Órdenes de compra de Shopify: guía completa

Si ha estado ejecutando órdenes de compra desde una hoja de cálculo compartida o una serie de correos electrónicos, es muy probable que no sepa que Shopify ya tiene una herramienta de órdenes de compra integrada en el administrador. No aparece a menos que lo busque en Productos → Órdenes de compra. Es real y cubre más de lo que la mayoría de los comerciantes suponen. También deja de lado algunas cosas que eventualmente necesita una operación en crecimiento. Esta guía cubre todo: qué es nativo, cómo crear y enviar uno, y qué agrega una aplicación dedicada una vez que la versión nativa se agota.

¿Shopify tiene órdenes de compra nativas?

Sí. El administrador de Shopify tiene un objeto de orden de compra nativo, al que se puede acceder desde Productos → Órdenes de compra. Admite un registro de proveedor, una ubicación de destino, artículos en línea con cantidad y costo, y exporta como un PDF que puede enviar a su proveedor. Ése es un punto de partida realmente útil, no un simple marcador de posición.

También es más estrecho que el ciclo de vida de adquisiciones genérico que describe gran parte del software de PO. En el objeto en sí, una orden de compra de Shopify solo tiene dos estados:Borrador, mientras lo creas o lo revisas, yordenado, una vez que lo hayas enviado al proveedor. Nada en la orden de compra dice "Parcialmente recibido", "Recibido" o "Cerrado". La recepción, la recepción parcial, la finalización y el cierre se llevan a cabo de forma independiente y vinculada.transferencia de inventarioque usted crea una vez que la orden de compra está marcada como Ordenada. Dos objetos, no un proceso de seis etapas: la PO registra el acuerdo comercial, la transferencia registra el movimiento real de mercancías.

Algunas cosas que la herramienta nativa de Shopify no hace, según lo muestra su propia documentación: no envía la orden de compra por correo electrónico a su proveedor (usted exporta un PDF y lo envía usted mismo), no ejecuta una comparación triple con la factura de un proveedor y no tiene un flujo de trabajo de aprobación formal de varios pasos antes de que una orden de compra pueda marcarse como Ordenada. Tampoco tiene creación automática de órdenes de compra activadas por puntos de reorden; El administrador de Shopify no tiene ningún concepto nativo de punto de reorden. La única aplicación que alguna vez trajo puntos de reorden al ecosistema de Shopify, Stocky, se cerró por completo.

Crear una orden de compra, paso a paso

1. Ir a Productos → Órdenes de compray seleccione Crear orden de compra.
2. Elija un proveedor.Elija un registro de proveedor existente o cree uno: nombre, contacto y moneda predeterminada.
3. Establezca la ubicación de destino.El almacén o almacén específico al que debe llegar el stock.
4. Añadir productos.Busque y agregue línea por línea, o genere un pedido más largo más rápido con una importación CSV o un escaneo de código de barras. Cada línea toma una cantidad, el SKU del proveedor si difiere del tuyo, costo unitario y porcentaje de impuesto.
5. Completa el resto.Un número de referencia, notas al proveedor, condiciones de pago y etiquetas si las usas para filtrar más adelante.
6. Guardar como borradory revisarlo. Todo todavía es editable en esta etapa.
7. Márcalo como ordenadouna vez que esté listo para enviarlo, esto indica que el pedido se envió a su proveedor.

Lo que necesita un PO

Los propios campos de orden de compra de Shopify rastrean de cerca el conjunto de campos de adquisición estándar: proveedor, ubicación de destino, producto/cantidad/costo/impuesto por línea, número de referencia, notas, condiciones de pago, moneda y etiquetas. Para conocer el razonamiento completo detrás de cada campo, no solo lo que solicita el formulario de Shopify sino también por qué es importante cuando un proveedor disputa un pedido, consultequé debe incluir una orden de compra, que cubre la anatomía completa sin repetirla aquí.

Enviándolo a su proveedor

Una vez que una orden de compra esté marcada como Ordenada, ábrala y úselaMás acciones → Exportar PDF. Shopify genera un PDF formateado que puedes guardar, imprimir o adjuntar a un correo electrónico, pero no envía ese correo electrónico por ti. Sigues siendo tú quien abre tu bandeja de entrada, adjunta el archivo y pulsa enviar, para cada proveedor, en todo momento.

Enviar el correo electrónico usted mismo suele ser lo primero que debe hacer una vez que una aplicación dedicada entra en escena.StockCuegenera el mismo tipo de PDF de orden de compra a partir de una recomendación de reorden y lo envía por correo electrónico directamente al proveedor, en el plan inicial y superior. La diferencia no es el documento; no tener que ser él quien lo exporte, adjunte y envíe quince veces por semana.

Estado de seguimiento

Debido a que Shopify solo rastrea el borrador y el pedido en la orden de compra, "dónde está mi pedido" en realidad significa verificar la transferencia vinculada una vez que existe; su estado dice En progreso hasta que todo se reciba, Transferido una vez que se reciba. La rutina de seguimiento completa, incluido el motivo por el cual una orden de compra abierta no cuenta como stock disponible, se trata encómo rastrear órdenes de compra en Shopify.

Problemas comunes

Tres situaciones surgen con suficiente frecuencia como para merecer su propia respuesta en lugar de un párrafo cada una aquí:

• Un envío llega por debajo de lo que usted pidió: vergestionar órdenes de compra parcialmente recibidas.
• Un proveedor no llega a la fecha que esperabas: vergestionar órdenes de compra tardías.
• No está seguro de si la escasez debería ser una nueva orden de compra o una transferencia entre sus propias ubicaciones; consulteÓrdenes de compra versus transferencias de inventario.

Preguntas frecuentes

¿Shopify tiene una función de orden de compra nativa?

Sí. Está en Productos → Órdenes de compra y cubre registros de proveedores, líneas de pedido y exportación de PDF. Es más limitado que el software de adquisiciones genérico en una forma específica: el objeto de la orden de compra en sí solo rastrea el borrador y el pedido: la recepción y el cierre ocurren en una transferencia de inventario vinculada por separado, no en la orden de compra.

¿Cómo se crea una orden de compra para una tienda Shopify?

Vaya a Productos → Órdenes de compra → Crear orden de compra, elija un proveedor y una ubicación de destino, agregue artículos de línea con cantidad y costo, complete las condiciones de referencia y de pago, guárdelo como Borrador para revisar y luego márquelo como Ordenado cuando esté listo para enviarlo.

¿Qué debería incluir una orden de compra de Shopify?

Proveedor, ubicación de destino, producto por línea con cantidad, SKU del proveedor, costo e impuestos, número de referencia, notas, condiciones de pago, moneda y etiquetas.

¿Cómo afectan las órdenes de compra al número de inventario entrante de Shopify?

Marcar una orden de compra como pedido no crea, por sí solo, un inventario entrante. Eso solo sucede una vez que crea la transferencia de inventario vinculada para esa orden de compra: los artículos en tránsito en esa transferencia permanecen en el estado Entrante en la ubicación de destino hasta que se reciben, momento en el cual pasan a Disponible.