Bons de commande Shopify : guide complet

Si vous avez exécuté des bons de commande à partir d'une feuille de calcul partagée ou d'une série d'e-mails, il y a de fortes chances que vous ne sachiez pas que Shopify dispose déjà d'un outil de bon de commande intégré à l'administrateur. Il n'apparaît que si vous le recherchez sous Produits → Bons de commande. C’est réel et cela couvre bien plus que ce que la plupart des commerçants pensent. Il manque également quelques éléments dont une entreprise en pleine croissance aura éventuellement besoin. Ce guide couvre tout : ce qui est natif, comment en créer et en envoyer un, et ce qu'une application dédiée ajoute une fois que la version native est épuisée.

Shopify propose-t-il des bons de commande natifs ?

Oui. L'administrateur de Shopify dispose d'un objet de bon de commande natif, accessible depuis Produits → Bons de commande. Il prend en charge un enregistrement de fournisseur, un emplacement de destination, des éléments de campagne avec la quantité et le coût, et il exporte au format PDF que vous pouvez envoyer à votre fournisseur. Il s'agit d'un point de départ véritablement utile, et non d'un espace réservé simplifié.

Il est également plus étroit que le cycle de vie générique des achats décrit par de nombreux logiciels de bons de commande. Sur l'objet lui-même, un bon de commande Shopify ne comporte que deux statuts :Brouillon, pendant que vous le créez ou le révisez, etCommandé, une fois que vous l'avez soumis au fournisseur. Rien sur le bon de commande lui-même ne lit jamais « Partiellement reçu », « Reçu » ou « Fermé ». La réception, la réception partielle, l'achèvement et la clôture se produisent tous sur un site distinct et lié.transfert d'inventaireque vous créez une fois que le bon de commande est marqué Commandé. Deux objets, pas un pipeline en six étapes : le bon de commande enregistre l'accord commercial, le transfert enregistre le mouvement réel des marchandises.

Certaines choses que l'outil natif de Shopify ne fait pas, d'après sa propre documentation : il n'envoie pas le bon de commande à votre fournisseur par e-mail (vous exportez un PDF et l'envoyez vous-même), il n'effectue pas de correspondance à trois avec une facture fournisseur et il n'a pas de flux de travail formel d'approbation en plusieurs étapes avant qu'un bon de commande puisse être marqué comme Commandé. Il n'existe pas non plus de création automatique de bons de commande déclenchée par un point de commande ; L'administrateur de Shopify n'a aucun concept natif de point de commande. La seule application qui introduisait autrefois des points de réapprovisionnement dans l'écosystème Shopify, Stocky, a été complètement fermée.

Créer un bon de commande, étape par étape

1. Allez dans Produits → Bons de commandeet sélectionnez Créer un bon de commande.
2. Choisissez un fournisseur.Choisissez un enregistrement de fournisseur existant ou créez-en un : nom, contact et devise par défaut.
3. Définissez l'emplacement de destination.L'entrepôt ou le magasin spécifique où le stock doit arriver.
4. Ajoutez des produits.Recherchez et ajoutez ligne par ligne, ou introduisez une commande plus longue plus rapidement grâce à une importation CSV ou une lecture de code-barres. Chaque ligne prend une quantité, le SKU du fournisseur s'il diffère du vôtre, un coût unitaire et un pourcentage de taxe.
5. Remplissez le reste.Un numéro de référence, des notes au fournisseur, des conditions de paiement et des balises si vous les utilisez pour filtrer ultérieurement.
6. Enregistrer comme brouillonet examinez-le. Tout est encore modifiable à ce stade.
7. Marquez-le comme commandéune fois que vous êtes prêt à l'envoyer, cela signale que la commande est allée à votre fournisseur.

Ce dont un bon de commande a besoin

Les propres champs de bon de commande de Shopify suivent de près l'ensemble des champs d'approvisionnement standard : fournisseur, emplacement de destination, produit/quantité/coût/taxe par ligne, numéro de référence, notes, conditions de paiement, devise et étiquettes. Pour connaître le raisonnement complet derrière chaque champ, non seulement ce que demande le formulaire Shopify, mais aussi pourquoi cela est important lorsqu'un fournisseur conteste une commande, voirce que doit contenir un bon de commande, qui couvre l’anatomie complète sans la répéter ici.

L'envoyer à votre fournisseur

Une fois qu'un bon de commande est marqué Commandé, ouvrez-le et utilisezPlus d'actions → Exporter le PDF. Shopify génère un PDF formaté que vous pouvez enregistrer, imprimer ou joindre à un e-mail, mais il n'envoie pas cet e-mail à votre place. C'est toujours vous qui ouvrez votre boîte de réception, joignez le fichier et cliquez sur Envoyer, pour chaque fournisseur, à chaque fois.

Envoyer l’e-mail vous-même est généralement la première chose à faire une fois qu’une application dédiée entre en scène.StockCuegénère le même type de bon de commande PDF à partir d'une recommandation de réapprovisionnement et l'envoie par e-mail directement au fournisseur, sur le plan Starter et supérieur. La différence n'est pas le document ; ce n'est pas nécessairement celui qui l'exporte, le joint et l'envoie quinze fois par semaine.

Statut de suivi

Étant donné que Shopify ne suit que le brouillon et la commande sur le bon de commande lui-même, "où est ma commande" signifie en réalité vérifier le transfert lié une fois qu'il existe - son statut est En cours jusqu'à ce que tout soit reçu, Transféré une fois qu'il l'est. La routine de suivi complète, y compris pourquoi un bon de commande ouvert ne compte pas comme stock disponible, est couverte danscomment suivre les bons de commande dans Shopify.

Problèmes courants

Trois situations reviennent assez souvent pour mériter leur propre réponse plutôt qu'un paragraphe chacune ici :

• Un envoi arrive en deçà de ce que vous avez commandé : voirgérer les bons de commande partiellement reçus.
• Un fournisseur manque la date que vous attendiez : voirgérer les bons de commande en retard.
• Vous ne savez pas si une pénurie doit être un nouveau bon de commande ou un transfert entre vos propres sites – voirbons de commande vs transferts de stocks.

Foire aux questions

Shopify dispose-t-il d'une fonctionnalité native de bon de commande ?

Oui. Il se trouve dans Produits → Bons de commande et couvre les enregistrements des fournisseurs, les éléments de ligne et l'exportation PDF. Il est plus restreint qu'un logiciel d'approvisionnement générique sur un point spécifique : l'objet du bon de commande lui-même ne suit que le brouillon et la commande ; la réception et la clôture se produisent lors d'un transfert de stock lié séparément, et non sur le bon de commande.

Comment créer un bon de commande pour une boutique Shopify ?

Accédez à Produits → Bons de commande → Créer un bon de commande, choisissez un fournisseur et un emplacement de destination, ajoutez des éléments de ligne avec la quantité et le coût, remplissez les conditions de référence et de paiement, enregistrez-le en tant que brouillon pour le vérifier, puis marquez-le comme Commandé lorsque vous êtes prêt à l'envoyer.

Que doit contenir un bon de commande Shopify ?

Fournisseur, emplacement de destination, produit par ligne avec quantité, SKU du fournisseur, coût et taxes, numéro de référence, notes, conditions de paiement, devise et étiquettes.

Comment les bons de commande affectent-ils le numéro d'inventaire entrant de Shopify ?

Marquer un bon de commande comme commandé ne crée pas, en soi, un inventaire entrant. Cela ne se produit qu'une fois que vous avez créé le transfert de stock lié pour ce bon de commande : les articles en transit sur ce transfert restent à l'état Entrant à l'emplacement de destination jusqu'à ce qu'ils soient reçus, moment auquel ils passent à Disponible.