So verwalten Sie teilweise erhaltene Bestellungen

Der Karton kommt an, auf dem Lieferschein stehen 80 Einheiten, Sie haben 120 bestellt. Es fehlen 40, keine Erklärung beigefügt, und jetzt müssen Sie entscheiden, was mit einer Bestellung geschehen soll, die weder leer noch vollständig ist.

Was gilt als teilweise

Bei einer unvollständigen Quittung handelt es sich um eine Lieferung, die nicht so geliefert wurde, wie in der Bestellung angegeben, und nicht um eine Lieferung, die einfach nur verspätet ist. Wenn noch nichts angekommen ist, danneine verspätete Bestellung, ein anderes Problem mit einer anderen Lösung. „Teilweise“ bedeutet konkret: Es ist etwas aufgetaucht, und es ist in mindestens einer Zeile weniger als die volle Menge vorhanden.

Erfassen eines Teilbelegs

Sobald eine Bestellung als „Bestellt“ gekennzeichnet ist, erfolgt der Empfangverknüpfte Bestandsübertragung, nicht auf der Bestellung selbst – das Bestellobjekt von Shopify zeigt immer nur „Entwurf“ oder „Bestellt“ an; Es hat keinen eigenen Status „Teilweise erhalten“. Bei der Übertragung erfassen Sie die tatsächlich eingetroffene Menge für jede Zeile, abgeglichen mit dem Lieferschein im Karton, nicht mit Ihren Erwartungen. Wenn 80 von 120 eingegangen sind, erfassen Sie die erhaltenen 80 und lassen die restlichen 40 bei derselben Überweisung ausstehend.

Der eigene Status der Übertragung spiegelt dies automatisch wider:In Bearbeitungsolange noch eine Menge aussteht,Übertragennur einmal, wenn jede Zeile vollständig empfangen wurde. Bei einer kurzen Lieferung bleibt die Übertragung auf unbestimmte Zeit auf „In Bearbeitung“, bis entweder der Rest eintrifft oder Sie entscheiden, dass sie nicht ankommt.

Offenlassen statt den Mangel abzuschreiben

Hier ist der Teil, der die Leute überrascht: Es gibt keine Schaltfläche „Bestellung schließen“, da die Bestellung selbst nie etwas war, das geschlossen wurde – sie bleibt dauerhaft auf „Bestellt“, unabhängig davon, ob die Bestellung vollständig, teilweise oder gar nicht eingetroffen ist. Was Sie tatsächlich entscheiden, ist nicht der Status der Bestellung, sondern die Frage, ob Sie die Übertragung in Erwartung der verbleibenden 40 Einheiten beibehalten oder den Mangel als endgültig betrachten.

Wenn Ihr Lieferant bestätigt, dass die restlichen Einheiten separat unterwegs sind, lassen Sie die Übertragung laufen und erhalten Sie den Rest, wenn er landet. Wenn Ihnen der Lieferant mitteilt, dass die 40 nicht kommen – ein Ersatz, eine Stornierung, ein dauerhafter Mangel – ist es besser, dies explizit mit einem Vermerk auf der Überweisung zu vermerken, als sie ewig in Bearbeitung zu lassen, ohne dass etwas ankommt. Eine auf unbestimmte Zeit offene Übertragung, an die keine realistischen Erwartungen geknüpft sind, ist genau die Art von Dingen, die vergessen werden und Ihre Nachbestellungsberechnung später stillschweigend über den Haufen werfen.

Auswirkungen der Inventarsynchronisierung

Nur die Menge, die Sie tatsächlich als eingegangen erfassen, wechselt von „Eingehend“ in „Verfügbar“ und „Vorrätig“ – die 80 Einheiten, nicht die 120, die Sie bestellt haben. Die ausstehenden 40 bleiben dort, wo sie waren, bevor Sie entschieden haben, was Sie mit ihnen machen wollen: weiterhin eingehend, wenn Sie sie separat erwarten, oder praktisch von Ihren Zahlen verschwunden, wenn Sie den Mangel abgeschrieben haben.

Dies ist wichtig für alles, was als nächstes Ihre Lagerbestände überwacht. Wenn Ihr Nachbestellpunkt davon ausgeht, dass die gesamten 120 eingetroffen sind, obwohl nur 80 eingegangen sind, sehen Sie besser aus, als Sie sind, und überspringen eine Nachbestellung, die Sie tatsächlich benötigt haben – die gleiche Falle, die eine veraltete Anzahl irgendwo anders verursachtden Bestellvorgang. Durch die zeitnahe Erfassung der tatsächlich eingegangenen Menge bleiben die Zahlen ehrlich.

Wenn Sie den Beleg jedes Mal manuell aufzeichnen, schleichen sich auch Fehler ein – ein Doppelklick auf „Empfangen“ oder ein erneuter Speicherversuch kann dazu führen, dass ein Beleg doppelt gezählt wird, wenn das Tool dahinter nicht dafür ausgelegt ist.StockCuesDer Empfangsfluss ist so aufgebaut, dass er beim Starter-Plan und höher sicher und ohne Doppelzählung wiederholt werden kann.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet es, wenn eine Bestellung teilweise eingegangen ist?

Das bedeutet, dass eine Lieferung eingetroffen ist, aber in mindestens einer Zeile weniger als die volle Menge, die Sie bestellt haben, nicht, dass die Bestellung überhaupt nicht versandt wurde. In Shopify wird dies als Bestandsübertragung angezeigt, die auf „In Bearbeitung“ und nicht auf „Übertragen“ gesetzt ist, und nicht als Status auf der Bestellung selbst.

Sollten Sie eine Bestellung nach einer Teillieferung schließen oder offen lassen?

Die Bestellung von Shopify hat keine „Schließen“-Aktion; Es bleibt trotzdem bei „Bestellt“. Die eigentliche Entscheidung besteht darin, ob die verknüpfte Übertragung in Bearbeitung bleibt und der Restbetrag erwartet wird oder ob der Mangel als endgültig erfasst wird, wenn Ihr Lieferant den Restbetrag nicht sendet.

Aktualisiert ein Teilbeleg den Shopify-Bestand automatisch?

Nur für die Menge, die Sie tatsächlich als erhalten erfassen. Dieser Betrag wird von „Eingehend“ in „Verfügbar“ und „Vorrätig“ verschoben. Der ausstehende Betrag bleibt dort, wo er war, bis Sie ihn entweder später erhalten oder entscheiden, dass er nicht mehr eingeht.