellung beinhalten sollte, das die komplette Anatomie abdeckt, ohne sie hier zu wiederholen.

Senden Sie es an Ihren Lieferanten

Sobald eine Bestellung als „Bestellt“ markiert ist, öffnen Sie sie und verwenden Sie sieWeitere Aktionen → PDF exportieren. Shopify generiert eine formatierte PDF-Datei, die Sie speichern, drucken oder an eine E-Mail anhängen können – die E-Mail wird jedoch nicht für Sie gesendet. Sie sind immer noch derjenige, der Ihren Posteingang öffnet, die Datei anhängt und auf „Senden“ klickt – für jeden Lieferanten und jedes Mal.

Sobald eine dedizierte App ins Spiel kommt, ist es normalerweise das Erste, die E-Mail selbst zu versenden.StockCuegeneriert die gleiche Art von Bestell-PDF aus einer Nachbestellungsempfehlung und sendet sie ab dem Starter-Plan direkt per E-Mail an den Lieferanten. Der Unterschied liegt nicht im Dokument; Es muss nicht derjenige sein, der es fünfzehnmal pro Woche exportiert, anhängt und versendet.

Tracking-Status

Da Shopify nur „Entwurf“ und „Bestellt“ auf der Bestellung selbst verfolgt, bedeutet „Wo ist meine Bestellung“ eigentlich, die verknüpfte Übertragung zu überprüfen, sobald eine existiert – ihr Status lautet „In Bearbeitung“, bis alles eingegangen ist, und „Übertragen“, sobald sie vorliegt. Die vollständige Nachverfolgungsroutine, einschließlich der Gründe, warum eine offene Bestellung nicht als verfügbarer Bestand zählt, wird hier behandeltSo verfolgen Sie Bestellungen in Shopify.

Häufige Probleme

Drei Situationen kommen oft genug vor, um eine eigene Antwort zu verdienen und nicht jeweils einen Absatz hier:

• Es kommt eine Lieferung an, die nicht Ihrer Bestellung entspricht: sieheVerwaltung teilweise eingegangener Bestellungen.
• Ein Lieferant verpasst den von Ihnen erwarteten Termin: sieheVerwaltung verspäteter Bestellungen.
• Sie sind sich nicht sicher, ob es sich bei einem Mangel um eine neue Bestellung oder eine Übertragung zwischen Ihren eigenen Standorten handeln soll – sieheBestellungen vs. Lagerumlagerungen.

Häufig gestellte Fragen

Verfügt Shopify über eine native Bestellfunktion?

Ja. Es befindet sich unter Produkte → Bestellungen und umfasst Lieferantendatensätze, Einzelposten und den PDF-Export. Es ist in einer bestimmten Hinsicht enger als generische Beschaffungssoftware: Das PO-Objekt selbst verfolgt nur „Entwurf“ und „Bestellt“ – Empfang und Abschluss erfolgen über eine separat verknüpfte Bestandsübertragung, nicht über die Bestellung.

Wie erstellt man eine Bestellung für einen Shopify-Shop?

Gehen Sie zu Produkte → Bestellungen → Bestellung erstellen, wählen Sie einen Lieferanten und einen Zielort aus, fügen Sie Einzelposten mit Menge und Kosten hinzu, geben Sie Referenz- und Zahlungsbedingungen ein, speichern Sie sie zur Überprüfung als Entwurf und markieren Sie sie dann als „Bestellt“, wenn Sie zum Senden bereit sind.

Was sollte in einer Shopify-Bestellung enthalten sein?

Lieferant, Zielort, Produkt pro Zeile mit Menge, Lieferanten-SKU, Kosten und Steuern, Referenznummer, Notizen, Zahlungsbedingungen, Währung und Tags.

Wie wirken sich Bestellungen auf die eingehende Inventarnummer von Shopify aus?

Durch das Markieren einer Bestellung als „Bestellt“ wird nicht automatisch ein eingehender Bestand erstellt. Dies geschieht erst, wenn Sie die verknüpfte Bestandsübertragung für diese Bestellung erstellt haben. Artikel, die sich bei dieser Übertragung im Transport befinden, bleiben am Zielort im Status „Eingehend“, bis sie eingehen. Anschließend werden sie in den Status „Verfügbar“ verschoben.