Shopify-aankooporders: complete gids

Als je inkooporders hebt uitgevoerd vanuit een gedeelde spreadsheet of een reeks e-mails, is de kans groot dat je niet weet dat Shopify al een inkoopordertool in de beheerder heeft ingebouwd. Het verschijnt niet tenzij u ernaar zoekt onder Producten → Inkooporders. Het is echt en omvat meer dan de meeste handelaars denken. Het stopt ook met het ontbreken van een paar dingen die een teeltbedrijf uiteindelijk nodig heeft. Deze handleiding behandelt het hele onderwerp: wat native is, hoe je er een maakt en verzendt, en wat een speciale app toevoegt zodra de native versie niet meer te gebruiken is.

Heeft Shopify native inkooporders?

Ja. De beheerder van Shopify heeft een eigen inkooporderobject, bereikbaar via Producten → Inkooporders. Het ondersteunt een leveranciersrecord, een bestemmingslocatie, regelitems met hoeveelheid en kosten, en het exporteert als een PDF die u naar uw leverancier kunt sturen. Dat is een echt nuttig uitgangspunt, geen uitgeklede tijdelijke aanduiding.

Het is ook smaller dan de generieke inkooplevenscyclus die veel PO-software beschrijft. Op het object zelf heeft een Shopify-inkooporder slechts twee statussen:Diepgang, terwijl u het aan het bouwen of beoordelen bent, enBesteld, nadat u het bij de leverancier heeft ingediend. Op de inkooporder zelf staat nooit 'Gedeeltelijk ontvangen', 'Ontvangen' of 'Gesloten'. Ontvangst, gedeeltelijke ontvangst, voltooiing en afsluiting gebeuren allemaal op een afzonderlijke, gekoppelde manierinventarisoverdrachtdie u maakt zodra de inkooporder is gemarkeerd als Besteld. Twee objecten, niet één pijplijn in zes fasen: de PO registreert de commerciële overeenkomst, de overdracht registreert de daadwerkelijke goederenbeweging.

Een paar dingen die de eigen tool van Shopify niet doet, voor zover uit de eigen documentatie blijkt: het e-mailt de inkooporder niet voor u naar uw leverancier (u exporteert een pdf en verzendt deze zelf), het voert geen drievoudige matching uit met een leveranciersfactuur en het heeft geen formele goedkeuringsworkflow in meerdere stappen voordat een inkooporder als Besteld kan worden gemarkeerd. Er is ook geen automatische creatie van inkooporders op basis van een bestelpunt; De beheerder van Shopify heeft helemaal geen eigen bestelpuntconcept. De enige app die ooit bestelpunten in het Shopify-ecosysteem bracht, Stocky, is volledig afgesloten.

Stap voor stap een inkooporder aanmaken

1. Ga naar Producten → Inkoopordersen selecteer Inkooporder maken.
2. Kies een leverancier.Kies een bestaand leveranciersrecord of maak er een: naam, contactpersoon en standaardvaluta.
3. Stel de bestemmingslocatie in.Het specifieke magazijn of de winkel waar de voorraad moet aankomen.
4. Voeg producten toe.Zoek en voeg regel voor regel toe, of breng sneller een langere bestelling binnen met een CSV-import of een barcodescan. Elke regel bevat een hoeveelheid, de SKU van de leverancier als deze afwijkt van de uwe, de eenheidskosten en het belastingpercentage.
5. Vul de rest in.Een referentienummer, toelichting bij de leverancier, betalingsvoorwaarden en tags als u deze later gebruikt om te filteren.
6. Opslaan als concepten bekijk het. In dit stadium is alles nog bewerkbaar.
7. Markeer het als besteldzodra u klaar bent om het te verzenden, geeft dit aan dat de bestelling naar uw leverancier is gegaan.

Wat een PO nodig heeft

De eigen PO-velden van Shopify volgen het standaard inkoopveld nauwgezet: leverancier, bestemmingslocatie, product/hoeveelheid/kosten/belasting per regel, referentienummer, notities, betalingsvoorwaarden, valuta en tags. Voor de volledige redenering achter elk veld, niet alleen waar het Shopify-formulier om vraagt, maar ook waarom het ertoe doet wanneer een leverancier een bestelling betwist, ziewat een inkooporder moet bevatten, die de volledige anatomie beslaat zonder deze hier te herhalen.

Stuur het naar uw leverancier

Zodra een inkooporder is gemarkeerd als Besteld, opent u deze en gebruikt u dezeMeer acties → PDF exporteren. Shopify genereert een opgemaakte PDF die u kunt opslaan, afdrukken of als bijlage bij een e-mail kunt voegen, maar verzendt die e-mail niet voor u. U bent nog steeds degene die uw inbox opent, het bestand als bijlage toevoegt en op verzenden drukt, voor elke leverancier, elke keer weer.

Het zelf versturen van de e-mail is meestal het eerste wat u moet doen zodra een speciale app in beeld komt.StockCuegenereert eenzelfde soort PO-PDF uit een besteladvies en e-mailt deze rechtstreeks naar de leverancier, vanaf het Startersabonnement. Het verschil zit hem niet in het document; het hoeft niet degene te zijn die het vijftien keer per week exporteert, bijvoegt en verzendt.

Volgstatus

Omdat Shopify alleen Concept en Besteld op de inkooporder zelf bijhoudt, betekent 'waar is mijn bestelling' eigenlijk het controleren van de gekoppelde overdracht zodra deze bestaat. De status luidt In uitvoering totdat alles is ontvangen, Overgedragen zodra deze is ontvangen. De volledige trackingroutine, inclusief waarom een open inkooporder niet meetelt als beschikbare voorraad, wordt besprokenhoe u inkooporders kunt volgen in Shopify.

Veelvoorkomende problemen

Drie situaties komen vaak genoeg voor om hun eigen antwoord te verdienen in plaats van elk een paragraaf:

• Er komt een zending minder aan dan u heeft besteld: ziehet beheren van gedeeltelijk ontvangen inkooporders.
• Een leverancier mist de door u verwachte datum: ziehet beheren van late inkooporders.
• U weet niet zeker of een tekort een nieuwe inkooporder moet zijn of een overdracht tussen uw eigen locatiesinkooporders versus voorraadoverdrachten.

Veelgestelde vragen

Heeft Shopify een native inkooporderfunctie?

Ja. Het staat in Producten → Inkooporders en omvat leveranciersrecords, regelitems en PDF-export. Het is op één specifieke manier smaller dan generieke inkoopsoftware: het PO-object zelf houdt alleen Concept en Besteld bij; ontvangst en afsluiting vinden plaats op een afzonderlijk gekoppelde voorraadoverdracht, niet op de PO.

Hoe maak je een inkooporder voor een Shopify-winkel?

Ga naar Producten → Inkooporders → Maak een inkooporder, kies een leverancier en bestemmingslocatie, voeg regelitems toe met aantal en kosten, vul de referentie- en betalingsvoorwaarden in, sla op als Concept om te beoordelen en markeer deze vervolgens als Besteld wanneer u klaar bent om deze te verzenden.

Wat moet er op een Shopify-aankooporder staan?

Leverancier, bestemmingslocatie, product per regel met hoeveelheid, SKU van de leverancier, kosten en belastingen, een referentienummer, opmerkingen, betalingsvoorwaarden, valuta en tags.

Welke invloed hebben inkooporders op het inkomende voorraadnummer van Shopify?

Het markeren van een bestelde inkooporder creëert op zichzelf geen inkomende voorraad. Dat gebeurt pas als u de gekoppelde voorraadoverdracht voor die inkooporder hebt gemaakt. Artikelen die onderweg zijn bij die overdracht, hebben de status Inkomend op de bestemmingslocatie totdat ze worden ontvangen, waarna ze naar Beschikbaar gaan.