Comment gérer les bons de commande partiellement reçus

La boîte arrive, le bordereau d'expédition indique 80 unités, vous en avez commandé 120. Il en manque quarante, aucune explication jointe, et vous devez maintenant décider quoi faire avec un bon de commande qui n'est ni vide ni complet.

Ce qui est considéré comme partiel

Une réception partielle est une expédition qui est arrivée en deçà de ce que le bon de commande indique que vous avez commandé – et non une expédition qui est simplement en retard. Si rien n'est encore arrivé, c'estune commande tardive, un problème différent avec un correctif différent. Partial est spécifiquement : quelque chose est apparu, et c'est inférieur à la quantité totale sur au moins une ligne.

Enregistrer un reçu partiel

Une fois qu'un bon de commande est marqué Commandé, la réception a lieu letransfert de stock lié, pas sur le bon de commande lui-même - l'objet bon de commande de Shopify n'affiche que Brouillon ou Commandé ; il n'a pas de statut « Partiellement reçu » qui lui est propre. Lors du transfert, vous enregistrez la quantité réellement arrivée pour chaque ligne, comparée au bon de livraison dans la boîte, et non à ce que vous attendiez. Si 80 sur 120 sont arrivés, vous enregistrez 80 reçus et laissez les 40 restants en attente sur ce même transfert.

Le statut du transfert le reflète automatiquement :En coursalors qu'une quantité est encore impayée,Transféréseulement une fois que chaque ligne est entièrement reçue. Un envoi court maintient le transfert en cours indéfiniment, jusqu'à ce que le reste arrive ou que vous décidiez qu'il n'arrive pas.

Laisser ouvert ou annuler la pénurie

Voici la partie qui surprend les gens : il n'y a pas de bouton "Fermer le bon de commande", car le bon de commande lui-même n'a jamais été quelque chose qui se ferme - il reste Commandé en permanence, que la commande soit entièrement arrivée, partiellement arrivée ou ne se soit jamais présentée du tout. Ce que vous décidez en réalité, ce n'est pas le statut du bon de commande, c'est de savoir s'il faut maintenir le transfert en attendant les 40 unités restantes ou traiter la pénurie comme définitive.

Si votre fournisseur confirme que les unités restantes sont en route séparément, laissez le transfert en cours et recevez le reste à son arrivée. Si le fournisseur vous dit que les 40 n'arrivent pas - une substitution, une annulation, une pénurie permanente - vous feriez mieux de l'enregistrer explicitement avec une note sur le transfert plutôt que de le laisser en cours pour toujours sans que rien n'arrive. Un transfert indéfiniment ouvert sans aucune attente réaliste est exactement le genre de chose qui est oublié et qui perturbe discrètement vos calculs de réorganisation plus tard.

Implications sur la synchronisation des stocks

Seule la quantité que vous enregistrez réellement comme reçue passe de Entrant à Disponible et En stock – les 80 unités, et non les 120 que vous avez commandées. Les 40 restants restent là où ils se trouvaient avant que vous décidiez quoi en faire : toujours entrants si vous les attendez séparément, ou effectivement disparus de vos chiffres si vous avez radié la pénurie.

Cela est important pour tout ce qui surveille ensuite vos niveaux de stocks. Si votre point de réapprovisionnement suppose que les 120 pièces sont arrivées alors que seulement 80 l'ont été, vous aurez l'air mieux approvisionné que vous ne l'êtes et ignorerez une réapprovisionnement dont vous aviez réellement besoin - le même piège qu'un décompte périmé provoque partout ailleurs dans le monde.le processus de commande. C’est en enregistrant rapidement la quantité réelle reçue que les chiffres restent honnêtes.

L'enregistrer à la main à chaque fois est également le lieu où des erreurs se produisent : un double-clic sur « recevoir » ou une nouvelle tentative de sauvegarde peut compter deux fois un reçu si l'outil derrière celui-ci n'est pas conçu pour le détecter.StockCuele flux de réception est conçu pour être réessayé en toute sécurité sans double comptage, sur le plan Starter et plus.

Foire aux questions

Qu'est-ce que cela signifie lorsqu'un bon de commande est partiellement reçu ?

Cela signifie qu'une expédition est arrivée, mais inférieure à la quantité totale que vous avez commandée sur au moins une ligne, et non que la commande n'a pas été expédiée du tout. Dans Shopify, cela apparaît comme un transfert de stock figurant sur « En cours » plutôt que sur « Transféré », et non comme un statut sur le bon de commande lui-même.

Faut-il clôturer un bon de commande après une expédition partielle ou le laisser ouvert ?

Le bon de commande de Shopify n'a pas d'action de « clôture » ; il reste à Commandé malgré tout. La vraie décision est de savoir s'il faut laisser le transfert lié En cours, en attendant le reste, ou enregistrer la pénurie comme définitive si votre fournisseur n'envoie pas le reste.

Un reçu partiel met-il automatiquement à jour l'inventaire de Shopify ?

Uniquement pour la quantité que vous enregistrez réellement comme reçue. Ce montant passe de Entrant à Disponible et En main ; le solde impayé reste là où il était jusqu'à ce que vous le receviez plus tard ou que vous décidiez qu'il n'arrivera pas.