Workflow voor inkooporders: Opnieuw bestellen naar Ontvangen

Het meeste van wat er over het bestellen van bestellingen wordt geschreven, behandelt stap voor stap: hoe u een bestelpunt berekent, hoe u een inkooporder opbouwt, hoe u er een kunt volgen zodra deze is verzonden. Op zichzelf nuttig, maar een handelaar die het proces doorleeft, ervaart het als één doorlopende reeks, en niet als vier afzonderlijke artikelen. Dit is die reeks, van begin tot eind, waarbij elke stap verwijst naar het bericht dat deze op de juiste manier bedekt, in plaats van dat ze hier worden herhaald.

De volledige reeks

Vier stappen in volgorde: een bestelpunt wordt overschreden, u bepaalt de grootte van de bestelling, u maakt en verzendt de inkooporder, en u volgt deze tot en met ontvangst. Aan de hand van het lopende voorbeeld van de site, een kaars, 'Cedar & Fig, 250g', waarvan 5 stuks per dag worden verkocht met een levertijd van 12 dagen voor de leverancier en een veiligheidsbuffer van 30 eenheden, ziet u hoe elke stap er feitelijk uitziet.

Stap 1 — het bestelpunt wordt overschreden

Het bestelpunt van Cedar & Fig is 90 eenheden: (5 eenheden/dag × 12 dagen doorlooptijd) + 30 eenheden veiligheidsvoorraad = 90. Wanneer de beschikbare voorraad daalt tot 90, is dat het signaal om te bestellen: geen gok dat de voorraad laag is, maar een berekende trigger die is opgebouwd op basis van de werkelijke verkoopsnelheid en de realtime tijd die nodig is om een ​​nieuwe bestelling binnen te krijgen.

De formule, de redenering achter het veiligheidsvoorraadnummer en de fouten die dit stilletjes breken, worden volledig behandeld inhoe u bestelpunten kunt berekenen. Dit bericht gaat ervan uit dat je dat nummer al hebt en gaat verder vanaf het moment dat het wordt overschreden.

Stap 2 — Het formaat van de bestelling bepalen

Als u het bestelpunt passeert, wordt aangegeven dat het tijd is om te bestellen. Het vertelt je niet hoeveel. Dat is een apart getal, de bestelhoeveelheid, meestal uw beoogde voorraadniveau minus wat momenteel op voorraad is of al in bestelling is, afgerond naar het verpakkingspakket of de minimale bestelhoeveelheid die uw leverancier nodig heeft.De gids voor nabestellingenbehandelt de formule en de MOQ-afronding in detail; het nummer dat eruit komt, is wat er in de volgende stap op de inkooporder staat.

Stap 3 — de inkooporder maken en verzenden

Als er een leverancier en een hoeveelheid zijn bepaald, is de inkooporder zelf een concept in het Shopify-beheercentrum (leverancier, bestemmingslocatie, regelitems, kosten en voorwaarden) dat u bekijkt en als Besteld markeert wanneer deze gereed is. Van daaruit exporteert u het als PDF en stuurt u het naar uw leverancier; Shopify e-mailt het niet standaard voor u.De volledige handleiding voor inkoopordersloopt door elk veld en elk scherm; deze stap is het midden van de reeks, niet het hele verhaal.

Stap 4 — volgen en ontvangen

Zodra een inkooporder is besteld, stopt Shopify's eigen tracking van het object daar. De rest gebeurt via een gekoppelde voorraadoverdracht die u ervoor aanmaakt, die de daadwerkelijke verzending doorvoert naar ontvangst. Totdat die overdracht bestaat en onderweg is, wordt niets als inkomend weergegeven; zodra de voorraad daadwerkelijk is ontvangen, wordt deze verplaatst naar Beschikbaar.Hoe u inkooporders kunt volgenbestrijkt het volledige statusmodel, enhet beheren van een gedeeltelijke ontvangstbehandelt wat er gebeurt als de zending die landt niet volledig overeenkomt met de bestelling.

Waar het kapot gaat

De bovenstaande reeks klinkt schoon uitgeschreven. In de praktijk breekt het op een handvol voorspelbare plaatsen:

• Het herschikkingspunt wordt oud.Het is één keer berekend op basis van een oud verkoopgemiddelde en nooit opnieuw berekend, dus het wordt te laat of te vroeg geactiveerd in verhouding tot hoe het product nu daadwerkelijk wordt verkocht.
• De PO wordt opgesteld en vergeten.Iemand bouwt het, wordt aan iets anders getrokken en het blijft een week in Draft staan ​​voordat iemand merkt dat het nooit is verzonden.
• Ontvangst blijft achter bij daadwerkelijke bezorging.De voorraad ligt fysiek op de plank, maar niemand heeft de bon op de gekoppelde overdracht nog geregistreerd, dus Shopify geeft deze nog steeds als kort aan, en wat het bestelpunt in de gaten houdt, ziet een gat dat er niet echt is.

Alle drie zijn ze hetzelfde onderliggende falen: een stap die afhangt van het feit dat iemand zich herinnert iets te doen, op een moment dat hij of zij met iets anders bezig is.StockCue'sInkoopplanner maakt het onthouden overbodig: het herberekent het bestelpunt op basis van live verkoopgegevens, groepeert wat er moet worden betaald per leverancier en zorgt ervoor dat de inkooporder binnen één scherm van concept naar verzonden naar ontvangen beweegt.

Veelgestelde vragen

Wat is de workflow voor inkooporders van begin tot eind?

Er wordt een bestelpunt overschreden, u berekent hoeveel u moet bestellen, u maakt de inkooporder aan en verzendt deze naar uw leverancier, en u volgt deze tot aan de ontvangst, waar de ontvangen voorraad uiteindelijk beschikbaar komt voor verkoop.

Waar verandert een aanbeveling voor een nieuwe bestelling in een daadwerkelijke bestelling?

Zodra u zowel de trigger kent, dat het bestelpunt is overschreden, als de hoeveelheid, de bestelhoeveelheid afgerond op een minimale bestelvereiste, worden deze twee cijfers weergegeven op de inkooporder die u maakt en verzendt.

Wat is het meest voorkomende punt waarop deze workflow voor kleine winkels mislukt?

Twee plekken, het vaakst: een bestelpunt dat één keer werd berekend en nooit werd bijgewerkt naarmate de verkoopsnelheid veranderde, en de ontvangst ervan blijft achter bij de daadwerkelijke levering omdat niemand het heeft geregistreerd op de gekoppelde overboeking, dus het systeem vertoont nog steeds een tekort dat al op de plank ligt.