Что должен включать в себя заказ на поставку?

Поставщик отправляет вам шестьдесят единиц вместо восьмидесяти, о которых вы договорились по телефону, и когда вы звоните и спрашиваете, почему, они читают вам номер, который не соответствует тому, что вы помните. Никто не лжет; просто нет ничего письменного, с чем вы оба согласились бы в то время. Заказ на поставку исправляет это до того, как это произойдет: один документ, отправленный до отправки заказа, на который обе стороны могут указать, если номер впоследствии будет оспорен.

Это детальное описание того, что необходимо для заказа на покупку, независимо от того, пишете ли вы его в электронной таблице, в специальном приложении или в собственном администраторе Shopify. Поля в основном одинаковы независимо от того, какой инструмент их создает.

Почему заказ на поставку нуждается в структуре

ЗП — это не оформление документов само по себе. Это запись, которая решает три вопроса, если что-то пойдет не так: что было заказано, по какой цене и когда. Без него спор сводится к тому, кто лучше запомнит телефонный звонок. При этом вы оба просматриваете один и тот же документ.

Вот почему электронное письмо, состоящее из двух строк, не работает так же. В нем отсутствует структура, которая делает заказ на заказ чем-то, что обе стороны могут фактически найти и вернуться к нему позже, а не просто неофициальной запиской.

Поля заголовка — кто, где и когда

Поля позиции — что и сколько

Каждому товару в заказе нужна своя строка, а не одна общая сумма:

• Идентификатор продукта или SKU— свой артикул, артикул поставщика или оба, если они различаются
• Описание— достаточно подробностей, чтобы тот, кто получит посылку, мог сопоставить коробку с линией, не догадываясь
• Заказанное количество— номер, который вы обязуетесь указать в этой строке
• Стоимость единицы— согласованная стоимость за единицу, а не округленная оценка
• Итого по строке— количество × стоимость единицы продукции, поэтому математические расчеты можно проверить с первого взгляда

Условия и даты

Условия оплаты

Нетто 30, нетто 60, задаток плюс остаток при сдаче: что бы вы ни договаривались, реальные условия пропишите в документе. «Разберемся» — это не условие оплаты.

Валюта

Если вы делаете заказ на международном уровне, укажите валюту, в которой указана стоимость. Стоимость «500» означает нечто совершенно иное в долларах США и в местной валюте поставщика.

Условия доставки и доставки

Кто несет ответственность за фрахт и в какой момент право собственности переходит к вам: на причале поставщика или на вашем. Для международных заказов это обычно указывается как Инкотермс (FOB, DDP и т. д.); для внутренних заказов достаточно простого предложения, охватывающего тот же вопрос.

Необязательные, но полезные поля

• Примечания для поставщика— инструкции по упаковке, требования к маркировке, все, что выходит за рамки стандартных позиций.
• Теги или ссылочные номера— полезно, если у вас есть десятки открытых заказов на покупку и вам нужно их фильтровать или искать.
• Корректировка затрат— место для записи изменения постфактум, например, повышения цены, без редактирования первоначально согласованных цифр.

Собственный инструмент Shopify для заказа на покупку точно отражает ту же структуру: выбор поставщика, место назначения, построчный продукт, количество, SKU поставщика, стоимость и налог, а также ссылочный номер, примечания поставщика, условия оплаты и теги. Если вы создаете его специально внутри Shopify,полное руководство по заказам на покупку Shopifyшаг за шагом проходит по реальному экрану.

Полный заказ на покупку также является входными данными, от которых зависит остальная часть процесса. См.как заказ на покупку вписывается в полную последовательность от повторного заказа до полученияесли вы строите этот рабочий процесс с нуля.

Правильное заполнение восьми или девяти полей каждый раз для каждого заказа — это та часть, которую пропускают, когда вы движетесь быстро. Это также то, чтоStockCueзаполняется за вас: каждое поле выше заполняется автоматически на основе рекомендации по повторному заказу, которая вызвала заказ на покупку, а не вводится из памяти.

Часто задаваемые вопросы

Какие поля нужны в заказе на поставку?

Как минимум: сведения о поставщике, номер заказа, даты заказа и ожидаемой доставки, место доставки, позиции с указанием количества и стоимости единицы, а также условия оплаты. Все, что кроме этого, заметки, теги, корректировки затрат, полезно, но необязательно.

В чем разница между номером заказа и номером заказа?

Номер заказа на поставку идентифицирует ваш заказ на покупку — документ, который вы отправили поставщику. Номер заказа идентифицирует продажу одному из ваших клиентов. Это несвязанные системы нумерации, которые выглядят похоже.

Требуются ли для заказа на поставку условия оплаты?

Должно. Без заявленных условий поставщик будет считать, что применяются его собственные условия по умолчанию, которые могут не совпадать с тем, что вы договорились в устной форме. Написание фактических условий в заказе на заказ устраняет эту двусмысленность еще до получения счета.

Что произойдет, если в заказе на покупку отсутствует обязательное поле?

Это зависит от того, чего не хватает. Никакое количество или стоимость позиции не делает заказ фактически неисполнимым, поскольку никто не может подтвердить то, что было согласовано. Отсутствие необязательного поля, такого как примечания или теги, не станет причиной спора, но усложнит последующий поиск и согласование заказа на покупку.