Cara Mengelola Pesanan Pembelian yang Terlambat

Waktu tunggu pemasok Anda yang biasa adalah dua belas hari. Ini hari kelima belas, tidak ada yang datang, dan layar pesanan pembelian Shopify menunjukkan persis apa yang ditampilkan pada hari pertama: Dipesan. Tidak ada lencana, tidak ada peringatan, tidak ada "ini sekarang terlambat tiga hari" di mana pun di admin, karena Shopify sama sekali tidak melacak tanggal yang diharapkan pada pesanan pembelian, jadi tidak ada yang bisa dibandingkan dengan tanggal hari ini.

Mengenali PO yang terlambat

Karena baik pesanan pembelian maupun transfer inventaris tertautnya tidak memiliki bidang perkiraan kedatangan asli, mengenali "terlambat" sepenuhnya ada di tangan Anda: bandingkan tanggal Anda menandai PO Dipesan dengan waktu tunggu biasanya dari pemasok Anda, dan perlakukan apa pun yang melewatinya sebagai layak untuk diperiksa. Itu berarti nomor yang Anda bandingkan bukanlah bidang Shopify sama sekali — ini adalah waktu tunggu yang Anda tetapkan dari pesanan sebelumnya dengan pemasok tertentu, idealnya dilacak sendiri di suatu tempat, apakah itu catatan spreadsheet atau aplikasi khusus yang menyimpan nomor tersebut untuk Anda.

Langkah pertama setelah Anda menyadarinya

1. Hubungi pemasok sebelum berasumsi yang terburuk.Email atau panggilan singkat memberi Anda tanggal pengiriman sebenarnya, yang lebih berguna daripada hanya menebak-nebak.
2. Dapatkan tanggal baru yang pasti, bukan tanggal yang samar-samar."Segera" bukanlah tanggal yang dapat Anda rencanakan untuk disusun ulang; hari tertentu adalah.
3. Periksa apa yang sebenarnya berisiko.Lihatlah berapa hari stok yang tersisa dibandingkan tanggal perkiraan baru — jika selisihnya kecil, Anda mungkin baik-baik saja; jika tidak, bertindaklah sekarang, jangan setelah persediaan Anda habis.
4. Putuskan apakah akan mempercepat, menunggu, atau mencari di tempat lainuntuk kekurangan khusus ini, berdasarkan pada seberapa banyak landasan pacu yang sebenarnya Anda miliki.

Memperbarui asumsi waktu tunggu Anda

Satu pesanan yang terlambat tidak selalu berarti asumsi waktu tunggu Anda salah; pemasok mengalami minggu yang buruk. Namun jika pemasok beroperasi dalam waktu lama lebih dari satu kali, solusinya bukanlah dengan terus berharap nomor yang lama akan bertahan — namun memperbarui waktu tunggu yang Anda gunakan untuk titik pemesanan ulang pemasok tersebut, sehingga pesanan di masa mendatang akan keluar cukup awal untuk mengatasi penundaan yang sebenarnya. Membangun angka tersebut dengan benar, termasuk apa yang harus dilakukan terhadap pemasok yang benar-benar tidak dapat diandalkan, tercakup dalamwaktu tunggu pemasok dan perkiraan inventaris.

Pesanan yang terlambat dan pada akhirnya tidak sampai juga patut untuk dicobacara menangani penerimaan sebagian— kedua masalah tersebut sering kali muncul bersamaan dalam urutan masalah yang sama.

Kapan harus membagi sumber

Satu pesanan yang terlambat berarti pemasok mengalami minggu yang buruk. Pola keterlambatan pesanan dari pemasok yang sama merupakan sinyal untuk berhenti memperlakukan setiap pemesanan ulang sebagai satu titik kegagalan. Membagi SKU menjadi dua pemasok memerlukan biaya, biasanya harga satuan yang sedikit lebih tinggi dari sumber kedua yang lebih kecil, namun hal ini memberi Anda perlindungan nyata terhadap skenario persis seperti yang baru saja Anda alami. Keputusan yang diambil adalah apakah biaya tersebut lebih kecil daripada biaya kehabisan stok yang terus Anda serap dari satu sumber yang tidak dapat diandalkan; tidak ada batasan tetap, hal ini bergantung pada margin pada SKU dan seberapa sering "terlambat" sebenarnya terjadi.

Melacak pemasok mana yang benar-benar dapat diandalkan, di setiap pesanan terbuka, sulit dilakukan secara manual setelah Anda melewati beberapa SKU. Polanya persis seperti ituIsyarat Sahamdibuat untuk muncul ke permukaan secara otomatis, bukan sesuatu yang Anda baru sadari setelah keterlambatan pengiriman ketiga berturut-turut.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa yang harus Anda lakukan ketika pesanan pembelian terlambat?

Hubungi pemasok untuk tanggal baru yang pasti, periksa berapa hari stok yang tersisa untuk tanggal baru tersebut, dan putuskan apakah akan mempercepat, menunggu, atau menutup kesenjangan dengan cara lain berdasarkan seberapa ketat landasan tersebut.

Haruskah PO yang terlambat mengubah titik pemesanan ulang Anda di masa mendatang?

Kalau hanya sekali saja, belum tentu. Jika pemasok berulang kali terlambat, perbarui waktu tunggu yang Anda gunakan untuk perhitungan titik pemesanan ulang pemasok tersebut sehingga pesanan di masa depan keluar cukup awal untuk menyerap penundaan yang sebenarnya, bukan penundaan yang optimis.

Kapan pesanan yang terlambat membenarkan pembagian pesanan di masa depan ke dua pemasok?

Ketika keterlambatan merupakan suatu pola dan bukan kejadian yang terjadi satu kali saja, dan biaya kehabisan stok yang diakibatkannya melebihi harga satuan yang biasanya lebih tinggi dari sumber kedua yang lebih kecil. Tidak ada aturan pasti — hal ini bergantung pada margin SKU dan seberapa sering penundaan sebenarnya terjadi.