Cómo gestionar órdenes de compra recibidas parcialmente

Llega la caja, el albarán dice 80 unidades, pediste 120. Faltan cuarenta, no hay explicación adjunta y ahora tienes que decidir qué hacer con una orden de compra que no está vacía ni completa.

¿Qué se considera parcial?

Un recibo parcial es un envío que llegó por debajo de lo que la orden de compra dice que usted ordenó, no un envío que simplemente se retrasa. Si aún no ha llegado nada, eso esun pedido tardío, un problema diferente con una solución diferente. Parcial es específicamente: apareció algo y es menor que la cantidad total en al menos una línea.

Grabación de un recibo parcial

Una vez que una orden de compra se marca como Ordenada, la recepción ocurre en eltransferencia de inventario vinculada, no en la orden de compra en sí: el objeto de orden de compra de Shopify solo muestra Borrador o Pedido; no tiene un estado propio de "Recibido parcialmente". En la transferencia, usted registra la cantidad que realmente llegó para cada línea, cotejándola con el albarán de la caja, no con lo que esperaba. Si llegaron 80 de 120, registras 80 recibidos y dejas pendientes los 40 restantes en esa misma transferencia.

El propio estado de la transferencia refleja esto automáticamente:En progresomientras quede alguna cantidad pendiente,Transferidosólo una vez que cada línea se haya recibido por completo. Un envío corto mantiene la transferencia en En progreso indefinidamente, hasta que llegue el resto o usted decida que no llegará.

Dejarlo abierto versus cancelar la escasez

Aquí está la parte que sorprende a la gente: no hay un botón para "cerrar la orden de compra", porque la orden de compra en sí nunca fue algo que se cerrara: permanece en Pedido permanentemente, ya sea que el pedido haya llegado completo, haya llegado parcialmente o nunca haya aparecido. Lo que realmente está decidiendo no es el estado de la orden de compra, sino si mantener la transferencia esperando las 40 unidades restantes o tratar la escasez como definitiva.

Si su proveedor confirma que las unidades restantes están en camino por separado, deje la transferencia en curso y reciba el resto cuando aterrice. Si el proveedor le dice que los 40 no llegarán (una sustitución, una cancelación, una escasez permanente), es mejor registrarlo explícitamente con una nota en la transferencia que dejarlo en progreso para siempre sin que llegue nada. Una transferencia abierta indefinidamente sin expectativas realistas es exactamente el tipo de cosas que se olvidan y silenciosamente arruinan los cálculos de reorden más adelante.

Implicaciones de la sincronización del inventario

Solo la cantidad que realmente registra como recibida pasa de Entrante a Disponible y Disponible: las 80 unidades, no las 120 que ordenó. Los 40 pendientes permanecen donde estaban antes de que usted decidiera qué hacer con ellos: siguen siendo entrantes si los espera por separado, o efectivamente desaparecen de sus números si cancelan la escasez.

Esto es importante para lo que sea que esté observando sus niveles de acciones a continuación. Si su punto de reorden supone que llegaron los 120 cuando solo lo hicieron 80, se verá mejor abastecido de lo que está y se saltará un reorden que realmente necesitaba: la misma trampa que causa un conteo obsoleto en cualquier otro lugar del mundo.el proceso de orden de compra. Registrar la cantidad real recibida con prontitud es lo que mantiene las cifras honestas.

Grabarlo a mano cada vez también es donde aparecen los errores: un doble clic en "recibir" o un nuevo intento de guardar pueden contar dos veces un recibo si la herramienta detrás de él no está diseñada para detectarlo.StockCuesEl flujo de recepción está diseñado para reintentarlo de forma segura y sin contar dos veces, en el plan inicial y superior.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa cuando se recibe parcialmente una orden de compra?

Significa que llegó un envío, pero menos de la cantidad total que solicitó en al menos una línea, no que el pedido no se haya enviado en absoluto. En Shopify, esto se muestra como una transferencia de inventario que se encuentra en "En progreso" en lugar de "Transferido", no como un estado en la orden de compra en sí.

¿Debería cerrar una orden de compra después de un envío parcial o dejarla abierta?

La orden de compra de Shopify no tiene una acción de "cerrar"; permanece en Ordenado independientemente. La verdadera decisión es dejar la transferencia vinculada En curso, esperando el resto, o registrar la escasez como definitiva si su proveedor no envía el resto.

¿Un recibo parcial actualiza el inventario de Shopify automáticamente?

Sólo para la cantidad que realmente registre como recibida. Esa cantidad pasa de Entrante a Disponible y Disponible; el saldo pendiente permanece donde estaba hasta que lo reciba más tarde o decida que no llegará.