Comment gérer les commandes d'achat en retard

Le délai habituel de livraison de votre fournisseur est de douze jours. C'est le quinzième jour, rien n'est arrivé et l'écran du bon de commande de Shopify affiche exactement ce qu'il a montré le premier jour : Commandé. Pas de badge, pas d'avertissement, pas de « c'est maintenant trois jours de retard » nulle part dans l'administrateur, car Shopify ne suit pas du tout la date prévue sur un bon de commande, il n'a donc rien à comparer avec la date d'aujourd'hui.

Reconnaître un bon de commande tardif

Étant donné que ni le bon de commande ni le transfert de stock associé n'ont de champ natif d'arrivée prévue, la reconnaissance du « retard » dépend entièrement de vous : comparez la date à laquelle vous avez marqué le bon de commande avec le délai de livraison habituel de votre fournisseur et traitez tout ce qui est dépassé comme méritant un enregistrement. Cela signifie que le nombre avec lequel vous comparez n'est pas du tout un champ Shopify - il s'agit du délai de livraison que vous avez établi à partir de commandes passées avec ce fournisseur spécifique, idéalement suivi quelque part vous-même, qu'il s'agisse d'une note de feuille de calcul ou d'une application dédiée qui conserve le numéro pour vous.

Premiers pas une fois que vous remarquez

1. Contactez le fournisseur avant de supposer le pire.Un court e-mail ou un appel vous donne une date d'expédition réelle, ce qui est plus utile que de deviner.
2. Obtenez une nouvelle date ferme, pas vague.« Bientôt » n'est pas une date à laquelle vous pouvez planifier une nouvelle commande ; un jour spécifique est.
3. Vérifiez ce qui est réellement à risque.Regardez combien de jours de stock il vous reste par rapport à la nouvelle date prévue – si l’écart est faible, tout ira bien ; si ce n'est pas le cas, agissez maintenant, pas une fois que vous êtes déjà en rupture de stock.
4. Décidez si vous souhaitez accélérer, attendre ou vous approvisionner ailleurspour ce déficit spécifique, en fonction de la quantité de piste dont vous disposez réellement.

Mettre à jour votre hypothèse de délai de livraison

Une seule commande en retard ne signifie pas toujours que votre hypothèse de délai de livraison était fausse ; les fournisseurs ont de mauvaises semaines. Mais si un fournisseur fonctionne plus d'une fois, la solution n'est pas de continuer à espérer que l'ancien numéro soit maintenu - il s'agit de mettre à jour le délai que vous utilisez pour les points de réapprovisionnement de ce fournisseur, afin que les commandes futures soient expédiées suffisamment tôt pour absorber le retard réel. Construire correctement ce numéro, y compris quoi faire avec un fournisseur véritablement peu fiable, est couvert dansDélais fournisseurs et prévision des stocks.

Une commande tardive qui finit par arriver à court mérite également d'être vérifiée.comment gérer un reçu partiel— les deux problèmes se présentent souvent ensemble sur le même ordre trouble.

Quand diviser la source

Une commande en retard est un fournisseur qui passe une mauvaise semaine. Une tendance aux commandes en retard auprès du même fournisseur est un signal pour cesser de traiter chaque nouvelle commande comme un point de défaillance unique. Diviser un SKU entre deux fournisseurs vous coûte quelque chose, généralement un prix unitaire légèrement plus élevé de la deuxième source, plus petite, mais cela vous offre une véritable couverture contre le scénario exact que vous venez de vivre. La question de jugement est de savoir si ce coût est inférieur au coût des ruptures de stock que vous continuez à absorber auprès d’une source peu fiable ; il n'y a pas de seuil fixe, cela dépend de la marge sur le SKU et de la fréquence à laquelle le « retard » s'est réellement produit.

Garder une trace du fournisseur réellement fiable, pour chaque commande ouverte, est fastidieux à faire manuellement une fois que vous avez dépassé une poignée de SKU. C'est exactement le genre de motifStockCueest conçu pour faire surface automatiquement, plutôt que quelque chose que vous remarquez seulement après le troisième retard d'expédition consécutif.

Foire aux questions

Que faire lorsqu'une commande est en retard ?

Contactez le fournisseur pour une nouvelle date ferme, vérifiez combien de jours de stock il vous reste réellement par rapport à cette nouvelle date et décidez s'il faut accélérer, attendre ou combler l'écart d'une autre manière en fonction de l'étroitesse de la piste.

Un bon de commande tardif devrait-il modifier votre point de commande à l'avenir ?

Si c'est ponctuel, pas nécessairement. Si un fournisseur est en retard à plusieurs reprises, mettez à jour le délai que vous utilisez pour le calcul du point de commande de ce fournisseur afin que les commandes futures soient expédiées suffisamment tôt pour absorber le retard réel au lieu du retard optimiste.

Quand une commande tardive justifie-t-elle de diviser les commandes futures entre deux fournisseurs ?

Lorsque le retard est une tendance plutôt qu'un événement ponctuel et que le coût des ruptures de stock qu'il provoque dépasse le prix unitaire généralement plus élevé d'une deuxième source plus petite. Il n'y a pas de règle fixe : tout dépend de la marge du SKU et de la fréquence réelle des retards.