¿Qué debe incluir una orden de compra?

Un proveedor te envía sesenta unidades en lugar de las ochenta que acordaste por teléfono, y cuando llamas para preguntar por qué, te leen un número que no coincide con lo que recuerdas. Nadie miente; simplemente no hay nada escrito que ambos acordaron en ese momento. Una orden de compra soluciona eso antes de que suceda: un documento, enviado antes de que se envíe la orden, al que ambas partes pueden señalar si un número se disputa más adelante.

Esta es una anatomía campo por campo de lo que necesita una orden de compra, ya sea que esté escribiendo una en una hoja de cálculo, en una aplicación dedicada o en el propio administrador de Shopify. Los campos son en gran medida los mismos independientemente de qué herramienta los produzca.

Por qué una orden de compra necesita estructura

Una orden de compra no es papeleo por sí solo. Es el registro el que resuelve tres preguntas si algo sale mal: qué se pidió, a qué precio y cuándo. Sin él, la disputa se reduce a quien recuerda mejor la llamada telefónica. Con él, ambos estáis viendo el mismo documento.

Es también por eso que un correo electrónico de dos líneas no se sostiene de la misma manera. Falta la estructura que hace que una orden de compra sea algo que ambas partes puedan buscar y señalar más adelante, no solo una nota informal.

Campos de encabezado: quién, dónde y cuándo

Campos de partidas individuales: qué y cuánto

Cada producto del pedido necesita su propia línea, no un único total combinado:

• Identificador de producto o SKU— su propio SKU, el SKU del proveedor o ambos si difieren
• Descripción— suficientes detalles para que quien reciba el envío pueda hacer coincidir la caja con la línea sin adivinar
• Cantidad pedida— el número al que te estás comprometiendo en esta línea
• Costo unitario— el costo por unidad acordado, no una estimación redondeada
• Total de línea— cantidad × costo unitario, por lo que los cálculos se pueden verificar de un vistazo

Términos y fechas

Condiciones de pago

30 netos, 60 netos, un depósito más el saldo a la entrega: lo que hayas acordado, escribe los términos reales en el documento. "Lo solucionaremos" no es una condición de pago.

Moneda

Si realiza un pedido internacional, indique la moneda en la que se encuentran las cifras de costos. Un costo de "500" significa algo muy diferente en dólares estadounidenses frente a la moneda local del proveedor.

Condiciones de entrega y envío

Quién es responsable del flete y en qué momento la propiedad se transfiere a usted, en el muelle del proveedor o en el suyo. Para pedidos internacionales, esto suele indicarse como Incoterm (FOB, DDP, etc.); en el caso de órdenes nacionales, basta con una frase clara que abarque el mismo punto.

Campos opcionales pero útiles

• Notas para el proveedor— instrucciones de embalaje, requisitos de etiquetado, cualquier cosa fuera de la línea de artículos estándar
• Etiquetas o números de referencia— útil una vez que estás ejecutando docenas de órdenes de compra abiertas y necesitas filtrarlas o buscarlas
• Ajustes de costos— un lugar para registrar un cambio a posteriori, como un aumento de precio, sin editar las cifras acordadas originalmente

La herramienta nativa de pedidos de compra de Shopify refleja fielmente esta misma estructura: selección de proveedor, ubicación de destino, producto por línea, cantidad, SKU del proveedor, costo e impuestos, además de un número de referencia, notas del proveedor, condiciones de pago y etiquetas. Si estás creando uno específicamente dentro de Shopify,la guía completa de órdenes de compra de Shopifyrecorre la pantalla real, paso a paso.

Una orden de compra completa es también el insumo del que depende el resto del proceso. Vercómo encaja una orden de compra en la secuencia completa desde el pedido hasta la recepciónsi está creando ese flujo de trabajo desde cero.

Completar ocho o nueve campos correctamente, cada vez, para cada pedido, es la parte que se omite cuando se avanza rápido. También es lo queStockCuecompleta por usted: cada campo anterior se completa automáticamente a partir de la recomendación de reorden que desencadenó la orden de compra, no se escribe desde la memoria.

Preguntas frecuentes

¿Qué campos necesita una orden de compra?

Como mínimo: detalles del proveedor, un número de pedido, pedido y fechas de entrega previstas, lugar de envío, artículos en línea con cantidad y costo unitario, y condiciones de pago. Todo lo demás, notas, etiquetas, ajustes de costos, es útil pero opcional.

¿Cuál es la diferencia entre un número de orden de compra y un número de pedido?

Un número de orden de compra identifica su orden de compra, el documento que envió a su proveedor. Un número de pedido identifica una venta a uno de sus propios clientes. Son sistemas de numeración no relacionados que parecen similares.

¿Una orden de compra necesita condiciones de pago?

Debería. Sin términos establecidos, un proveedor asumirá que se aplican sus propios términos predeterminados, que pueden no coincidir con los acordados verbalmente. Escribir los términos reales en la orden de compra elimina esa ambigüedad antes de que llegue la factura.

¿Qué sucede si a una orden de compra le falta un campo obligatorio?

Depende de lo que falta. Ninguna cantidad o costo en una línea de pedido hace que el pedido sea efectivamente inaplicable, ya que nadie puede confirmar lo acordado. La falta de un campo opcional como notas o etiquetas no causará una disputa, pero hará que la orden de compra sea más difícil de buscar y conciliar más adelante.