サプライヤーは、電話で合意した 80 個ではなく 60 個を出荷し、電話で理由を尋ねると、覚えているものと一致しない番号を読み上げられます。誰も嘘をついていません。その時点で両者が合意したという文書は何もありません。注文書は、注文書が発送される前に送信される 1 つの文書で、後で番号に異議が生じた場合に双方が指摘できるように、この問題を事前に修正します。
これは、スプレッドシート、専用アプリ、または Shopify 独自の管理者のいずれで注文書を作成する場合でも、注文書に必要なものをフィールドごとに分析したものです。どのツールでフィールドが生成されるかに関係なく、フィールドはほぼ同じです。
発注書に構造が必要な理由
PO はそれ自体が事務手続きではありません。これは、何か問題が発生した場合に、何を、いくらで、いつまでに注文したかという 3 つの疑問を解決する記録です。それがなければ、電話の内容をどちらがよく覚えているかという争いになってしまいます。これにより、二人とも同じドキュメントを見ていることになります。
2 行のメールが同じように成立しない理由もここにあります。 PO を単なる非公式のメモではなく、双方が実際に検索して後で参照できるものにするための構造が欠けています。
ヘッダーフィールド — 誰が、どこで、いつ
- サプライヤー名と連絡先— 注文する正確な名前と連絡先担当者
- PO番号— この注文に関するすべての電子メールと請求書で双方が使用する一意の参照
- 注文日— 最初に話し合ったときではなく、PO が発行されたとき
- 出荷先の場所— 特に複数の倉庫を運営している場合、在庫が到着する特定の倉庫または店舗
- お届け予定日— サプライヤーの通常のリードタイムに基づいて、在庫が到着する予定の日付
品目フィールド — 何をどれくらい
注文の各製品には、単一の合計ではなく、独自の行が必要です。
- 製品またはSKUの識別子— 独自の SKU、サプライヤーの SKU、またはそれらが異なる場合は両方
- 説明— 貨物を受け取る人が推測することなく箱とラインを一致させることができる十分な詳細
- 注文数量— この行で約束している番号
- 単価— 四捨五入された見積もりではなく、合意されたユニットあたりのコスト
- 行合計— 数量 × 単価なので、計算が一目で確認できます。
条件と日付
支払い条件
正味 30、正味 60、手付金と納品時の残高: あなたが同意したものは何でも、実際の条件を文書に書きます。 「解決いたします」は支払い条件ではありません。
通貨
海外から注文する場合は、コスト数値の通貨を明記してください。コスト「500」は、米ドルとサプライヤーの現地通貨では大きく異なることを意味します。
配送および配送条件
誰が貨物の責任を負い、どの時点で所有権がサプライヤーのドックまたはあなたのドックであなたに移転するか。国際注文の場合、これは通常、インコタームズ (FOB、DDP など) として記載されます。国内注文の場合は、同じ点を簡潔な文で説明するだけで十分です。
オプションですが便利なフィールド
- サプライヤーへのメモ— 包装指示、ラベル表示要件、標準品目以外のもの
- タグまたは参照番号— 多数のオープン PO を実行していて、それらをフィルタリングまたは検索する必要がある場合に便利です
- コスト調整— 当初合意された数値を編集せずに、値上げなどの変更を事後的に記録する場所
Shopify 独自のネイティブ発注ツールは、これと同じ構造を厳密に反映しています。サプライヤーの選択、仕向地の場所、ラインごとの製品、数量、サプライヤーの SKU、コストと税金、参照番号、サプライヤーのメモ、支払条件、タグが含まれます。特に Shopify 内で作成している場合は、Shopify 注文書完全ガイド実際の画面を段階的に確認していきます。
完全な PO は、残りのプロセスが依存する入力でもあります。参照注文書が再注文から受け取りまでの完全なシーケンスにどのように適合するかそのワークフローを最初から構築している場合。
毎回、すべての注文について 8 つまたは 9 つのフィールドに正しく入力することは、急いでいる場合にはスキップされる部分です。それも何だストックキュー自動的に入力されます。上記のすべてのフィールドは、メモリから入力されるのではなく、PO をトリガーした再注文の推奨事項から自動的に入力されます。
ストックキュー
StockCue は、スターター プラン以上の場合、サプライヤー、品目、コスト、条件など、上記のすべてのフィールドがすでに入力された発注書 PDF を、トリガーとなった再注文の推奨事項から直接抽出して生成します。
Shopify に StockCue をインストール →よくある質問
注文書にはどのようなフィールドが必要ですか?
少なくとも、サプライヤーの詳細、PO 番号、注文日と配達予定日、出荷先の場所、品目と数量と単価、支払い条件。それ以外のすべて、メモ、タグ、コスト調整は便利ですが、オプションです。
PO 番号と注文番号の違いは何ですか?
PO 番号は、発注書、つまりサプライヤーに送信した文書を識別します。注文番号は、自社の顧客への販売を識別します。これらは無関係な番号付けシステムですが、たまたま似ているように見えます。
注文書には支払い条件が必要ですか?
それはすべきです。条件が明示されていない場合、サプライヤーは独自のデフォルト条件が適用されるものと想定し、お客様が口頭で同意した内容と一致しない場合があります。 PO に実際の条件を書き込むことで、請求書が到着する前に曖昧さが解消されます。
注文書に必須フィールドが欠落している場合はどうなりますか?
何が欠けているかによります。品目に数量やコストがないため、合意内容を誰も確認できないため、注文は事実上執行不能になります。メモやタグなどのオプションのフィールドが欠けていても紛争は発生しませんが、後で注文書を検索して調整することが困難になります。
デブメルクス
Devmerx は、Shopify と WordPress の開発代理店で、DTC ブランドによるストアの高速化、よりクリーンな移行、コンバージョン率の高いエクスペリエンスの構築を支援しています。英国ロンドンに拠点を置き、世界中の顧客にサービスを提供しています。
私たちの取り組みをご覧ください