Wat moet een inkooporder bevatten?

Een leverancier stuurt je zestig eenheden in plaats van de tachtig die je aan de telefoon hebt afgesproken, en als je belt om te vragen waarom, lezen ze een nummer terug dat niet overeenkomt met wat je je herinnert. Niemand liegt; Er staat gewoon niets op schrift waar jullie beiden destijds mee instemden. Een inkooporder lost dit op voordat het gebeurt: één document, verzonden voordat de bestelling wordt verzonden, waarnaar beide partijen kunnen verwijzen als een nummer later wordt betwist.

Dit is een veld-voor-veld anatomie van wat een inkooporder nodig heeft, of je er nu een schrijft in een spreadsheet, een speciale app of de eigen beheerder van Shopify. De velden zijn grotendeels hetzelfde, ongeacht welke tool ze produceert.

Waarom een inkooporder structuur nodig heeft

Een PO is op zichzelf geen papierwerk. Het is het record dat drie vragen beantwoordt als er iets misgaat: wat er is besteld, tegen welke prijs en tegen wanneer. Zonder dit komt een geschil neer op degene die het telefoongesprek beter onthoudt. Hiermee kijken jullie allebei naar hetzelfde document.

Dat is ook de reden waarom een ​​e-mail van twee regels niet op dezelfde manier standhoudt. Het mist de structuur die van een PO iets maakt waar beide partijen daadwerkelijk naar kunnen zoeken en waar ze later naar terug kunnen verwijzen, en niet slechts een informele notitie.

Koptekstvelden: wie, waar en wanneer

Regelitemvelden: wat en hoeveel

Elk product in de bestelling heeft een eigen regel nodig, en niet één gecombineerd totaal:

• Product- of SKU-ID— uw eigen SKU, de SKU van de leverancier, of beide als deze verschillen
• Beschrijving— voldoende details zodat degene die de zending ontvangt, de doos aan de lijn kan koppelen zonder te raden
• Bestelde hoeveelheid— het nummer waartoe u zich verbindt op deze lijn
• Eenheidskosten— de overeengekomen kosten per eenheid, geen afgeronde schatting
• Lijntotaal— hoeveelheid x eenheidskosten, zodat de wiskunde in één oogopslag controleerbaar is

Voorwaarden en data

Betalingsvoorwaarden

Netto 30, netto 60, een aanbetaling plus saldo bij levering: wat u ook bent overeengekomen, schrijf de feitelijke voorwaarden op het document. ‘Wij regelen het wel’ is geen betalingstermijn.

Valuta

Als u internationaal bestelt, vermeld dan de valuta waarin de kosten zijn vermeld. Kosten van "500" betekenen iets heel anders in Amerikaanse dollars dan in de lokale valuta van een leverancier.

Leverings- en verzendvoorwaarden

Wie is verantwoordelijk voor de vracht, en op welk moment gaat het eigendom over op u, op de kade van de leverancier of bij u. Voor internationale bestellingen wordt dit meestal vermeld als een Incoterm (FOB, DDP, enzovoort); voor binnenlandse bevelen is een eenvoudige zin die hetzelfde punt bestrijkt voldoende.

Optionele maar nuttige velden

• Opmerkingen voor de leverancier— verpakkingsinstructies, etiketteringsvereisten, alles buiten de standaardregelitems
• Tags of referentienummers— handig als u tientallen open inkooporders gebruikt en deze moet filteren of doorzoeken
• Kostenaanpassingen— een plek om achteraf een verandering vast te leggen, zoals een prijsverhoging, zonder de oorspronkelijk overeengekomen cijfers te bewerken

Shopify's eigen inkoopordertool weerspiegelt dezelfde structuur nauw: leveranciersselectie, een bestemmingslocatie, product per regel, hoeveelheid, leverancier-SKU, kosten en belastingen, plus een referentienummer, leveranciersnotities, betalingsvoorwaarden en tags. Als je er specifiek een in Shopify maakt,de volledige Shopify-handleiding voor inkoopordersloopt stap voor stap door het eigenlijke scherm.

Een volledige PO is tevens de input waar de rest van het proces van afhankelijk is. Ziehoe een inkooporder in de volledige volgorde van bestelling tot ontvangst pastals u die workflow helemaal opnieuw opbouwt.

Het correct invullen van acht of negen velden, elke keer weer, voor elke bestelling, is het deel dat wordt overgeslagen als je snel bezig bent. Het is ook watStockCuewordt voor u ingevuld: elk veld hierboven wordt automatisch ingevuld op basis van de aanbeveling voor opnieuw bestellen die de inkooporder heeft geactiveerd, en wordt niet uit het geheugen getypt.

Veelgestelde vragen

Welke velden heeft een inkooporder nodig?

Minimaal: leveranciersgegevens, een inkoopordernummer, order- en verwachte leverdata, verzendlocatie, regelitems met hoeveelheid en eenheidskosten, en betalingsvoorwaarden. Alles daarbuiten, notities, tags, kostenaanpassingen, is nuttig maar optioneel.

Wat is het verschil tussen een PO-nummer en een ordernummer?

Een PO-nummer identificeert uw inkooporder, het document dat u naar uw leverancier heeft gestuurd. Een bestelnummer identificeert een verkoop aan een van uw eigen klanten. Het zijn niet-gerelateerde nummeringssystemen die er toevallig hetzelfde uitzien.

Heeft een inkooporder betalingsvoorwaarden nodig?

Het zou moeten. Zonder genoemde voorwaarden gaat een leverancier ervan uit dat zijn eigen standaardvoorwaarden van toepassing zijn, die mogelijk niet overeenkomen met wat u mondeling bent overeengekomen. Door de feitelijke voorwaarden op de inkooporder te schrijven, wordt deze dubbelzinnigheid weggenomen voordat er een factuur arriveert.

Wat gebeurt er als een inkooporder een verplicht veld mist?

Het hangt ervan af wat er ontbreekt. Als er geen hoeveelheid of kosten voor een regelitem zijn, is de order feitelijk niet-afdwingbaar, omdat niemand kan bevestigen wat er is afgesproken. Het ontbreken van een optioneel veld, zoals notities of tags, zal geen geschil veroorzaken, maar maakt het moeilijker om de PO later te doorzoeken en af ​​te stemmen.