Comment suivre les bons de commande dans Shopify

Huit bons de commande sont ouverts auprès de quatre fournisseurs, et la seule façon de savoir lesquels sont réellement en mouvement est de cliquer sur chacun séparément. Shopify ne met pas « jours avant que cela arrive » n'importe où dans la vue de liste, car il ne suit pas du tout ce concept. Voici ce que l'outil de commande de Shopify suit réellement, pourquoi une commande ouverte n'apparaît pas comme stock que vous pouvez vendre et comment créer une routine de suivi qui ne nécessite pas de vérifier huit onglets.

Statuts des bons de commande, expliqués

Un bon de commande Shopify a exactement deux statuts sur l'objet lui-même :Brouillonpendant que vous êtes encore en train de le construire ou de le réviser, etCommandéune fois qu'il a été soumis au fournisseur. Il s’agit de l’intégralité du modèle de statut natif : il n’y a pas de valeur « Partiellement reçu », « Reçu » ou « Fermé » sur le bon de commande. Une fois commandé, il reste commandé ; il ne change plus jamais d'état de lui-même.

Recevoir du progrès vit ailleurs : letransfert d'inventaireque vous créez à partir d'un bon de commande commandé. Ce transfert a son propre statut...En coursalors qu'une partie de la commande est encore en suspens,Transféréune fois que tout est reçu. Si vous imaginez un seul objet passant par brouillon → émis → partiel → reçu → fermé, il s'agit du cycle de vie générique des achats, et non de ce que l'administrateur de Shopify vous montre réellement. Voirle guide complet des bons de commandepour savoir comment les deux objets s'assemblent.

Pourquoi le suivi est important pour les stocks entrants

L'inventaire de Shopify a quelques états distincts, et Incoming est celui qui fait trébucher les gens. Le stock entrant est un stock en route vers un emplacement à partir d'un transfert - pas un stock que vous pouvez vendre pour l'instant, ni quelque chose qui apparaît au moment où vous marquez un bon de commande comme commandé. Il ne devient entrant qu'une fois que vous avez créé le transfert lié pour ce bon de commande et que l'envoi est en transit ; le numéro ne passe à Disponible qu'une fois que quelqu'un enregistre réellement le reçu.

En pratique : si un bon de commande est au statut Commandé et qu'aucun transfert n'a encore été créé, Shopify n'affiche rien dans Incoming pour celui-ci, non pas parce que la commande n'est pas réelle, mais parce que rien n'indique que le stock du système bouge jusqu'à ce que vous créiez ce transfert. Si vous comptez sur la colonne Entrant pour savoir ce qui est en route, un bon de commande commandé non transféré semblera ne pas exister.

Suivi natif ou suivi d'application

Nativement, le suivi consiste à ouvrir la liste des bons de commande, à filtrer par statut et à cliquer sur chacun pour vérifier son transfert lié : réalisable avec une poignée de commandes en cours, fastidieux au-delà d'une douzaine réparties sur plusieurs fournisseurs. Il n'existe pas de tableau de bord affichant le statut réel de chaque bon de commande ouvert, à temps, en retard ou partiellement reçu, en un seul endroit.

Les applications dédiées comblent généralement cet écart en conservant leur propre enregistrement des dates de livraison prévues (un champ que le bon de commande natif de Shopify n'a pas du tout) et en signalant tout ce qui l'a dépassé.StockCueconserve une vue des commandes d'achat ouvertes avec les commandes de chaque fournisseur et leur statut sur un seul écran, donc « est-ce que quelque chose est en retard » est un coup d'œil au lieu d'un clic.

Une routine de suivi simple

Foire aux questions

Que signifient les statuts des bons de commande ?

Shopify suit exactement deux statuts sur le bon de commande lui-même : Brouillon, ce qui signifie qu'il est toujours en cours de création ou de révision, et Commandé, ce qui signifie qu'il a été soumis au fournisseur. L'avancement de la réception (partielle, complète, clôturée) est suivi séparément, sur le transfert de stock lié à ce bon de commande, et non sur le statut propre du bon de commande.

Un bon de commande ouvert compte-t-il comme stock disponible dans Shopify ?

Non. Marquer un bon de commande comme commandé n'ajoute rien à votre inventaire disponible ou même à votre inventaire entrant en soi. Le stock n'apparaît comme entrant qu'une fois que vous avez créé le transfert lié et que l'envoi est en transit, et il ne devient disponible qu'une fois que la réception est réellement enregistrée.

Comment un petit magasin doit-il suivre les bons de commande ouverts sans logiciel dédié ?

Filtrez la liste des bons de commande par statut et vérifiez-la selon un horaire fixe : une semaine est raisonnable pour la plupart des petits catalogues. Gardez une simple note du délai de livraison habituel de chaque fournisseur afin de pouvoir repérer quand une commande a dépassé ce délai, car l'outil natif de Shopify ne signale pas les retards pour vous.