Pedidos de compra do Shopify: guia completo

Se você executa pedidos de compra a partir de uma planilha compartilhada ou de uma série de e-mails, há uma boa chance de você não saber que o Shopify já possui uma ferramenta de pedido de compra integrada ao administrador. Ele não aparece a menos que você o procure em Produtos → Pedidos de compra. É real e cobre mais do que a maioria dos comerciantes supõe. Ele também deixa de atender a algumas coisas que uma operação em crescimento eventualmente precisa. Este guia cobre tudo: o que é nativo, como criar e enviar um e o que um aplicativo dedicado adiciona quando a versão nativa fica esgotada.

O Shopify possui pedidos de compra nativos?

Sim. O administrador do Shopify possui um objeto de pedido de compra nativo, acessível em Produtos → Pedidos de compra. Ele suporta registro de fornecedor, local de destino, itens de linha com quantidade e custo e exporta como PDF que você pode enviar ao seu fornecedor. Esse é um ponto de partida genuinamente útil, não um espaço reservado simplificado.

Também é mais restrito do que o ciclo de vida genérico de compras descrito por muitos softwares de PO. No próprio objeto, um pedido de compra do Shopify carrega apenas dois status:Rascunho, enquanto você o cria ou revisa, eEncomendado, depois de enviá-lo ao fornecedor. Nada no pedido em si diz “Parcialmente Recebido”, “Recebido” ou “Fechado”. O recebimento, o recebimento parcial, a conclusão e o encerramento acontecem em um processo separado e vinculado.transferência de estoqueque você cria quando o pedido de compra é marcado como Encomendado. Dois objetos, não um pipeline de seis estágios: o PO registra o acordo comercial, a transferência registra o movimento real de mercadorias.

Algumas coisas que a ferramenta nativa do Shopify não faz, até onde mostra sua própria documentação: ela não envia o pedido de compra por e-mail para o seu fornecedor (você exporta um PDF e o envia você mesmo), não executa a correspondência de três vias com uma fatura do fornecedor e não possui um fluxo de trabalho formal de aprovação em várias etapas antes que um pedido de compra possa ser marcado como Encomendado. Ele também não possui criação automática de PO acionada por ponto de reabastecimento; O administrador do Shopify não tem nenhum conceito nativo de ponto de pedido. O único aplicativo que uma vez trouxe pontos de novo pedido para o ecossistema Shopify, Stocky, foi totalmente encerrado.

Criando um pedido de compra, passo a passo

1. Vá para Produtos → Pedidos de comprae selecione Criar pedido de compra.
2. Escolha um fornecedor.Escolha um registro de fornecedor existente ou crie um — nome, contato e moeda padrão.
3. Defina o local de destino.O armazém ou loja específica onde o estoque deve chegar.
4. Adicione produtos.Pesquise e adicione linha por linha ou realize um pedido mais longo com mais rapidez com uma importação de CSV ou uma leitura de código de barras. Cada linha leva uma quantidade, o SKU do fornecedor caso seja diferente do seu, custo unitário e percentual de imposto.
5. Preencha o resto.Um número de referência, notas ao fornecedor, condições de pagamento e etiquetas, se você usá-los para filtrar posteriormente.
6. Salvar como rascunhoe revise-o. Tudo ainda é editável nesta fase.
7. Marque como ordenadoquando estiver pronto para enviá-lo - isso sinaliza que o pedido foi para o seu fornecedor.

O que um PO precisa

Os próprios campos de pedido do Shopify acompanham de perto o campo de aquisição padrão definido: fornecedor, local de destino, produto/quantidade/custo/imposto por linha, número de referência, notas, condições de pagamento, moeda e etiquetas. Para saber o raciocínio completo por trás de cada campo, não apenas o que o formulário do Shopify pede, mas por que é importante quando um fornecedor contesta um pedido, consulteo que um pedido de compra deve incluir, que cobre a anatomia completa sem repeti-la aqui.

Enviando para seu fornecedor

Assim que um pedido de compra estiver marcado como Pedido, abra-o e useMais ações → Exportar PDF. Shopify gera um PDF formatado que você pode salvar, imprimir ou anexar a um e-mail – mas não envia esse e-mail para você. Você ainda é quem abre sua caixa de entrada, anexa o arquivo e clica em enviar, para cada fornecedor, sempre.

Enviar o e-mail você mesmo geralmente é a primeira coisa a fazer quando um aplicativo dedicado entra em cena.StockCuegera o mesmo tipo de PDF do pedido a partir de uma recomendação de novo pedido e o envia por e-mail diretamente ao fornecedor, no plano Starter e superior. A diferença não é o documento; não é ter que exportar, anexar e enviar quinze vezes por semana.

Status de rastreamento

Como o Shopify rastreia apenas Rascunho e Pedido no próprio pedido, "onde está meu pedido" realmente significa verificar a transferência vinculada assim que existir - seu status é Em andamento até que tudo seja recebido, Transferido assim que for. A rotina completa de rastreamento, incluindo por que um pedido de compra aberto não conta como estoque disponível, é abordado emcomo rastrear pedidos de compra no Shopify.

Problemas comuns

Três situações surgem com frequência suficiente para merecer sua própria resposta, em vez de um parágrafo cada aqui:

• Uma remessa chega aquém do que você pediu: consultegerenciamento de pedidos de compra parcialmente recebidos.
• Um fornecedor perde a data que você esperava: vejagerenciamento de pedidos de compra atrasados.
• Você não tem certeza se uma escassez deve ser um novo pedido de compra ou uma transferência entre seus próprios locais — consultepedidos de compra vs. transferências de estoque.

Perguntas frequentes

O Shopify possui um recurso de pedido de compra nativo?

Sim. Está em Produtos → Pedidos de compra e abrange registros de fornecedores, itens de linha e exportação de PDF. Ele é mais restrito do que o software de compras genérico em um aspecto específico: o próprio objeto do pedido de compra rastreia apenas Rascunho e Pedido – o recebimento e o fechamento acontecem em uma transferência de estoque vinculada separadamente, não no pedido de compra.

Como você cria um pedido de compra para uma loja Shopify?

Vá para Produtos → Pedidos de compra → Criar pedido de compra, escolha um fornecedor e local de destino, adicione itens de linha com quantidade e custo, preencha a referência e as condições de pagamento, salve como Rascunho para revisão e marque-o como Encomendado quando estiver pronto para enviá-lo.

O que deve constar em um pedido de compra do Shopify?

Fornecedor, local de destino, produto por linha com quantidade, SKU do fornecedor, custo e imposto, número de referência, notas, condições de pagamento, moeda e etiquetas.

Como os pedidos de compra afetam o número de estoque recebido da Shopify?

Marcar um pedido de compra como pedido não cria, por si só, estoque de entrada. Isso só acontece quando você cria a transferência de estoque vinculada para esse pedido de compra — os itens em trânsito nessa transferência ficam no estado Recebido no local de destino até serem recebidos, momento em que passam para Disponível.