Come gestire gli ordini di acquisto in ritardo

Il tempo di consegna abituale del tuo fornitore è di dodici giorni. È il quindicesimo giorno, non è arrivato nulla e la schermata dell'ordine di acquisto di Shopify mostra esattamente ciò che mostrava il primo giorno: Ordinato. Nessun badge, nessun avviso, nessun "questo è in ritardo di tre giorni" ovunque nell'amministratore, perché Shopify non tiene traccia di una data prevista su un ordine di acquisto, quindi non ha nulla con cui confrontare la data odierna.

Riconoscere un PO in ritardo

Poiché né l'ordine di acquisto né il trasferimento di inventario collegato hanno un campo nativo di arrivo previsto, riconoscere "in ritardo" dipende interamente da te: confronta la data in cui hai contrassegnato l'Ordine d'acquisto con il tempo di consegna abituale del tuo fornitore e considera tutto ciò che è passato oltre come meritevole di check-in. Ciò significa che il numero con cui stai confrontando non è affatto un campo Shopify: è qualunque tempo di consegna che hai stabilito dagli ordini passati con quello specifico fornitore, idealmente tracciato da qualche parte da te, che si tratti di una nota su un foglio di calcolo o di un'app dedicata che conserva il numero per te.

Primi passi una volta notato

1. Contattare il fornitore prima di dare per scontato il peggio.Una breve e-mail o una chiamata ti forniscono la data di spedizione effettiva, che è più utile che indovinare.
2. Ottieni una nuova data precisa, non vaga."Presto" non è una data in cui puoi pianificare un riordino; un giorno specifico è.
3. Controlla cosa è effettivamente a rischio.Guarda quanti giorni di scorte ti restano rispetto alla nuova data prevista: se il divario è piccolo, potrebbe andare bene; in caso contrario, agisci ora, non quando hai già fatto scorta.
4. Decidi se accelerare, attendere o procurarti altroveper questo deficit specifico, in base alla quantità di pista effettivamente disponibile.

Aggiornamento dell'ipotesi di lead time

Un singolo ordine in ritardo non significa sempre che i tempi di consegna presupposti fossero sbagliati; i fornitori hanno avuto settimane brutte. Ma se un fornitore ha tempi di consegna lunghi più di una volta, la soluzione non è continuare a sperare che il vecchio numero resti, ma aggiornare il tempo di consegna utilizzato per i punti di riordino di quel fornitore, in modo che gli ordini futuri vengano evasi abbastanza presto da assorbire il ritardo reale. Costruire correttamente quel numero, incluso cosa fare con un fornitore veramente inaffidabile, è copertolead time dei fornitori e previsione delle scorte.

Vale la pena verificare anche un ordine in ritardo che alla fine arriva a cortocome gestire una ricevuta parziale- i due problemi spesso si presentano insieme nello stesso ordine travagliato.

Quando dividere la fonte

Un ordine in ritardo indica che un fornitore ha avuto una brutta settimana. Una serie di ordini in ritardo da parte dello stesso fornitore è un segnale per smettere di considerare ogni riordino come un singolo punto di fallimento. Suddividere uno SKU tra due fornitori ti costa qualcosa, di solito un prezzo unitario leggermente più alto dalla seconda fonte più piccola, ma ti offre una vera copertura contro lo scenario esatto che hai appena vissuto. Il giudizio è se quel costo è inferiore al costo delle scorte che continui ad assorbire da una fonte inaffidabile; non esiste una soglia fissa, dipende dal margine sullo SKU e da quanto spesso si è verificato effettivamente il "ritardo".

Tenere traccia di quale fornitore sia effettivamente affidabile, in ogni ordine aperto, è noioso da fare manualmente una volta superata una manciata di SKU. E' esattamente il tipo di schemaStockCueè costruito per emergere automaticamente, piuttosto che qualcosa che noti solo dopo la terza spedizione in ritardo consecutiva.

Domande frequenti

Cosa dovresti fare quando un ordine di acquisto è in ritardo?

Contatta il fornitore per una nuova data fissa, controlla quanti giorni di stock ti restano effettivamente rispetto a quella nuova data e decidi se accelerare, attendere o coprire il divario in un altro modo in base a quanto è stretta la pista.

Un ordine d'acquisto in ritardo dovrebbe modificare il punto di riordino in futuro?

Se è una tantum, non necessariamente. Se un fornitore arriva ripetutamente in ritardo, aggiorna il tempo di consegna utilizzato per il calcolo del punto di riordino di quel fornitore in modo che gli ordini futuri vengano evasi abbastanza presto da assorbire il ritardo reale anziché quello ottimistico.

Quando un ordine in ritardo giustifica la suddivisione degli ordini futuri tra due fornitori?

Quando il ritardo è uno schema piuttosto che un evento occasionale e il costo delle rotture di stock che sta causando supera il prezzo unitario solitamente più alto di una seconda fonte più piccola. Non esiste una regola fissa: dipende dal margine dello SKU e dalla frequenza con cui si verificano effettivamente i ritardi.