Que doit contenir un bon de commande ?

Un fournisseur vous expédie soixante unités au lieu des quatre-vingts convenues au téléphone, et lorsque vous appelez pour demander pourquoi, il vous relit un numéro qui ne correspond pas à ce dont vous vous souvenez. Personne ne ment ; il n'y a tout simplement rien d'écrit sur lequel vous étiez tous les deux d'accord à l'époque. Un bon de commande corrige cela avant que cela ne se produise : un document, envoyé avant l'expédition de la commande, que les deux parties peuvent indiquer en cas de contestation ultérieure d'un numéro.

Il s'agit d'une anatomie champ par champ de ce dont un bon de commande a besoin, que vous en rédigiez un dans une feuille de calcul, une application dédiée ou le propre administrateur de Shopify. Les champs sont en grande partie les mêmes quel que soit l'outil qui les produit.

Pourquoi un bon de commande a besoin d'être structuré

Un bon de commande n'est pas de la paperasse en soi. C'est le dossier qui règle trois questions en cas de problème : ce qui a été commandé, à quel prix et dans quel délai. Sans cela, le différend revient à celui qui se souvient le mieux de l'appel téléphonique. Avec lui, vous consultez tous les deux le même document.

C’est aussi pourquoi un email de deux lignes ne tient pas la même chose. Il manque la structure qui fait d'un bon de commande quelque chose que les deux parties peuvent réellement rechercher et auquel revenir plus tard, pas seulement une note informelle.

Champs d'en-tête : qui, où et quand

Champs des éléments de campagne : quoi et combien

Chaque produit de la commande nécessite sa propre ligne, et non un seul total combiné :

• Identifiant du produit ou du SKU— votre propre SKU, le SKU du fournisseur, ou les deux s'ils diffèrent
• Descriptif- suffisamment de détails pour que celui qui reçoit l'envoi puisse faire correspondre la boîte à la ligne sans deviner
• Quantité commandée— le numéro sur lequel vous vous engagez sur cette ligne
• Coût unitaire— le coût unitaire convenu, et non une estimation arrondie
• Total de la ligne— quantité × coût unitaire, donc les calculs sont vérifiables en un coup d'œil

Modalités et dates

Conditions de paiement

Net 30, net 60, un acompte plus le solde à la livraison : quel que soit votre accord, inscrivez les conditions réelles sur le document. « Nous allons régler le problème » n'est pas une condition de paiement.

Devise

Si vous commandez à l'international, indiquez la devise dans laquelle se trouvent les coûts. Un coût de « 500 » signifie quelque chose de très différent en dollars américains par rapport à la devise locale d'un fournisseur.

Conditions de livraison et d'expédition

Qui est responsable du fret et à quel moment la propriété vous est transférée, au quai du fournisseur ou au vôtre. Pour les commandes internationales, cela est généralement indiqué sous la forme d'un Incoterm (FOB, DDP, etc.) ; pour les ordonnances nationales, une phrase simple couvrant le même point suffit.

Champs facultatifs mais utiles

• Notes au fournisseur— instructions d'emballage, exigences d'étiquetage, tout ce qui ne fait pas partie des éléments standard
• Étiquettes ou numéros de référence- utile une fois que vous exécutez des dizaines de bons de commande ouverts et que vous devez les filtrer ou les rechercher
• Ajustements de coûts— un endroit pour enregistrer un changement après coup, comme une augmentation de prix, sans modifier les chiffres initialement convenus

L'outil de bon de commande natif de Shopify reflète fidèlement cette même structure : sélection du fournisseur, emplacement de destination, produit par ligne, quantité, SKU du fournisseur, coût et taxes, plus un numéro de référence, des notes du fournisseur, des conditions de paiement et des balises. Si vous en créez un spécifiquement dans Shopify,le guide complet des bons de commande Shopifyparcourt l’écran réel, étape par étape.

Un bon de commande complet est également l’entrée dont dépend le reste du processus. Voircomment un bon de commande s'intègre dans la séquence complète de commande à réceptionsi vous créez ce flux de travail à partir de zéro.

Remplir correctement huit ou neuf champs, à chaque fois, pour chaque commande, est la partie qui est ignorée lorsque vous avancez rapidement. C'est aussi quoiStockCuese remplit pour vous : chaque champ ci-dessus est automatiquement renseigné à partir de la recommandation de réapprovisionnement qui a déclenché le bon de commande, et non saisi de mémoire.

Foire aux questions

De quels champs un bon de commande a-t-il besoin ?

Au minimum : les détails du fournisseur, un numéro de bon de commande, la commande et les dates de livraison prévues, le lieu de livraison, les articles avec la quantité et le coût unitaire, ainsi que les conditions de paiement. Tout ce qui va au-delà, les notes, les balises, les ajustements de coûts, est utile mais facultatif.

Quelle est la différence entre un numéro de bon de commande et un numéro de commande ?

Un numéro de bon de commande identifie votre bon de commande, le document que vous avez envoyé à votre fournisseur. Un numéro de commande identifie une vente à l'un de vos propres clients. Ce sont des systèmes de numérotation sans rapport qui se ressemblent.

Un bon de commande nécessite-t-il des conditions de paiement ?

Cela devrait. Sans conditions énoncées, un fournisseur supposera que ses propres conditions par défaut s'appliquent, qui peuvent ne pas correspondre à ce que vous avez convenu verbalement. La rédaction des conditions réelles sur le bon de commande supprime cette ambiguïté avant l'arrivée d'une facture.

Que se passe-t-il s'il manque un champ obligatoire dans un bon de commande ?

Cela dépend de ce qui manque. Aucune quantité ni coût sur un article ne rend la commande effectivement inapplicable, puisque personne ne peut confirmer ce qui a été convenu. L'absence d'un champ facultatif tel que des notes ou des balises ne provoquera pas de litige, mais rendra le bon de commande plus difficile à rechercher et à rapprocher ultérieurement.