Come gestire gli ordini di acquisto parzialmente ricevuti

Arriva la scatola, sulla bolla di accompagnamento c'è scritto 80 unità, ne hai ordinate 120. Ne mancano quaranta, nessuna spiegazione allegata, e ora devi decidere cosa fare con un ordine di acquisto che non è né vuoto né completo.

Ciò che conta come parziale

Una ricevuta parziale è una spedizione arrivata al di sotto di quanto indicato nell'ordine di acquisto, non una spedizione semplicemente in ritardo. Se non è ancora arrivato nulla, s'intendeun ordine in ritardo, un problema diverso con una soluzione diversa. Parziale è nello specifico: è apparso qualcosa ed è inferiore all'intera quantità su almeno una riga.

Registrazione di una ricevuta parziale

Una volta che un ordine di acquisto è contrassegnato come Ordinato, la ricezione avviene sultrasferimento di inventario collegato, non sul PO stesso: l'oggetto PO di Shopify mostra sempre e solo Bozza o Ordinato; non ha lo stato "Parzialmente ricevuto" proprio. Nel bonifico si registra per ogni riga la quantità effettivamente arrivata, confrontata con il documento di trasporto contenuto nella scatola e non con quanto previsto. Se ne sono arrivati ​​80 su 120, si registrano 80 ricevuti e si lasciano i restanti 40 in sospeso sullo stesso trasferimento.

Lo stato del trasferimento lo riflette automaticamente:In corsomentre qualsiasi quantità è ancora in sospeso,Trasferitosolo una volta che ogni riga è stata completamente ricevuta. Una spedizione breve mantiene il trasferimento in corso a tempo indeterminato, finché non arriva il resto o finché non decidi che non arriverà.

Lasciarlo aperto anziché cancellare la carenza

Ecco la parte che sorprende le persone: non esiste un pulsante "chiudi l'ordine di acquisto", perché l'ordine di acquisto in sé non è mai stato qualcosa che si chiude: rimane su Ordinato in modo permanente, sia che l'ordine sia arrivato completamente, sia arrivato parzialmente o non sia mai stato presentato. Ciò che stai effettivamente decidendo non è lo status dell'OP, ma se mantenere il trasferimento in attesa delle restanti 40 unità o considerare la carenza come definitiva.

Se il tuo fornitore conferma che le unità rimanenti sono in viaggio separatamente, lascia il trasferimento in corso e ricevi il resto quando arriva. Se il fornitore ti dice che i 40 non arriveranno - una sostituzione, una cancellazione, una carenza permanente - è meglio registrarlo esplicitamente con una nota sul trasferimento piuttosto che lasciarlo in corso per sempre senza che arrivi nulla. Un trasferimento aperto a tempo indeterminato senza alcuna aspettativa realistica ad esso collegata è esattamente il tipo di cosa che viene dimenticato e butta via silenziosamente i tuoi calcoli di riordino in seguito.

Implicazioni sulla sincronizzazione dell'inventario

Solo la quantità effettivamente registrata come ricevuta passa da In entrata a Disponibile e Disponibile: le 80 unità, non le 120 ordinate. I 40 rimanenti rimangono dovunque fossero prima che tu decidessi cosa farne: ancora in arrivo se li aspetti separatamente, o effettivamente scomparsi dai tuoi numeri se hai cancellato la carenza.

Questo è importante per chiunque guarderà i livelli delle tue scorte in seguito. Se il tuo punto di riordino presuppone che siano arrivati tutti i 120 quando ne sono arrivati solo 80, sembrerai più rifornito di quanto sei e salterai un riordino di cui effettivamente avevi bisogno: la stessa trappola che un conteggio scaduto provoca in qualsiasi altro postoil processo dell'ordine di acquisto. Registrare tempestivamente la reale quantità ricevuta è ciò che mantiene onesti i numeri.

Registrarlo manualmente ogni volta è anche il punto in cui si insinuano gli errori: un doppio clic su "ricevi" o un nuovo salvataggio possono conteggiare due volte una ricevuta se lo strumento dietro di esso non è progettato per rilevarlo.StockCueil flusso di ricezione è progettato per essere ritentato in modo sicuro senza doppi conteggi, dal piano Starter in su.

Domande frequenti

Cosa significa quando un ordine di acquisto viene ricevuto parzialmente?

Significa che è arrivata una spedizione, ma inferiore all'intera quantità ordinata su almeno una riga, non che l'ordine non sia stato spedito affatto. In Shopify, questo viene visualizzato come un trasferimento di inventario che si trova su "In corso" anziché su "Trasferito", non come uno stato sull'ordine d'acquisto stesso.

È meglio chiudere un ordine d'acquisto dopo una spedizione parziale o lasciarlo aperto?

L'ordine d'acquisto di Shopify non prevede un'azione di "chiusura"; rimane su Ordinato a prescindere. La vera decisione è se lasciare il trasferimento collegato in corso, aspettandosi il resto, o registrare la carenza come definitiva se il fornitore non invia il resto.

Una ricevuta parziale aggiorna automaticamente l'inventario di Shopify?

Solo per la quantità effettivamente registrata come ricevuta. Tale importo passa da In entrata a Disponibile e Disponibile; il saldo dovuto rimane dov'era finché non lo ricevi in ​​un secondo momento o decidi che non arriverà.