Como rastrear pedidos de compra no Shopify

Oito pedidos de compra são abertos em quatro fornecedores, e a única maneira de saber quais deles estão realmente sendo movimentados é clicar em cada um deles separadamente. O Shopify não coloca “dias até que isso chegue” em nenhum lugar da visualização de lista, porque não rastreia esse conceito. Veja o que a ferramenta PO do Shopify realmente rastreia, por que um pedido aberto não aparece como estoque que você pode vender e como criar uma rotina de rastreamento que não exija a verificação de oito guias.

Status de PO, explicados

Um pedido de compra do Shopify tem exatamente dois status no próprio objeto:Rascunhoenquanto você ainda está construindo ou revisando, eEncomendadouma vez enviado ao fornecedor. Esse é todo o modelo de status nativo – não há valor “Parcialmente Recebido”, “Recebido” ou “Fechado” no pedido de compra. Depois de encomendado, ele permanece ordenado; ele nunca muda de estado novamente por conta própria.

Receber o progresso mora em outro lugar: otransferência de estoquevocê cria a partir de um pedido de compra solicitado. Essa transferência tem seu próprio status –Em andamentoenquanto parte do pedido ainda está pendente,Transferidoassim que tudo for recebido. Se você está imaginando um único objeto passando por rascunho → emitido → parcial → recebido → fechado, esse é o ciclo de vida de compras genérico, não o que o administrador do Shopify realmente mostra. Vejao guia completo de pedidos de comprapara saber como os dois objetos se encaixam.

Por que o rastreamento é importante para o estoque recebido

O inventário do Shopify tem alguns estados distintos, e Incoming é aquele que confunde as pessoas. O estoque recebido é o estoque a caminho de um local a partir de uma transferência - não o estoque que você pode vender ainda, e não algo que aparece no momento em que você marca um pedido de compra. Ele só se torna Recebido depois que você cria a transferência vinculada para esse pedido de compra e a remessa está em trânsito; o número só passa para Disponível quando alguém realmente registra o recibo.

Praticamente: se um pedido estiver no status Encomendado sem nenhuma transferência criada ainda, o Shopify não mostra nada em Entrada para ele - não porque o pedido não seja real, mas porque nada indica que o estoque do sistema está se movendo até que você crie essa transferência. Se você estiver contando com a coluna Recebida para saber o que está a caminho, um pedido de compra solicitado não transferido parecerá que não existe.

Rastreamento nativo x aplicativo

Nativamente, rastrear significa abrir a lista de pedidos de compra, filtrar por status e clicar em cada um para verificar sua transferência vinculada: viável em um punhado de pedidos em aberto, tedioso após uma dúzia espalhados por vários fornecedores. Não há visualização de painel que mostre o status real de cada pedido de compra aberto, dentro do prazo, atrasado ou parcialmente recebido, em um só lugar.

Os aplicativos dedicados geralmente preenchem essa lacuna, mantendo seu próprio registro das datas de entrega esperadas (um campo que o pedido nativo do Shopify não possui) e sinalizando qualquer coisa que o ultrapasse.StockCuemantém uma visualização do pedido de compra aberto com os pedidos de todos os fornecedores e seu status em uma tela, de modo que "algo está atrasado" é uma olhada em vez de um clique.

Uma rotina de rastreamento simples

Perguntas frequentes

O que significam os status dos pedidos de compra?

Shopify rastreia exatamente dois status no próprio pedido: Rascunho, o que significa que ainda está sendo construído ou revisado, e Encomendado, o que significa que foi enviado ao fornecedor. O andamento do recebimento (parcial, completo, fechado) é acompanhado separadamente, na transferência de estoque vinculada a esse pedido, e não no próprio status do pedido.

Um pedido de compra aberto conta como estoque disponível no Shopify?

Não. Marcar um pedido de compra como pedido não adiciona nada ao seu estoque Disponível ou mesmo ao seu estoque de Entrada por si só. O estoque só aparece como Recebido depois que você cria a transferência vinculada e a remessa está em trânsito, e só fica disponível quando o recebimento é realmente registrado.

Como uma pequena loja deve rastrear pedidos abertos sem software dedicado?

Filtre a lista de pedidos de compra por status e verifique-a em uma programação fixa – semanalmente é razoável para a maioria dos catálogos pequenos. Mantenha uma anotação simples do prazo de entrega habitual de cada fornecedor para que você possa identificar quando um pedido ultrapassou o limite, já que a ferramenta nativa do Shopify não sinaliza atrasos para você.